Business-E-Mails 5 E-Mail-Angewohnheiten, die garantiert unbeliebt machen

Eine der nervigen Angewohnheiten in Business-E-Mails: Die entscheidende Information wird zwischen ganz viel Blabla versteckt. Das kostet den Empfänger unnötig Zeit - und den Absender Sympathiepunkte.

Eine der nervigen Angewohnheiten in Business-E-Mails: Die entscheidende Information wird zwischen ganz viel Blabla versteckt. Das kostet den Empfänger unnötig Zeit - und den Absender Sympathiepunkte.© David-W- / photocase.de

Viele Arbeitsbeziehungen beginnen mit einer Business-E-Mail. Damit Sie sich nicht schon vor dem ersten persönlichen Treffen bei Ihren Geschäftspartnern unbeliebt machen, sollten Sie diese Fehler vermeiden.

Die Grundregeln des E-Mail-Verkehrs sind nicht besonders kompliziert. Einmal verinnerlicht, erleichtern sie Geschäftsbeziehungen von Beginn an und ermöglichen eine harmonische und gewinnbringende Beziehung für beide Seiten. Wenn Sie die folgenden fünf Fehler vermeiden, sind Sie auf einem guten Weg:

Fehler Nr. 1: Die E-Mail-Signatur enhält zu viele oder zu wenige Informationen

Zu viele Informationen in der Signatur lenken ab und sind unnötig. Niemand braucht inspirierende Zitate, Bilder von Haustieren oder ein „Genieße den Tag!“ in Lucida-Schriftart. Cliparts und Anhänge in der Signatur sind ebenfalls tabu. Die Büroklammer muss nicht bei jeder einzelnen Mail mit auftauchen.

Anzeige

Allerdings sind auch zu wenig Informationen nicht die Lösung. Ganz besonders wichtig ist die Telefonnummer: Der Empfänger der Mail weiß, dass ein Telefon existiert und wird es vielleicht auch einmal nutzen wollen. Diese Möglichkeit sollte man ihm nicht nehmen.

Fehler Nr. 2: Die gesamte Nachricht steht in der Betreffzeile

Dieses Vorgehen mag sich anbieten, wenn man etwas wirklich Kurzes mitteilen möchte, wie „Es steht Kuchen in der Küche“ oder „Claudia ist heute krank“. Für ausführlichere Anliegen allerdings ist auf keinen Fall die Betreffzeile da. Empfänger hassen es, extrem lange Sätze, am besten mehrere, in einer Zeile entschlüsseln zu müssen – besonders im Zeitalter von kleinen Smartphone-Bildschirmen. Darüber hinaus zeigt es auch die Unfähigkeit des Absenders, zwischen einem Titel (der Betreffzeile) und dem eigentlich ausgearbeiteten Text (dem E-Mail-Inhalt) zu unterscheiden.

Fehler Nr. 3: Die Tonalität der Nachricht wird ignoriert

Niemand ist zu beschäftigt, um in einer E-Mail freundlich oder höflich zu sein. Und niemand bevorzugt eine E-Mail aus einem Satz, ohne Gruß und persönliche Anrede. Bausteine wie „Guten Morgen“ oder „Hallo“ sind definitiv keine Zeitverschwendung oder nur reine Sentimentalität. Sie zeugen schlicht von einer guten Kinderstube und Respekt gegenüber dem Adressaten. Eine gute Richtlinie ist der gedankliche Abgleich mit dem Verhalten, das man an den Tag legen würde, wenn man persönlich mit dem Menschen spricht. Da wäre man schließlich auch längst nicht so kurz angebunden und unhöflich, oder?

Fehler Nr. 4: Das Wichtigste steht nicht am Anfang

Wer in seinen Mails nicht zu Beginn auf den Punkt kommt, macht es dem Adressaten unnötig schwer, die Kernaussage oder -frage der Nachricht zu erfassen und entsprechend zu reagieren. Und wer Menschen das Leben schwer macht, wird nicht besonders beliebt sein. Man sollte also nicht mit den Hintergrundinformationen beginnen, sondern mutig mit dem wichtigsten Punkt, der Frage oder dem Angebot starten. Der „Bei-Interesse-gern-lesen“-Teil kommt dann erst anschließend. Dieses Vorgehen kann auch dem Verfasser der E-Mail helfen, sich besser zu strukturieren und genau zu überlegen, welchen Zweck diese E-Mail erfüllen soll und was der wichtigste Punkt ist.

