Zeitfresser 9 Tipps für mehr Zeit im Büro

Wer Zeitfresser früh genug erkennt, erspart sich viel Stress.

Wer Zeitfresser früh genug erkennt, erspart sich viel Stress.© naumann / photocase.dde

Große und kleine Zeitfresser verstecken sich überall im Büro. Mit diesen Tipps bringen Sie mehr Ruhe in den Arbeitsalltag und gewinnen Zeit für die wirklich wichtigen Dinge.

Eine Besprechung jagt die nächste. Kollegen stehen in der Tür, um Probleme zu besprechen. Das Telefon stört mitten in der Konzentrationsphase. Es gibt unzählige Zeitfresser im Büro. Während Arbeitnehmer nach einem weniger produktiven Arbeitstag nach Hause gehen können, fangen für den Unternehmer nun die Überstunden an.

Egal ob wichtige Auftragskalkulationen oder die Vorbereitung auf das entscheidende Bankgespräch, viele Chefs verschieben wichtige Aufgaben in die Abendstunden – wenn alle anderen aus dem Haus sind und Ruhe eingekehrt ist. Auf die Dauer zehrt diese Ausweichtaktik jedoch an der Substanz, Burnout kann die Folge sein.

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Mit diesen Tipps können Sie Zeitfresser identifizieren und den Informationsfluss in Ihrer Firma besser unter Kontrolle bekommen:

1. Termine absprechen

Keine Besprechung sollte ohne vorherige Terminabsprache stattfinden. Dabei gilt: Auch Gespräche unter vier Augen gelten als Besprechungen. Wenn mehr als drei Kollegen teilnehmen, sollen Sie zuvor eine Tagesordnung festlegen und an alle verteilen. Damit ist sichergestellt, dass sich alle optimal vorbereitet haben.

2. Regelmäßigkeit einhalten

Legen Sie für die gesamte Firma oder für jede Abteilung regelmäßig stattfindende Meetings fest, in denen alle organisatorischen Probleme besprochen werden können. Oft genügt es schon, wenn man sich einmal pro Woche oder sogar alle 14 Tage trifft.

3. E-Mails priorisieren

Beantworten Sie wichtige Anfragen von Geschäftspartnern und Mitarbeitern per E-Mail noch am selben Tag. Wer Nachrichten in seiner Mailbox anhäuft, schiebt die lästige Aufgabe immer wieder vor sich her – bis tatsächlich kein Durchkommen mehr ist. Das gleiche gilt für den täglichen Poststapel auf dem Schreibtisch.

Reservieren Sie eine bestimmte Zeit, um Rückrufe, Mails und die Post zu erledigen. So reicht es zum Beispiel aus, wenn Sie drei Mal täglich Ihren E-Mail-Account öffnen.

4. Auch mal Nein sagen

Sagen Sie klar und deutlich, wenn es gerade nicht passt. Nutzen Sie aktiv Symbole wie die offene beziehungsweise geschlossene Tür, um spontane Kurzgespräche zuzulassen oder zu verhindern.

5. Im Stehen sprechen

Stehen Sie auf, wenn jemand unangemeldet in Ihr Büro kommt, und setzen Sie sich erst, wenn der Besucher gegangen ist. So wird schnell deutlich, dass Sie die Person gerade nicht zu einem längeren Plausch einladen können beziehungsweise wollen – und das Gespräch verläuft entsprechend kurz.

6. Aufräumen – oder auch mal nicht

Ein chaotisches Büro kann auch mal Vorteile haben. Zum Beispiel verhindert eine Aktenmappe auf dem Besucherstuhl, dass sich jemand häuslich bei Ihnen einrichtet.

Auf der anderen Seite produziert ein unaufgeräumtes Büro aber auch ein Chaos im Kopf. Wenn Sie Unterlagen schnell finden und Müll oder leere Kaffeetassen Ihnen nicht den Schreibtisch blockieren, hat auch dies Vorteile. Eine Hilfe dabei, kann das Kaizen-und-Lean-Prinzip sein, der Wandel zu einer schlanken Unternehmenskultur.

 7. Direkt kommunizieren

Wählen Sie die eine Gesprächseröffnung, die signalisiert, wie eng Ihr Terminkalender ist. Fragen Sie zum Beispiel statt „Wie geht es Ihnen?“ besser: „Was kann ich für Sie tun?“

8. Klare Fristen setzen

Sehr deutlich wird der Engpass auch, wenn Sie zu Gesprächsbeginn gleich eine Frist festlegen: „Wir haben zehn Minuten Zeit, also worum geht es?“

 9. Der Tür-Tipp

Ein bisschen frech ist es schon, aber warum nicht mal ausprobieren: Bleiben Sie im Zimmer eines Mitarbeiters, der zu ausschweifenden Vorträgen ansetzt, an der Tür stehen. So signalisieren Sie Zeitdruck und haben den Weg frei zum nächsten Termin.

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1 Kommentar
  • StefanS 30. Dezember 2014 11:06

    Die oben genannten Tipps finde ich hilfreich, jedoch bin ich der Ansicht, dass man sich immer bestens vorbereiten sollte. Meetings kosten Zeit und sind oftmals unnötig. Das regelmäßige Treffen mit Vorarbeit + Tagesordnung bewirkt Wunder. Es artet nicht im Kaffeeklatsch aus, sondern bedeutet neue Produktivität. Die Meisten bearbeiten ihre Emails sofort, jedoch nicht richtig. Sie überfliegen die Mail nebenbei, erkennen somit nicht die relevanten Informationen und generieren eine Datenflut. Diese kostet wiederum Zeit und Geld. Oftmals hilft nur noch eine Suchmaschine. Manche behaupten sie haben Tipps gegen den Zeitfresser Email, jedoch bringen diese nicht immer den gewünschten Erfolg. Dass dies an den Nerven und der Zeit zerrt wissen die Meisten. Dass dies jedoch enorme Kosten bedeutet, das wissen die Wenigsten. Nein zu sagen gehört für mich ebenfalls zum Büroalltag. Man spart sich somit unnötige Arbeit, die man sowieso nicht erledigen kann.

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