Nein sagen So gelingt es, Grenzen zu ziehen

Freundlich, aber bestimmt: Nein sagen kann man lernen. Und wer sich halbherzige Zusagen verkneift, macht nicht nur sich selbst das Leben leichter, sondern auch seinen Mitmenschen.

Freundlich, aber bestimmt: Nein sagen kann man lernen. Und wer sich halbherzige Zusagen verkneift, macht nicht nur sich selbst das Leben leichter, sondern auch seinen Mitmenschen. © knallgrün / photocase.de

Nein sagen fällt vielen schwer - doch man kann es lernen. Wie es gelingt, sich gegen Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter durchzusetzen, ohne sie zu verletzen - und welche Nein-Strategie die besten Ergebnisse erzielt.

Mitarbeiter wollen spontan Urlaub, Geschäftspartner mehr Einfluss, Lieferanten ein größeres Zeitfenster: Wohl alle Unternehmer kennen solche Situationen. Bei einigen dieser Bitten ist klar: Hier müssen Zugeständnisse gemacht werden, um ein gutes Betriebsklima zu erhalten, Beziehungen zu pflegen oder Kunden zu behalten. Bei anderen aber ist ein klares „Nein!“ angebracht.

Doch es auszusprechen, fällt oft schwer: Bei einer repräsentativen Umfrage im Auftrag des Magazins Focus gaben 81 Prozent der Befragten an, in der Regel Ja zu sagen, wenn man sie um etwas bittet – auch wenn sie sich im Nachhinein über ihre Zustimmung ärgern.

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Denn: Auf den ersten Blick lebt es sich als Ja-Sager leichter: keine unschönen Diskussionen, keine enttäuschten Mitarbeiter, kein Vorwurf, egoistisch zu sein. Doch ganz so einfach ist die Sache nicht: Laut Experten bildet unsere Neigung, den Bitten anderer ohne Rücksicht auf die eigenen Bedürfnisse nachzukommen, einen nicht zu unterschätzenden Risikofaktor für Burnout. Grund genug, einmal bei der Heidelberger Coachin und Kommunikationsberaterin Monika Radecki nachzufragen, warum Nein-Sagen so schwierig ist – und wie es gelingen kann.

Warum fällt Abgrenzen so schwer?

Monika Radecki hat verschiedene Gründe ausgemacht, weshalb wir immer wieder in Situationen geraten, in denen wir es nicht schaffen, Nein zu sagen – oder herumstottern, weil es uns schwerfällt, die richtigen Worte für eine Absage zu finden. Ihr erster Rat deshalb: „Lehnen Sie sich einen Moment zurück, um typische Auslöser zu identifizieren, die uns regelmäßig dazu bringen, Ja zu sagen, obwohl ein Nein angebracht gewesen wäre.“

Auslöser 1: Zu viele Anforderungen
Jede Menge berufliche Termine, gnadenlos näher rückende Deadlines, private Verpflichtungen: In solchen Situationen bleibt vordergründig keine Zeit, innezuhalten und sich zu fragen: „Was will eigentlich ICH?“, „Habe ich überhaupt noch Kapazitäten, um dem Mitarbeiter einen Sachverhalt zu wiederholten Mal zu erklären?“

Das hilft: Abstand von der Situation nehmen! Mit einem bewussteren Blick erkennt man leichter: Manches Nein wäre Selbstschutz – es zu versäumen, dagegen ein weiterer Schritt in Richtung Burnout.

Auslöser 2: Perfektionismus
„Bevor ich das jetzt lange erkläre und später womöglich noch nacharbeiten muss, mach ich’s lieber selbst“ – frei nach diesem Leitsatz gestalten viele Menschen ihren Berufsalltag, auch und gerade auf der Führungsebene. Für sie gleicht es einer Mutprobe, ihren Perfektionismus zu stoppen.

Das hilft: Delegieren lernen. Prioritäten setzen tut gut und beugt Fehlern vor, die durch Überlastung entstehen können.

