Fokussieren lernen So machen Sie Schluss mit Verzetteln!

Verzettelt Sie sich oft mit zu vielen Projekten?  Dann sollten Sie Fokussieren lernen - unsere Tipps helfen dabei.

Verzettelt Sie sich oft mit zu vielen Projekten? Dann sollten Sie Fokussieren lernen - unsere Tipps helfen dabei.© Bastografie / photocase.de

In Unternehmen gibt es ständig viel zu verbessern. Viele Teams fangen dann zu viele Projekte gleichzeitig an. Wie Sie Fokussieren lernen - und welche Aufgaben Sie streichen können.

Multitasking hat nach wie vor ein positives Image. Als Unternehmer – und auch als Privatmensch – mehrere Dinge gleichzeitig erledigen: Das scheint erstrebenswert.

Doch in Wirklichkeit ist Multitasking im Arbeits- und Projektalltag ein Produktivitätskiller: Wo Multitasking gängige Praxis ist, dauern Projekte länger und kosten mehr, als sie eigentlich müssten. Durch das Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Aufgaben entstehen mehr Fehler, die im Nachhinein korrigiert werden müssen. Und nicht zuletzt leiden Mitarbeiter oft unter der Mehrfachbelastung: Sie leisten weniger, fallen schlimmstenfalls komplett aus.

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Je mehr Projekte Sie mit ihrem Team gleichzeitig jonglieren, desto mehr schädliches Multitasking entsteht. Entsteht dadurch ein Engpass oder ein Stau in einem Projekt, hat das nicht nur Auswirkungen auf das gesamte Projekt und damit auf das gesamte Unternehmen, sondern auch auf den Durchsatz, also den Umsatz abzüglich der variablen Kosten. Damit Ihr Unternehmen aber nachhaltig florieren kann, müssen Sie den Durchsatz erhöhen – und zwar ohne dabei Preise zu senken oder die Betriebskosten zu erhöhen.

Welche Aufgaben streichen wir?

Um wieder den Überblick und die Kontrolle zu bekommen, hilft nur eins: fokussieren! Hierfür müssen Sie nicht nur Prioritäten setzen. Sie müssen auch entscheiden, welche Aufgaben Sie ganz von Ihrer To-do-Liste streichen. Denn um den Fokus scharf zu halten, sind Aktivitäten, die nur eine kleine, gar keine oder vielleicht sogar schädliche Wirkung erzeugen, zu unterbinden.

So gelingt der Weg vom Multitasken zum Fokussieren:

  1. Erstellen Sie eine Liste der aktiven Projekte und bewerten Sie den Beitrag der Projekte zum Unternehmensergebnis.
  2. Identifizieren Sie die 20 Prozent der Projekte, die 80 Prozent zum Unternehmensergebnis beitragen; streichen Sie alle anderen Projekte.
  3. Geben Sie den weiterhin aktiven Projekten eine eindeutige Rangfolge.
  4. Sorgen Sie aktiv dafür, dass nur noch an den Projekten gearbeitet wird, die Sie nicht gestrichen haben.
  5. Stellen Sie sicher, dass ein neues Projekt nur begonnen wird, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:
    • Ein aktives Projekt wurde abgeschlossen (oder endgültig abgebrochen).
    • Es besteht Klarheit, wie der Beitrag des neuen Projekts zum Unternehmensergebnis aussehen soll.
    • Es sind genügend Ressourcen vorhanden, um das neue Projekt schnell und unterbrechungsfrei „durchzuziehen“.
  6. Wenn zwei aktive Projekte um Ressourcen konkurrieren, geben Sie immer dem Projekt Vorrang, das weiter oben auf der Liste (siehe Schritt 3) steht.

Wie Fokussieren hilft, den Durchsatz zu steigern

Setzt der Unternehmer den richtigen Fokus und hält die To-Dos und Not-To-Dos ein, stellen sich spür- und messbare Verbesserungen ein. Mitarbeiter fühlen sich wohler, sind motiviert und leistungswillig. Sie kommen schneller zum Ziel, erzielen bessere Ergebnisse. Projekte können schneller abgeschlossen werden. Die Folge sind sinkende Durchlaufzeiten, hohe Zuverlässigkeit und Kapazitätsgewinne – also entscheidende Wettbewerbsvorteile. Die gewonnene Kapazität kann überdies verkauft werden: Dadurch erhöht sich ebenfalls der Durchsatz und damit der Gewinn.

Kurz: Mit Fokussierung statt Multitasking können Unternehmen mit den gleichen Ressourcen viel mehr leisten und dabei sehr viel schneller sein. Der Fokus darf sich aber niemals nur auf einen Teilbereich richten, sondern muss das gesamte Unternehmen unter der Prämisse der Durchsatzsteigerung betrachten.

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