Gut informiert sein – für Unternehmer hat das eine hohe Priorität. Online- und Print-Medien, Newsletter per E-Mail, Kontakte in den sozialen Medien und aktives Netzwerken über Xing und Linkedin helfen ihnen dabei. Aber nicht immer, wie eine aktuelle Umfrage herausgefunden hat.
Denn die Informationsflut kann auch schnell überfordern. Zwei Drittel aller Führungskräfte geben dies in der aktuellen Studie des Beratungsunternehmens Hill+Knowlton zu, für die weltweit rund 1600 Personen befragt worden sind. Die große Mehrheit ist sich zudem einig, dass nur ein Viertel der gesamten, täglich erscheinenden Inhalte wirklich relevant sind.
Um die überfordernde Masse der Informationen besser zu filtern, wählen 75 Prozent der Befragten ihre Inhalte mittlerweile bewusster aus. Immer beliebter wird es laut der Studie, Inhalte von Meinungsführern – also Personen, die regelmäßig Inhalte über Twitter, Linkedin, Xing oder Facebook und Co. verbreiten – zu verfolgen. Der Vorteil: Man lässt so Meinungsführer, denen man auf einem gewisse Kompetenz zuspricht, die Inhalte vorauswählen, die für einen relevant sein könnten. Rund 30 Prozent der Befragten tun dies, mit steigender Tendenz. Denn nach einem besonders inspirierenden Beitrag lesen sieben von zehn Befragten weitere Inhalte derselben Quelle.
4 Tipps, um die Informationsflut zu bewältigen
Papierkorb nutzen
Es sammelt sich viel an im Laufe des Jahres – digital wie auf Papier. Nachrichten, Notizen, Informationen sowie Stapel und Ordner für „Interessant, später mal lesen“. Um der Informationsflut zu begegnen, sollten Sie als erstes aussortieren, Wichtiges von Unwichtigem und Relevantes von Schönem sowie Berufliches von Privatem trennen. Welcher Newsletter hat sie wirklich weitergebracht, welcher Kontakt liefert interessante Inspiration und über welche Posts haben Sie sich eigentlich in letzter Zeit nur geärgert? Was sind die großen Zeitfresser bei der täglichen Arbeit? Sortieren Sie konsequent aus – in den digitalen und analogen Papierkorb.
Filter für E-Mails und Social Media einrichten
Die Zahl der Posts in den sozialen Medien steigt ständig, genauso wie das weltweite E-Mail-Volumen. Sind es 2016 noch rund 215 Milliarden versendete und empfangene E-Mails pro Tag, werden es laut Prognosen des Marktforschungsunternehmens The Raticati Group 2020 über 257 Milliarden sein.
Mehr Struktur tut deshalb den E-Mail-Postfächern gut: Bestimmen Sie Ordner, in die passenden E-Mails direkt einlaufen. So müssen Sie nicht mehr zeitaufwendig täglich Hunderte E-Mails auf die richtige Position verschieben – wie Newsletter, Archiv, Kunden, Mitarbeiter, Familie. Dies können Sie mit den „Regeln“ bei Outlook oder über die Einstellungen ihrer E-Mail-Anbieter schnell selbst einrichten.
Auch bei der Nutzung von Facebook und Co gibt es Hilfe: Um sich nicht im Scrollen durch die Postings der sozialen Medien täglich zu verlieren, ist es hilfreich, relevante Personen und Themen in Listen anzulegen, zum Beispiel Branchennews von Familiennachrichten zu trennen (Wie das funktioniert, lesen Sie hier). Das Anlegen von Listen ist auch deshalb sinnvoll, da die Algorithmen zum Beispiel von Facebook dem Nutzer eine Vorauswahl an Posts präsentieren und nicht alle. Die Listen helfen, nichts von den Personen zu verpassen, die Sie wirklich interessieren.
Personalisierte Magazine anlegen
Alle relevanten Nachrichten auf einem Blick – das bieten Tools wie Flipboard oder Netvibes an. Nutzer können ihre Nachrichtenquellen und Social-Media-Kanäle direkt in dieses Dashboard auf Ihrem PC oder Tablet einlaufen lassen, ebenso wie Apps, E-Mails, Wetter und Statistiken. So gestalten Sie sich Ihre eigene Zeitung – abgestimmt auf Ihre Interessen und Medien, die Ihnen die wirklich relevanten Informationen liefern.
Zeitmanagement verbessern
Für Multitasking muss man geboren sein. Viel besser ist es, die Arbeitsabläufe und das persönliche Zeitmanagement so zu gestalten, dass für Sie sich auf eine Aufgabe für eine bestimmte Zeit konzentrieren können – ohne dass zusätzliche Informationsbelastungen und Störungen entstehen. Für Sie bedeutet das: Es sollte Zeiten geben, in denen Sie sich aktiv informieren – und solche, in denen Sie keine neuen Informationen erreichen und Sie ungestört arbeiten können. Dafür müssen Sie vor allem drei Dinge organisieren: Teilen Sie anderen eindeutig mit, wann Sie erreichbar sind und wann nicht, führen Sie diszipliniert Arbeiten zu Ende, bevor Sie sich neuen Informationen zuwenden und fassen Sie alle schriftlichen Informationen nur einmal an und entscheiden Sie gleich, was damit geschehen soll.
Diese effektiven täglichen Zeitfenster für das Lesen und Filtern von Nachrichten aus ihren Portalen und Netzwerken, verhindern, dass Sie sich in der Informationsflut verzetteln und werden Ihnen viel Zeit für andere Aufgaben schenken – und Sie sind trotzdem gut informiert.