Auslöser 3: Rollenkonflikte
Wir nehmen in unserem Berufsleben viele Rollen ein – und manche dieser Rollen können in Konflikt miteinander geraten. So kann es beispielsweise passieren, dass ein Unternehmer die Bitte eines Lieferanten einschätzen muss, die er aus der Perspektive des Privatmenschen absolut nachvollziehen kann, sie aber aus firmenpolitischer Sicht nicht mittragen kann.

Das hilft: Sich die Zielvorgaben im beruflichen Umfeld bewusst machen. Das macht es einfacher, in diesen Situationen angemessen und selbstbewusst zu handeln.

Auslöser 4: Harmoniestreben
Hinter dem Drang, Aufgaben anzunehmen oder anderen einen Gefallen zu tun, steckt häufig der Wunsch, die Harmonie zu erhalten, die ein Nein empfindlich stören würde. Das führt dazu, dass wir häufig erst Nein sagen, beim ersten Anzeichen von Verstimmung aber einknicken und mit innerem Unwillen doch zustimmen.

Das hilft: Sich halbherzige Zusagen verkneifen. Das vermeidet Enttäuschung auf beiden Seiten: Wir bewahren uns selbst davor, mit der übernommenen Aufgabe und uns selbst zu hadern – und das Gegenüber vor dem Gefühl, eine Grenze überschritten und uns zu etwas Ungutem gedrängt zu haben.

Auslöser 5: Zu starres Selbstbild
Der gute Chef, der immer ein offenes Ohr für seine Mitarbeiter hat – oder die engagierte Führungskraft, die stets einspringt, wenn Not am Mann ist: Wir heften uns selbst eine ganze Reihe Rollenbilder und Etiketten an. Viele davon sind sicher erstrebens- und ehrenwert – aber: Wer versäumt, sein Idealbild an die äußeren Umstände anzupassen, kann leicht auf der Strecke bleiben und sich in guter Absicht überfordern.

Das hilft: Mit ein wenig Abstand einmal in Ruhe auf sich selbst schauen. Dann wird schnell klar: Nein sagen ist viel öfter möglich, als wir denken und uns gemeinhin eingestehen. Niemand sollte Angst davor haben, es häufiger zu tun, denn: Ein Nein an sich macht niemanden zum Egoisten. Wichtig ist bei einer Absage nur, den anderen sein Gesicht wahren zu lassen.

Nein sagen – wie finde ich die richtigen Worte?

„Wenn wir unser Verhalten ändern wollen, bleibt uns nichts anderes übrig, als die jeweiligen Umstände zu analysieren und dann zu trainieren: entweder allein oder im Gespräch mit einem vertrauenswürdigen Kollegen, mit dem Partner oder einem professionellen Coach“, sagt Monika Radecki. Folgende Strategie hilft ihrer Ansicht nach dabei, ein Nein souverän vorzubringen:

Schritt 1: Analysieren und wahrnehmen
In welchen Situationen sagen wir häufig Ja und meinen Nein? Sich diese Frage zu stellen, ist der erste Schritt in Richtung Selbstbestimmung. Sind die Umstände, die uns über die eigenen Bedürfnisse hinwegsehen lassen, einmal ausgemacht, gilt es, ihnen Aufmerksamkeit zu schenken.

Sie werden weich, wenn ein Mitarbeiter mit einer üblen privaten Situation argumentiert? Dann nehmen Sie sich beim nächsten Mal ein paar Sekunden Zeit, wenn er Sie bittet, ihm bei einer dringenden Aufgabe Aufschub zu gewähren, damit er einen Privattermin wahrnehmen kann. Entscheiden Sie aktiv.

Schritt 2: Auf Körpersprache setzen
Verschränken Sie die Arme und schütteln Sie den Kopf, ganz langsam von rechts nach links, rät Radecki. Was passiert? Das Bewegungsmuster signalisiert Ihrem Gehirn, dass Sie sich eine freundliche Abwehr zugestehen.

Der zweite Punkt: Die Geste verschafft Ihnen etwas Zeit. Und die lässt sich etwa nutzen, um sich klar zu werden, wie das Nein formuliert werden könnte – damit in erster Linie wir selbst, aber auch das Gegenüber mit einem guten Gefühl aus der Situation herausgehen.

