E-Mail-Wahnsinn Wie Sie dem vollen Postfach den Kampf ansagen

Amerikanische Mailboxen: Bringen Sie System in Ihren virtuellen Posteingang!

Amerikanische Mailboxen: Bringen Sie System in Ihren virtuellen Posteingang!© Andrew Taylor/Flickr/Lizenz: CC BY 2.0

Schluss mit dem schlechten Gewissen wegen unbeantworteter E-Mails! Mails kosten Zeit - und machen unproduktiv. In vier Schritten zu einem besseren E-Mail-Management.

50? 100? Oder noch mehr? Laut dem US-Marktforschungsinstitut Radicati empfangen und versenden Unternehmer bis zu 120 E-Mails am Tag.

Klar, im Postfach landet viel Spam – aber eben auch viel Wichtiges. Und wer jede Mail gewissenhaft lesen und beantworten möchte, kann gut und gerne den halben Arbeitstag im virtuellen Postfach verbringen. Selbst wer nur überfliegt und auf das Allernötigste antwortet, hat manchmal stundenlang mit dem elektronischen Nachrichtenaustausch zu tun.

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Der US-Gründer Tim Ferriss hat eine Methode entwickelt, mit der er dem täglichen E-Mail-Wahnsinn den Kampf angesagt hat: Er kümmert sich nach festen Regeln um sein Postfach – und ist dadurch laut eigenem Bekunden deutlich produktiver geworden. In einem Blogpost für das US-Marketingunternehmen Hubspot hat Ferriss erläutert, wie sein E-Mail-System funktioniert.

In 4 Schritten zu mehr Produktivität dank besserem E-Mail-Management – so geht’s:

1. Analysieren Sie Ihren Posteingang
Zunächst einmal sollten Sie analysieren, wann die E-Mail-Flut in Ihrem Postfach am größten ist: Bekommen Sie morgens besonders viel elektronische Post? Oder kommt die große Mailschwemme erst am Nachmittag? Loggen Sie sich einen Arbeitstag lang jeweils zur vollen Stunde in Ihr Postfach ein und notieren Sie, wie viele neue Mails Sie bekommen haben. An je mehr Arbeitstagen Sie Ihren Posteingang so analysieren, desto präziser wird Ihr Bild Ihrer persönlichen Mail-Flut.

2. Finden Sie Ihre E-Mail-Rush-Hours
Wenn Sie Ihren Posteingang mindestens einen Tag lang analysiert haben, sehen Sie leicht, zu welchen Uhrzeiten Sie die meisten Mails bekommen haben. Notieren Sie sich die beiden Stunden, in denen die Mail-Flut am größten war – das sind Ihre persönlichen E-Mail-Rush-Hours.

3. Planen Sie Zeit ein, um zum E-Mails zu checken 
Tragen Sie sich Ihre beiden E-Mail-Rush-Hours in den Kalender ein – als festen Termin fürs Abrufen und Beantworten von E-Mails.

4. Halten Sie sich an Ihren Plan
Damit Sie tatsächlich produktiver werden, müssen Sie Ihren Plan im Alltag umsetzen: Kümmern Sie sich zu Ihren eingeplanten Zeiten um Ihr Postfach – und zwar nur dann! Verzichten Sie in der Zwischenzeit darauf, Ihren Posteingang zu prüfen. Sie rufen Ihre Mails mit Outlook oder einer ähnlichen Software ab? Dann schließen Sie außerhalb Ihrer „Rush Hours“ das Programm und schalten Sie die Benachrichtigungen ab (So funktioniert das im weitverbreiteten E-Mail-Client Microsoft Outlook). Sie haben bislang Ihre Mails zwischendurch auf dem Smartphone gecheckt? Dann deaktivieren Sie die automatische Aktualisierung Ihres Postfachs im Minutentakt.

Damit Mails Sie zwischendurch nicht immer wieder ablenken – und Sie Zeit für andere wichtige Aufgaben haben.

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