Arbeiten unter Zeitdruck 4 Tipps für weniger Stress im Betrieb

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Dauernd unter Zeitdruck? Das ist nicht gesund. Deshalb hat Unternehmerin Nina Forkefeld sich und ihrem Team regelmäßige gemeinsame Pausen verordnet.

Dauernd unter Zeitdruck? Das ist nicht gesund. Deshalb hat Unternehmerin Nina Forkefeld sich und ihrem Team regelmäßige gemeinsame Pausen verordnet.© sally2001 / photocase.de

Ständig unter Zeitdruck arbeiten - das muss auch bei einem Großprojekt wie einem Produktlaunch nicht sein, findet Unternehmerin Nina Forkefeld. Mit diesen vier Ideen hat sie in ihrem Team für weniger Stress gesorgt.

Der Komponist Igor Strawinsky sagte einmal „Ich habe keine Zeit, mich zu beeilen.“ Denn in der Musik gehören Pausen ebenso zum Rhythmus wie die Noten. Das gilt nicht nur für einen Komponisten, sondern ist auch für Unternehmer wichtig.

Was aber, wenn der Launch eines neuen Produkts geradezu übermenschliche Kräfte zu fordern scheint? Am besten wäre es, alles gleichzeitig zu erledigen: eine neue Verpackung samt Beilage entwickeln, den Kooperationspartner persönlich informieren, neue Fotos mit der neuen Verpackung für den Onlineshop machen, auf einer Messe und parallel in der Produktion stehen.

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Ich habe in den vergangenen Wochen gelernt: Wer mit einem kleinen Team bei viel Arbeit nicht vor dem Zeitdruck kapitulieren möchte, tut gut daran, seine Ziele zu überdenken.

Eins nach dem anderen

Bei Marziman soll es künftig auch Miniatur-Marzipan mit und ohne Schokoladen-Überzug geben. Als wir uns dazu entschlossen hatten, war die Motivation riesig gewesen: Wir wollten alles besser machen als in der Vergangenheit. Unsere Kunden hatten uns in vielen Gesprächen Anregungen gegeben: Welche Zutaten und Aromen fehlten? Wie könnte man die der Verpackung verbessern? Welche anderen Größen sollte es geben?

Soviel zum guten Vorsatz. Doch dann drohte wegen des nahenden Messetermins und eines wichtigen Gesprächs mit neuen Kooperationspartnern die Verpackungsumstellung zu kippen. Wir entschieden uns schweren Herzens, das neue Design, Aushängeschild für die Innovation, wieder zu verwerfen: „Manchmal ist weniger mehr“, sagte ich in die Teamrunde und betonte, dass wir uns mehr auf die Innovation IN der Verpackung konzentrieren würden. Dafür erntete ich viele enttäuschte Blicke – das Team hatte sich schon so auf das neue Design gefreut. „Ist doch super – wenigstens habt ihr Euch gefreut“, konterte ich.

Ich hatte an diesem Tag keine Chance, meinen Leuten ein Lächeln abzuringen. Um die Stimmung im Team aufzuheitern, verkosteten wir unsere Innovation gemeinsam. Das sorgte wieder für mehr Elan – und wir einigten uns darauf, die neue Produktverpackung im neuen Geschäftsjahr einzuführen.

Strenge Regeln einhalten

Fast haben wir es geschafft, den Prozessplan für das Mini-Marzipan zeitlich einzuhalten. Aber es gab einige Unwägbarkeiten. Zum Beispiel war der neue Kooperationspartner zum Projektstart noch nicht absehbar. Die vorbereitenden Gespräche und sein Zutun zum neuen Produkt nahmen dann mehr Zeit in Anspruch als geplant, zumal unser Kreativ-Team im engen Austausch mit dem Partner arbeiten musste. Auch das Thema Verpackung erhielt in unseren Meetings extrem viel Raum. Wir diskutierten so viel darüber, bis irgendwann andere wichtige Änderungen am Produkt dringlicher wurden als die Verpackung – und im Team der Frust über die nicht besprochenen Themen wuchs.

So beschlossen wir, in den Meetings allen Themen per Stoppuhr die gleiche Zeit einzuräumen, nämlich genau 15 Minuten. Es wurden nie mehr als drei Themen vorab definiert. In den restlichen 15 Minuten zur vollen Stunde hatte jeder im Team die Möglichkeit, seine Fragen zu stellen.

Diese Lösung war in der Praxis sehr hilfreich. Denn wer definiert, wie viel „Sendezeit“ einzelne Themen in Besprechungen einnehmen sollen, bemerkt frühzeitig, wenn eine Schieflage eintritt.

Selbstkritisch sein

Oft wird das Bauchgefühl in Unternehmen unterschätzt. Zahlen, Daten und Fakten nehmen einen hohen Stellenwert ein. Jeder, der ein emotionales Produkt verkauft, weiß jedoch, wie wichtig das entsprechende Feingefühl ist.

Mit neuen Impulsen von außen und entsprechender Begeisterung ist es manchmal nur natürlich, dass man auch etwas Neues ausprobiert. Wie aber kann man dafür sorgen, dass man mit der Innovation nicht daneben liegt?

Um das zu verhindern, stelle ich mir Kontrollfragen. Sie helfen mir, mich zu vergewissern, dass ich noch auf Kurs bin. Passt das neue Produkt zur Produktfamilie? Erkennt man es als eines unserer Produkte wieder? Transportiert es die gleiche Emotion wie seine Vorgänger?

Lässt sich eine dieser Fragen nicht direkt und klar beantworten, ist Vorsicht geboten. Dann bin ich möglicherweise dabei, mich zu verbiegen.

Pausen machen

Neues zu tun, kann oft so motivierend sein, dass der Satz „Ich mache das jetzt gleich fertig“ nur allzu oft fällt. Die Pause wird auf später verlegt oder gar vertagt. Angesprochen auf alltägliche Pflichten, kam in der Zeit der Neuproduktentwicklung immer häufiger die Antwort: „Dafür ist jetzt keine Zeit.“

Ein Modus der immerwährenden Eile brach im Innovationsteam aus. Kennen Sie den Duracell-Hasen? Wenn die Batterie nonstop ein gewisses Tempo halten soll, dann wird sie schneller leer.
Wir mussten gemeinsame Pausen einführen, damit auch die Drückeberger, die lieber „noch eben schnell“ eine Sache weitermachen wollten, auch mal anhielten. Besonders unter Zeitdruck ist es wichtig, einen Schritt nach dem anderen zu tun – denn ein Rhythmus ohne Pausen ist eben keiner.

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