Schritt 3: Position beziehen und abwägen
Jetzt gilt es, genau zu überlegen: Haben Sie die Kapazitäten, um die Aufgabe zu übernehmen? Gibt es jemanden, der einspringen könnte? Möchten Sie das? Fällt die Antwort negativ aus, stellt sich die Frage: Ist meine innere Haltung distanziert oder kann ich mein Gegenüber eigentlich verstehen? Möchte ich die Bitte wohlwollend abwenden oder muss ich mich stärker abgrenzen?

Schritt 4: Die richtigen Worte finden
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein Nein gekonnt zu kommunizieren – und diese helfen nicht nur bei Mitarbeitern, die es privat gerade schwer haben, oder Kunden, die drängeln:

  • Alternativen anbieten („Ich habe jetzt leider keine Kapazitäten, aber nächste Woche könnte ich liefern.“)
  • die Folgen einer Zusage verdeutlichen („Wenn ich Ihnen jetzt spontan Urlaub gebe, sitzt Kollege xy allein vor der Arbeit – ich möchte Sie bitten, sich zunächst mit ihm abzusprechen.“)
  • Ambivalenzen aussprechen („Würde ich gern machen, geht bei mir aber gerade nicht.“)
  • rigoros verallgemeinern („Ich kaufe generell nichts, ohne vorher ein zweites Angebot einzuholen“.)

Wer sicher gehen möchte, dass sein Nein gehört und akzeptiert wird, sollte vor allem eins vermeiden: ausführlich argumentieren, um die Absage zu begründen. „Wichtig ist, dass Sie Ihre Argumente kennen, denn sie machen Ihre Haltung aus. Sagen müssen Sie sie nicht“, betont Monika Radecki. „Nur allzu schnell kann Ihr Gegenüber die Argumente aufnehmen, sie dann wegwischen oder entkräften. Üben Sie, sich kurz zu fassen. Ideal ist ein Satz wie ‚Nein, jetzt gerade nicht.‘“

Sich positiv abgrenzen von Partnern, Angestellten und Kunden – wie gelingt mir das?

Was macht eine glückliche Beziehung aus? „Untersuchungen an Paaren haben gezeigt, dass jene, die sich viel Gutes sagen, in der Regel länger zusammenbleiben und zufriedener sind“, sagt Radecki. Diese Ergebnisse ließen sich auch auf Geschäftsbeziehungen übertragen. „Im Coaching spricht man von Pacing: einer Gesprächshaltung, die den anderen würdigt.“

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Eine gute Taktik könnte es demnach sein, eine Absage einzubetten in wertschätzende Botschaften, die den Menschen und ein übergeordnetes gemeinsames Ziel einbeziehen. Ein Nein steht dann im Idealfall in einem wertschätzenden Kontext. Es geht dabei nicht um einen Trick, sondern um eine Haltung im Miteinander, und das greift laut Radecki sowohl bei Partnern, Angestellten, Kunden wie auch bei Vorgesetzten.

Ja gesagt – und Nein gemeint: Wie schaffe ich es, im Nachhinein Grenzen zu setzen?

Schwupps – schon ist es passiert: In einem Moment der Unachtsamkeit hat man kurz genickt, als ein Kunde eine Bitte geäußert hat. Nun müssen wir mit den Folgen leben – oder? „Keineswegs!“, sagt Monika Radecki. „Nachverhandeln ist jederzeit erlaubt – und möglich.“

Die Expertin rät: „Wenn Sie merken, dass Sie ärgerlich werden, weil Sie eine Aufgabe übernommen oder ein Zugeständnis gemacht haben, hilft folgende Strategie: Schauen Sie, ob innerhalb der Hierarchie, der Struktur oder der Situation ein Zurückrudern möglich ist. Etwa, indem man sagt: ‚Sie haben mir hier etwas auf den Tisch gelegt und ich habe es angenommen. Aber ganz ehrlich: Es sprengt meinen Zeitplan.‘ Damit eröffnet sich die Möglichkeit, ein neues Zeitziel zu vereinbaren oder die Sache an den Fragesteller zurückzugeben.

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