Inbox Zero „Sie haben null E-Mails im Posteingang“

Ist Ihr digitales Postfach so übervoll wie dieser Briefkasten? Dann sollten Sie mal die Methode Inbox Zero ausprobieren.

Ist Ihr digitales Postfach so übervoll wie dieser Briefkasten? Dann sollten Sie mal die Methode Inbox Zero ausprobieren.© Manuel Findeis / Fotolia.com

"Inbox Zero" macht Schluss mit dem permanenten schlechten Gewissen wegen unbeantworteter E-Mails. Alles, was Sie dafür brauchen, sind drei bis fünf Ordner - und etwas Disziplin.

Wie viele E-Mails haben Sie gerade in ihrem Postfach? Wie viele davon haben Sie schon mehrmals angeklickt und jedes Mal gedacht: ‚Mache ich später?‘ Und wie viel Zeit haben Sie damit verschwendet?

Die Antworten auf diese drei Fragen dürften bei vielen Menschen „viele“, „viele“ und „viel“ lauten – über nichts wird in den Büros dieser Welt wohl mehr geklagt als über die täglich hereinbrandende E-Mail-Flut. Kein Wunder: Spätestens, wenn man eine E-Mail zum fünften Mal anklickt, bekommt man schlechte Laune. Und wer beim Öffnen seines digitalen Postfachs mit „Sie haben 183 neue Nachrichten“ begrüßt wird, würde am liebsten gleich wieder nach Hause gehen.

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Mit dieser Dauerüberforderung und dem permanenten schlechten Gewissen wegen unbeantworteter E-Mails soll das Konzept „Inbox Zero“ Schluss machen. Die Idee dahinter ist einfach: Man schließt das E-Mail-Programm erst, wenn alle E-Mails im Posteingang bearbeitet sind. Das ist nur möglich, wenn Sie im Büro übernachten, meinen Sie? Nicht unbedingt – denn „Bearbeiten“ muss nicht unbedingt „Beantworten“ bedeuten.

Fünf Unterordner statt vollem Posteingang

Die Idee zu „Inbox Zero“ stammt ursprünglich vom amerikanischen Speaker und Produktivitätsblogger Merlin Mann. Er empfiehlt, im Posteingang fünf Unterordner anzulegen:

  • Antworten: Für alle E-Mails, die Sie binnen fünf Minuten beantworten können
  • Aktion: Für alle E-Mails, die eine etwas längere Zeit zum Beantworten brauchen
  • Halten: Für E-Mails mit Informationen, die Sie griffbereit haben wollen
  • Warten: Für E-Mails, bei denen Sie auf Antwort warten oder deren Bearbeitung Sie delegiert haben
  • Archiv: Für E-Mails, die Sie bearbeitet haben, aber aufbewahren möchten

Sind diese Ordner erst eingerichtet, kontrolliert man nur noch in regelmäßigen Abständen seinen Posteingang, verteilt die neuen Nachrichten auf die Ordner und definiert feste Zeitfenster, in denen man die Orderinhalte bearbeitet.

Der Vorteil daran: Man unterbricht nicht ständig seine Arbeit, um E-Mails zu lesen oder zu beantworten. Stattdessen blockt man sich von Vornherein Zeiten dafür und arbeitet alles en bloc ab. Die Folge: weniger Multitasking, mehr Produktivität – und weniger Stress.

„Ein total beruhigendes Gefühl“

Andreas Wierdt, Trainer und Inhaber der „Kontakterschule“ in München, vermittelt die Methode „Mailbox Zero“ auch in seinen Seminaren. „Vielen fällt es anfangs nicht ganz leicht, sich umzustellen“, sagt er. „Der größte Schweinehund ist die Gewohnheit.“ Daher ermutigt er seine Kunden, sich langsam an „Inbox Zero“ ranzutasten, etwa, es mal für eine Woche auszuprobieren oder auch nur für einen Tag in der Woche. „Die meisten merken schnell: Es ist wahnsinnig hilfreich.“ Denn eine leere Inbox, so Wiehrdt, ist „ein total beruhigendes Gefühl. Das entlastet ungemein.“

