E-Mail-Postfach aufräumen So bewältigen Sie die E-Mail-Flut nach dem Urlaub

Nach dem Urlaub nur eine Nachricht im Postfach. Wer sein E-Mail-Postfach aufräumt, kann das schaffen.

Nach dem Urlaub nur eine Nachricht im Postfach. Wer sein E-Mail-Postfach aufräumt, kann das schaffen.© https://www.photocase.de

Vor der Informationsflut nach dem Urlaub fürchten sich viele. Mit diesen Tipps können Sie Ihr E-Mail-Postfach aufräumen und entspannt wieder in den Arbeitsalltag starten.

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben es geschafft, im Urlaub nicht Ihre E-Mails abzurufen. Das ist toll und doch hat die Sache einen Haken: Kommt der Unternehmer nach dem Urlaub zurück an den Schreibtisch erwartet ihn ein übervolles Postfach. Keine schöne Aussicht.

Nach zwei Wochen sind Hunderte E-Mails keine Seltenheit, schließlich werden alleine in Deutschland über 372 Milliarden Mails pro Jahr versendet. Den Berg abzuarbeiten ist mühsam. Mit diesen Tipps bekommen Sie Ihr Postfach immerhin etwas leichter in den Griff und haben nach dem Urlaub einen entspannten Einstieg in den Firmenalltag.

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Nach dem Urlaub: E-Mail-Flut bewältigen

Nach Absender sortieren: Die endlose E-Mail-Liste im Posteingang ist unübersichtlich. Anstatt wie gewohnt chronologisch vorzugehen, ist nach dem Urlaub deshalb eine Sortierung nach Absender besser. Denn meist drehen sich die Mails eines Absenders auch um ein Thema. Das erleichtert das Einlesen.

Neueste E-Mail zuerst lesen: E-Mails sind oft kurzlebig. Nach zwei, drei Wochen Urlaub hat sich häufig bereits ein Drittel der Nachrichten erledigt. Nicht selten steht in der neusten Mail „Besten Dank, das Thema hat sich erledigt“. Wenn eine E-Mail älteren Datums wichtig war, wird sich der Absender wahrscheinlich mehr als einmal gemeldet haben. Deshalb immer oben anfangen zu lesen.

Kategorisieren: Priorität 1, Wiedervorlage, Archiv oder Papierkorb? Diese Entscheidung muss bei jeder E-Mail getroffen werden. Je konsequenter Sie bereits vor dem Urlaub ausgemistet haben, umso leerer sollte am Ende der Urlaubs-Mail-Bearbeitung Ihr Papierkorb sein.

CC-Mails separat anzeigen lassen: E-Mails, bei denen man nur in Kopie steht, sind meist nicht dringlich, sondern dienen oft nur der Information. Diese können Sie später lesen, ins Archiv verschieben oder eventuell gleich löschen.

Priorisieren: Alles, was sich leicht und schnell beantworten lässt, innerhalb von drei Minuten, sollte am besten sofort erledigt werden. Die anderen E-Mails werden entsprechend ihrer Priorität auf Wiedervorlage für die nächsten Tage einplant. Davon lässt sich meist ein Drittel in 10 bis 20 Minuten erledigen. Das letzte Drittel wird den Urlaubsrückkehrer noch länger beschäftigen.

Email-Flut vorbeugen: Den E-Mail-Berg zu bewältigen ist die eine Sache. Besser wäre es aber noch, er würde erst gar nicht entstehen. Bevor Sie das nächste Mal in den Urlaub aufbrechen, können Sie der Mailflut mit diesen Tipps vorbeugen.

Vor dem Urlaub: E-Mail-Flut vorbeugen

Urlaub früh ankündigen: Berichten Sie Ihren Mitarbeitern möglichst früh, gut vier Wochen vorher, dass Sie in den Urlaub fahren und wann genau. Dann haben Sie noch genug Zeit, sich mit Fragen und Übergaben zu beschäftigen. Das wird das E-Mail-Aufkommen vor und während des Urlaubs reduzieren.

Stellvertreter benennen: Sie können eventuell  auch einen Stellvertreter benennen, der Ihre Mails regelmäßig abruft – und bearbeitet. Wenn das für Sie als Chef nicht möglich ist, können Sie es jedoch Ihren Mitarbeitern für deren Urlaube empfehlen. Dass jemand anderes in die Mails schaut, ist auch ein Anreiz, Privates und Berufliches klar zu trennen. Auch das reduziert das Mail-Volumen.

