Übergabegespräch: So gelingt die Übergabe von Aufgaben an Mitarbeiter

Sie haben beschlossen, Aufgaben an Mitarbeiter zu deligieren. Jetzt müssen Sie es den neuen Verantwortlichen nur noch mitteilen. Mit diesen Tipps führen Sie Übergabegespräche, die zum richtigen Ergebnis führen. Die Vorbereitung Delegieren braucht Vorbereitung und eine Strategie: Was kann ich delegieren, an wen und in welchem Zeitrahmen? Diese zentralen Fragen sollten Unternehmer vorher beantworten. „Delegation lebt davon, dass ich mir vorher Zeit nehme, nicht nur die Aufgabe zu erklären, sondern auch das Bild drum herum“, sagt Maren Lehky, Coach und Buchautorin. Nur wenn der Mitarbeiter das Ziel des Unternehmens kenne, könne er Aufgaben auch zur Zufriedenheit des Chefs erledigen. Die Mitarbeiterauswahl „Sie dürfen den Mitarbeiter nicht überfordern“, sagt Jürgen W. Goldfuß, Buchautor zum Thema Delegieren. „Dafür müssen Sie sein Knowhow-Level und seine Leistungsgrenze kennen.“ Entscheidend neben der nötigen Kompetenz ist aber auch, ob jemand erfahren genug ist und der Unternehmer ihm zudem voll vertraut. „Wenn ich diese Person im Unternehmen nicht habe, dann muss ich sie aufbauen“, sagt Lehky. Auch sollten Sie die Arbeitsbelastung des Mitarbeiters kennen, um realistisch einschätzen zu können, wie viel Zeit er für die Aufgabe haben wird. Das Übergabegespräch Im Delegationsgespräch muss vor allem über das gemeinsame Ziel gesprochen werden und welche Rolle die konkrete Aufgabe dafür spielt. Der Unternehmer sollte betonen, welches Ergebnis er sich am Ende wünscht, über den konkreten Weg dagegen so wenig wie möglich sprechen. Formulierungen wie „Ich habe das immer so gemacht“ sind tabu. Der Mitarbeiter sollte verstehen, warum gerade er für die Aufgabe ausgewählt wurde. Lehkys Tipp: Am Ende des Gesprächs den Mitarbeiter noch mal zusammenfassen lassen, wie er die Aufgabe verstanden hat. Das hilft, Missverständnisse zu vermeiden. Die Kontrolle Beim Delegieren gibt es unterschiedliche Abstufungen der Kontrolle. Mit dem Mitarbeiter sollte vereinbart werden, wann der Chef nachfragt und welche Zahlen er dann sehen möchte. Das Eingreifen „Wenn etwas schlecht läuft, dann muss ich nicht untätig zuschauen“, sagt Lehky. Der Unternehmer könne jederzeit eingreifen und im Notfall die Aufgabe wieder an sich ziehen. Das sollte aber tatsächlich nur passieren, wenn vorher vereinbarte Grenzen mehrmals überschritten werden oder zum Beispiel Dos and Don’ts nicht eingehalten werden. Tipps fürs Delegieren Chefs, die richtig delegieren können, haben mehr Zeit fürs Wesentliche - und zufriedenere Mitarbeiter. Mehr darüber, wie das gelingen kann, lesen Sie in unserem Artikel: „Delegieren: 10 Tipps, wie Sie Aufgaben abgeben“