+++ Mehr Wissen, mehr Erfolg, mehr Spaß am eigenen Business! Hier für den Unternehmer-Newsletter anmelden +++

Fehler Nr. 5: Es gibt keinen Plan, wer in CC oder BCC stehen soll

Es ist nicht immer einfach zu wissen, wer bei einer E-Mail im CC stehen sollte und wer nicht. Allerdings ist es wichtig, sich darüber klar zu werden und notfalls auch aktiv anzufragen, wer genau bei welchem Thema ebenfalls informiert werden möchte. Wer dauernd und überflüssigerweise Kollegen oder Partner in den E-Mail-Verkehr mit einbezieht, macht sich langfristig bei den Adressaten unbeliebt – weil sie sich über überquellende Postfächer ärgern. Zusätzlich kann es passieren, dass die Adressaten verwirrt werden und sich fragen: „Warum erhalte ich diese Nachricht?“ oder „Soll ich jetzt irgendetwas tun?“.

Natürlich ist es genauso wichtig, die Menschen einzubeziehen, die tatsächlich ein Interesse an der E-Mail-Konversation haben und informiert sein müssen. Schließlich will man sich auch keinen Ruf als jemand erarbeiten, der hinterrücks und ohne das Wissen anderer E-Mails versendet. Um das Ganze klarer zu machen, hier noch ein paar Tipps zum richtigen Gebrauch des BCC und CC:

  • BCC sollte man einfach gar nicht verwenden. Wenn man eine E-Mail teilen will und der eigentliche Adressat davon nichts wissen soll, leitet man sie im Anschluss einfach weiter an den nächsten Empfänger. Alles in allem ist das BCC einfach zu riskant und einen Hauch zu verschwörerisch.
  • CC gilt es nur einzusetzen, wenn der Empfänger anschließend nichts zu tun hat. Wenn der Empfänger auf Basis der Nachricht in irgendeiner Form reagieren muss, kommt er in das ganz normale „An“-Feld. Wer einfach nur über den aktuellen Stand informiert werden soll, kommt in das CC-Feld.

Noch mehr Tipps, wie Sie Fettnäpfchen in der digitalen Kommunikation vermeiden, lesen Sie auch in unserem E-Mail-Knigge.

3 Kommentare
  • hg 16. Juni 2017 11:17

    BCC kann sehr wohl gebraucht werden……… Einladungen Infos an viele Adressaten…………und die E-Mailadresse soll verborgen werden, die meisten schätzen es wenn ihre Daten nicht wild „verstreut“ werden

  • Matthias 16. Juni 2017 10:03

    Ich finde es immer wieder interessant, dass Grundlagen der Kommunikation, sei es verbaler, via mail oder social media oder auch per guter alter Postkarte erklärt werden müssen. Entweder man hat Medien- und soziale Kompetenz oder nicht. Und die kriegt man in der frühen Erziehung vermittelt. Also informiert und trainiert nicht die bereits sozialisierten Kommunikations- und Sozialdebilen, sondern die Eltern – und auch Lehrer-, die die kommende Generation bilden und formen.

    • SVEN 16. Juni 2017 11:16

      …und genau DAS ist das Problem:

      Die überforderten Eltern erwarten von den Lehrern nicht nur den Bildungs- sondern auch den Erziehungsauftrag zu übernehmen. Umgekehrt verweigern sich auch viele Lehrer genau dem, nach dem Motto „Ist doch nicht mein Problem“.

      Meine Erfahrung aus unzähligen Elternabenden:

      Beide Seiten kennen ihre Grenzen nicht, oder wollen Sie nicht erkennen.

      Dabei bedarf es nicht viel Zeit seinem eigenen Nachwuchs die Grundlagen der Kommunikation näher zu bringen.

Hinterlassen Sie einen Kommentar

(Kommentare werden von der Redaktion montags bis freitags von 10 bis 18 Uhr freigeschaltet)

Bitte beantworten Sie die Sicherheitsabfrage (Anti-Spam-Schutz): * Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.