1. Urlaub früh ankündigen
Berichten Sie Ihren Mitarbeitern möglichst früh, gut vier Wochen vorher, dass Sie in den Urlaub fahren und wann genau. Dann haben Sie noch genug Zeit, sich mit Fragen und Übergaben zu beschäftigen. Das wird das E-Mail-Aufkommen vor und während des Urlaubs reduzieren.
2. Stellvertreter benennen
Sie können eventuell auch einen Stellvertreter benennen, der Ihre Mails regelmäßig abruft – und bearbeitet. Wenn das für Sie als Chef nicht möglich ist, können Sie es jedoch Ihren Mitarbeitern für deren Urlaube empfehlen. Dass jemand anderes in die Mails schaut, ist auch ein Anreiz, Privates und Berufliches klar zu trennen. Auch das reduziert das Mail-Volumen.
3. Auf große Verteiler verzichten
Wer Mails mit Empfängern in CC versendet, landet tendenziell selbst sehr häufig in CC-Verteilern, auch in denen, die für ihn irrelevant sind. Am besten verzichten Sie daher möglichst auf große Verteiler und kontaktieren die zuständige Person direkt.
4. Newsletter abbestellen
Die Tage vor dem Urlaub sind meist eine stressige Zeit. Es gibt unzählige Dinge zu organisieren. Aber nehmen Sie sich trotzdem die Zeit, Ihre E-Mails zu priorisieren. Was ist wichtige, was irrelevant und welche Mails löschen Sie schon seit längerem regelmäßig? Newsletter, die Sie schon seit Jahren nicht mehr lesen und stattdessen täglich wegklicken, sollten Sie jetzt endgültig abbestellen.
5. Telefonieren statt E-Mails verschicken
Wer viele Mails verschickt, bekommt auch viele Nachrichten zurück. Bestätigungen, Nachfragen, gute Wünsche für den Urlaub. Deshalb telefonieren Sie vor Ihrem Urlaub besser, als viele Nachrichten zu verschicken. Es hat auch den Vorteil, dass alle Details direkt besprochen werden können.
6. Empfangs- und Lesebestätigungen abbestellen
Diese Bestätigungen können bis zu 30 Prozent des gesamten E-Mail-Aufkommens ausmachen. Vor dem Urlaub trennen Sie sich am besten von diesem Tool. Ihr Postfach wird es Ihnen danken.
7. Abwesenheitsnotiz einstellen
Die Abwesenheitsnotiz ist Pflicht. Aber nicht selten wird sie auf den letzten Drücker erledigt, ohne Ideen, was denn eigentlich darin stehen sollte. Mit diesen Tipps für die Abwesenheitsnotiz treffen Sie den richtigen Ton. Auch praktisch: Bei einigen Programmen können für interne und externe Absender andere Notizen hinterlegt werden. Und aufgepasst: Immer wieder wird empfohlen, den Urlaub offiziell früher beginnen und später enden zu lassen, um ein paar Tage inkognito im Büro zu haben, die man zur Organisation nutzen kann. Das sollte man sich aber sehr genau überlegen. Die Fettnäpfchen-Falle ist riesig – niemand möchte gerne veräppelt werden.