Auf große Verteiler verzichten: Wer Mails mit Empfängern in CC versendet, landet tendenziell selbst sehr häufig in CC-Verteilern, auch in denen, die für ihn irrelevant sind. Am besten verzichten Sie daher möglichst auf große Verteiler und kontaktieren die zuständige Person direkt.

Newsletter abbestellen: Die Tage vor dem Urlaub sind meist eine stressige Zeit. Es gibt unzählige Dinge zu organisieren. Aber nehmen Sie sich trotzdem die Zeit, Ihre E-Mails zu priorisieren. Was ist wichtige, was irrelevant und welche Mails löschen Sie schon seit längerem regelmäßig? Newsletter, die Sie schon seit Jahren nicht mehr lesen und stattdessen täglich wegklicken, sollten Sie jetzt endgültig abbestellen.

Unroll.me benutzen: Beim Newsletter-Abbestellen hilft das Tool unroll.me. Es überprüft Ihren Posteingang auf Abos und ermöglicht es mit einem Klick, die Newsletter zu kündigen. Aber Achtung: Das Programm muss zwangsläufig auf Ihren Posteingang zugreifen. Und: Nachdem Sie ein paar Abos gelöscht haben, werden Sie aufgefordert, Unroll.me auf Facebook zu teilen. Den entsprechenden Post können Sie aber sofort wieder löschen.

Telefonieren statt E-Mails verschicken: Wer viele Mails verschickt, bekommt auch viele Nachrichten zurück. Bestätigungen, Nachfragen, gute Wünsche für den Urlaub. Deshalb telefonieren Sie vor Ihrem Urlaub besser, als viele Nachrichten zu verschicken. Es hat auch den Vorteil, dass alle Details direkt besprochen werden können.

Empfangs- und Lesebestätigungen abbestellen: Diese Bestätigungen können bis zu 30 Prozent des gesamten E-Mail-Aufkommens ausmachen. Vor dem Urlaub trennen Sie sich am besten von diesem Tool. Ihr Postfach wird es Ihnen danken.

Abwesenheitsnotiz einstellen: Die Abwesenheitsnotiz ist Pflicht. Aber nicht selten wird sie auf den letzten Drücker erledigt, ohne Ideen, was denn eigentlich darin stehen sollte. Mit diesen Tipps für die Abwesenheitsnotiz treffen Sie den richtigen Ton. Auch praktisch: Bei einigen Programmen können für interne und externe Absender andere Notizen hinterlegt werden. Und aufgepasst: Immer wieder wird empfohlen, den Urlaub offiziell früher beginnen und später enden zu lassen, um ein paar Tage inkognito im Büro zu haben, die man zur Organisation nutzen kann. Das sollte man sich aber sehr genau überlegen. Die Fettnäppchen-Falle ist riesig. Niemand möchte gerne veräppelt werden.

1 Kommentar
  • Florian Frankl 9. Januar 2017 10:47

    Ein sehr gelungener Artikel, der alles wichtige schön zusammenfasst. Ergänzend zu den beschriebenen Tipps hätte ich noch zwei, die mir in der Vergangenheit weitergeholfen haben:

    – Man sollte versuchen, die E-Mails nicht als lästiges Übel zu sehen, dem man nicht entkommen kann sondern als das, was sie sind: Werkzeuge, die uns (richtig genutzt) das Leben erheblich erleichtern können. Insbesondere schätze ich persönlich die Möglichkeit, selbst den Zeitpunkt der Antwort bestimmen zu können.

    – Ein effektiver Weg um während des Urlaubs erheblich weniger Mails zu bekommen ist folgender: In die Abwesenheitsnotiz schreibt man etwa: „… bin bis einschließlich xx.xx.xxxx nicht im Hause. Ihre E-Mails werden ungelesen gelöscht. Bitte senden Sie mir nach meiner Rückkehr erneut eine E-Mail, wenn es sich um ein wichtiges Anliegen handelt“.

    Viele Menschen laden durch das Schreiben einer E-Mail nur ihren Ballast bei uns ab und wollen, dass wir uns statt ihnen um bestimmte Dinge kümmern müssen. Dem kann man so vorbeugen und der Verfasser überlegt sich sehr gut zweimal, ob sein Anliegen wirklich so wichtig ist, dass er oder sie es sich bis zu meiner Rückkehr irgendwo notiert.

    Diesen Tipp kann sicher nicht jeder anwenden und er sollte in jedem Fall mit dem Vorgesetzten abgesprochen werden – sofern man einen hat. Ich habe diesen Tipp bereits auf meinem Blog (www.q-enthusiast.de) vorgestellt und daraufhin positives Feedback erhalten.

    Herzliche Grüße
    Florian Frankl

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