Büroeffizienz So effizient wird im Büro gearbeitet

Jeder Mensch arbeitet anders, aber ein bisschen Büroeffizienz hat bestimmt noch niemanden geschadet.

Jeder Mensch arbeitet anders, aber ein bisschen Büroeffizienz hat bestimmt noch niemanden geschadet.© joto / photocase.de

Überfüllte Schreibtische, Computer mit Macken, lange Suchzeiten: Wie sieht es aus auf deutschen Schreibtischen? Eine Umfrage zeigt, wie es um die Büroeffizienz steht.

In den vergangenen Jahren wurden Prozessabläufe im Produktionsbereich stetig optimiert, um möglichst effizient zu produzieren. Gilt das Gleiche für den Bürobereich?

Gemeinsam mit der Burr & Ludwig Organisationsberatung hat impulse in einer Online-Umfrage die Leser zu Ordnung und Sauberkeit am Arbeitsplatz und im Büro, zu funktionierenden Arbeitmittel, dem Umgang mit Informationen und effizienten Arbeitsabläufen befragt.

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Das Ergebnis: Sowohl bei der Selbstorganisation als auch bei den Arbeitsabläufen gibt es noch hohen Optimierungsbedarf.

1. Arbeitsplatz und Büro: Alles in Ordnung?

„Jedes Ding an seinem Ort spart viel Zeit und manch‘ böses Wort“ – getreu diesem Spruch wurde die effiziente Gestaltung von Schreibtisch- und Büroflächen abgefragt.

Mit dem Ergebnis: Übervolle Schreibtische sind die Regel und häufig liegen Dinge herum, die für die Erledigung der Arbeit nicht benötigt werden. Ebenso steht es um die Schränke und PC-Verzeichnisse: sie sind voll. Die meisten Teilnehmer gaben an, dass auf 30 Prozent aller Unterlagen verzichtet werden könnte. Dazu kam das Chaos im Aufenthalts- und Konferenzzimmern oder dem Bürolager. Denn in diesen „Niemandsländern“ fühlt sich niemand fürs Aufräumen zuständig.

2. Arbeitsmittel: Wie steht es um PC & Co?

Abgesehen von Ausnahmen funktioniert das Handwerkszeug gut: Die Ausstattung und der Einsatz von PC und Software werden von den Mitarbeitern positiv und nützlich eingeschätzt. Selbst bei Computerpannen oder Störungen gibt es häufig schnell Unterstützung.

Nur eins gab es zu bemängeln: die Umsetzung vom papierlosen Büro. Denn über die Hälfte aller Befragten drucken noch Dokumente aus, die gar nicht in Papierform benötigt werden.

3. Umgang mit Informationen: Sind Sie Jäger und Sammler?

Der effiziente Umgang mit Informationen wird von den meisten Befragten als positiv eingeschätzt: Bei Kundenanfragen liegen ihnen wichtige Informationen vor und fehlende können schnell beschafft werden.

Aber braucht es denn all diese vielen Meetings? Anscheinend ja. Zumindest ist die Mehrheit der Befragten dafür und nur ein kleiner Teil sagt, dass sie gut auf die Hälfte aller Themen in Meetings verzichten könnte.

Ein Problem für alle ist jedoch die Flut an unwichtigen E-Mails, die zudem nur sehr ungern gelöscht werden

4. Arbeitsabläufe: Wie effizient wird zusammengearbeitet?

Trotz aller Effizienz bei EDV und Informationsmanagement zeigen sich bei den Arbeitsabläufen Schwachstellen. Die Befragten sind durchschnittlich rund 20 Minuten pro Tag mit Suchen nach Unterlagen beschäftigt, das sind im Monat mehr als 6 Stunden. Zudem haben die meisten den Eindruck, dass manche Aufgaben doppelt bearbeitet werden. Mehr als 50 Prozent meinen sogar, dass sie effizienter sein könnten, wenn die Arbeit besser organisiert wäre.

Weiteren Optimierungsbedarf beim Zeitmanagement gibt es bei auch den Störungen: Denn eine Mehrheit bemängelt, dass es häufig zu Störungen im Arbeitsfluss kommt und die Arbeit unterbrochen wird.

Mehr Büroeffizienz durch die 5A-Methode

Laut den Umfrage-Ergebnissen gibt es zwei Bereiche für Verbesserungen: der eigene Arbeitsplatz und die Arbeitsabläufe. Zunächst empfiehlt sich eine Sensibilisierung der Mitarbeiter für die verschiedenen Arten von Verschwendung im Büro – warum nicht auch mit einer Umfrage?

Anschließend kann mit der 5A-Methode gestartet werden. Diese schafft die Voraussetzungen für effizientes Arbeiten und umfasst folgende Schritte:

  1. Sortieren Sie alte Unterlagen aus
  2. Räumen Sie Schreibtische und Schränke auf
  3. Schaffen Sie ergonomische Arbeitsmittel an
  4. Schaffen Sie Standards, zum Beispiel bei der Anordnung von Möbeln
  5. Halten Sie alle Punkte ein und verbessern Sie sie ständig

Mit dieser systematischen und schnell realisierbaren Technik lassen sich eindrückliche Erfolge nachweisen. Plötzlich werden Sie weniger Fläche benötigen, können sich besser auf Ihre Arbeit konzentrieren und können die Suchzeiten nach Dokumenten und Materialien deutlich reduzieren.

Prozessoptimierung im Büro

Bei der Gestaltung von Arbeitsabläufen im Büro gibt es laut den  Ergebnissen der Umfrage einiges zu tun. Häufige Probleme sind Doppel- und Mehrfacharbeiten, viele Störungen und insgesamt der Wunsch der Mitarbeiter nach einer effizienteren Gestaltung der Arbeitsorganisation. Jedoch sind Arbeitsabläufe im Büro nicht immer sichtbar.

Der erste Schritt zu einem schlanken Büro lautet deshalb: Visualisierung von holprigen Prozessen. Die entscheidende Frage dazu: Wer macht was und wie lange dauert das?

Die Empfehlung dafür lautet: Nehmen Sie sich eine Pinnwand, eine Packung Post-its und einen Moderator. Schreiben Sie jeden einzelnen Arbeitsschritt auf. Mit Methoden der Problemlösung können dann die Störungen im Arbeitsablauf beseitigt werden. Ab hier sind dann die Führungskräfte gefragt, denn sie müssen darauf achten, dass die optimierten Arbeitsabläufe auch eingehalten werden.

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