Effizient arbeiten 8 Tipps, wenn Ihnen die Arbeit über den Kopf wächst

Der Papierkram türmt sich - wer diesen Aktenberg bewältigen will, muss effizent arbeiten.

Der Papierkram türmt sich - wer diesen Aktenberg bewältigen will, muss effizent arbeiten.© BillionPhotos.com / Fotolia.com

Der Berg an Aufgaben wächst und der lästige Bürokram muss erledigt werden? Diese Tipps helfen Ihnen, effizient zu arbeiten - damit Ihr Tisch schnell nicht mehr ganz so voll ist.

Tage, an denen es einfach nicht läuft, kennt wohl jeder. Eigentlich gibt es eine Menge zu tun, doch hauptsächlich sind es lästige Aufgaben, die einfach keinen Spaß machen. Damit Sie es trotzdem schaffen, an solchen Tagen effizient zu arbeiten, haben wir einige Tipps für Sie.

Schreiben Sie eine To-Do-Liste

Machen Sie eine Liste mit kurzen, prägnanten Stichworten. Welche Termine und Arbeiten stehen heute tatsächlich an, welche Entscheidungen müssen getroffen und wie müssen die kommenden Tage vorbereitet werden? Wie Sie die perfekte To-Do-Liste schreiben und warum Sie drei Listen brauchen, um alle Aufgaben zielstrebig zu erledigen, lesen Sie in unserem Artikel „Mit einfachen Tipps zur effektiven To-do-Liste“.

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Strukturieren Sie Ihre Aufgaben

Welche der aufgeführten Punkte müssen sofort oder möglichst bald erledigt werden und welche haben Zeit bis nach der Mittagspause? Entwerfen Sie einen Tagesplan ohne viel Aufwand – zum Beispiel, indem Sie die Stichworte nummerieren. Eine ABC-Analyse kann Ihnen helfen, Wichtiges und Unwichtiges zu trennen.

Weg mit der Ablenkung

Fangen Sie an. Beseitigen Sie alles, was Sie von der Arbeit ablenken könnte: Weg mit der Tageszeitung, Mail- und Google-Alerts abschalten, das Telefon und das Handy um- beziehungsweise abstellen, die Bürotür schließen. Nun muss der Rest der Welt die nächsten 30 oder 45 Minuten ohne Sie auskommen. Erledigen Sie die ersten Punkte auf Ihrer Liste in einem Schwung. Ist der Anfang erst einmal gemacht, läuft es oftmals ganz allein weiter. Streichen Sie auf Ihrem Zettel durch, was Sie bereits erledigt haben.

Belohnen Sie sich

Wenn der erste Schwung abgearbeitet ist, haben Sie es verdient: eine Kaffeepause, ein Gespräch mit einem Mitarbeiter oder der Blick auf den Newsticker. Aber nur kurz – dann geht es weiter. Nach besonders schwierigen Aufgaben oder Entscheidungen haben Sie auch eine besondere Belohnung verdient. Zum Beispiel eine ausgedehnte Mittagspause. Oder eine kurze Shoppingtour.

Folgen Sie Ihrem Zeitplan

Haben Sie die wichtigsten Punkte geschafft, sind Sie auch auf für die Außenwelt wieder erreichbar. Doch Vorsicht: Die restlichen Aufgaben dürfen nicht im Alltagsstress untergehen. Deshalb immer wieder einen Blick auf die Liste werfen, eine Pflichtposition nach der anderen erledigen und an den Zeitplan denken.

Sorgen Sie für Abwechslung

Legen Sie Pausen ein und lassen Sie sich kurz ablenken, um den Kopf wieder frei zu bekommen. Bedienen Sie zwischendurch einen Kunden, gehen Sie durch den Betrieb, um nach dem Rechten zu sehen, oder tauchen Sie bei ihrem Controlling-Mitarbeiter auf, um sich die neuesten Zahlen geben zu lassen. Kurz: Sorgen Sie für Abwechslung.

Ziehen Sie Bilanz

Kurz bevor Ihre Liste komplett abgehakt ist, ziehen Sie eine Zwischenbilanz: Was ist heute gut gelaufen und was könnte noch optimiert werden. Sollten Sie Ihr Pensum für morgen besser organisieren? Überlegen Sie am Ende des Arbeitstags, mit welchen Entscheidungen von heute Sie Ihren mittel- und langfristigen Unternehmenszielen näher gekommen sind. Gönnen Sie sich einen Glücksmoment und genießen Sie Ihren ganz persönlichen Tageserfolg.

Lassen Sie den letzten Punkt unerledigt

Was ganz unten auf Ihrer Prioritätenliste steht, kann auch auf morgen verschoben werden. Diese Arbeit ist dann am nächsten Tag Ihre Startaufgabe, die Ihren produktiven Prozess wieder in Schwung bringt.

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