Wierdt arbeitet sogar mit nur drei Unterordnern: Aktion, Warten und Archiv – bei Bedarf könne noch ein vierter Ordner „Lesen“ hinzukommen für E-Mails, die man später lesen wolle, etwa Newsletter. „Wichtig ist, dass Sie beim Verteilen wirklich konsequent sind. Sagen Sie sich: ‚Ich höre erst auf, wenn das Eingangskörbchen leer ist‘ “, sagt Wiehrdt. Den idealen Workflow hat er in einer Grafik veranschaulicht:

© Andreas Wierdt / Kontakterschule

© Andreas Wierdt / Kontakterschule

Die leere Inbox ist aber nur die halbe Miete bei „Inbox Zero“. „Sie müssen wegkommen vom ständigen Reingucken in Ihre Ordner“, sagt Wiehrdt. Er empfiehlt, was viele andere Produktivitätstrainer ebenfalls raten: Das Mailprogramm nur drei- bis viermal täglich zu öffnen – und vor allem: Die Desktopbenachrichtigungen abzuschalten, die über neue Nachrichten informieren.

„Das ist in meinem Unternehmen einfach nicht drin“ – solche Einwände hört Wiehrdt immer wieder. Tatsächlich erwarten aber die wenigsten Kunden, dass man innerhalb von Minuten reagiert, beruhigt er. Für besonders wichtige Mailpartner könne man in vielen Mailprogrammen so genannte VIPs einrichten, deren Mails dann trotzdem durchkommen. „Und wenn dreimal pro Tag Mails checken in Ihrer Branche wirklich nicht drin ist, versuchen Sie es mal mit einmal pro Stunde – das ist doch schon mal ein Anfang.“

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4 Kommentare
  • Sven L. Franzen 13. April 2016 07:57

    Hierzu gibt es für Mac und iOS Geräte auch eine super automatisierte Alternative: Airmail. Damit arbeiten wir seit einem knappen halben Jahr sehr erfolgreich. Es hilft für spätere Mail-Versendungen zB nach Events, Meetings und steuert die automatisierte Wiedervorlage. Viel Erfolg.

  • LuckyDuke 11. April 2016 12:04

    „Inbox Zero“ (loool) praktiziere ich seit zwanzig Jahren bei eMails und seit 40 Jahren beim Hausbriefkasten. Gibt’s da auch Leute die den aufmachen und alles drin liegen lassen? Wer bisher nicht von selbst auf die Idee gekommen ist sich so eine Struktur, wie hier im Artikel beschrieben, zu erstellen, dem ist eh nicht zu helfen zumal auch dieses System Disziplin erfordert…

  • Günter Weick 11. April 2016 08:43

    Die Tipps sind sicherlich gut (wenngleich man sie heute in den meisten E-Mail-Systemen nicht mehr mit Ordnern umsetzen würde). Was mich stört ist, dass man wieder einmal einen amerikanischen Guru benötigt, um beim deutschsprachigen Leser Glaubwürdigkeit zu schaffen. Nachdem sich SofTrust Consulting seit 2001 auf E-Mail-Effizienz spezialisiert hat habe ich wohl jedes deutsch- und englischsprachige Buch zu dem Thema und unzählige Beiträge gelesen. Die Idee der leeren Inbox (und darauf aufgesetzte Bearbeitungsroutinen) wurde schon früher von mehreren Verfassern – u.a. auch deutschsprachigen – entwickelt und propagiert. Einen einzigen Schöpfer können wir nicht erkennen. Merlin Mann war einer (von mehreren), die die bis dahin gewachsenen Erkenntnisse präsentiert haben. Dafür gebührt ihm Dank – aber vielen anderen eben auch.
    Günter Weick

    • Hasan Kartop 14. April 2016 12:33

      Hallo,
      Wenn nicht mit Ordnern, wie dann? Danke für dein Tipp.

      Hasan Kartop

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