Management von Change-Prozessen So verändern Sie Ihre Firma erfolgreich

Alles dreht sich immer schneller - mit Hilfe des Change Management setzen Unternehmen neue Strategien, Strukturen, Prozesse und Verhaltensweisen um.

Alles dreht sich immer schneller - mit Hilfe des Change Management setzen Unternehmen neue Strategien, Strukturen, Prozesse und Verhaltensweisen um.© photocase

Der Begriff Change Management steht für Veränderungen – für den Betrieb und die Mitarbeiter. So meistern Arbeitgeber Change-Prozesse erfolgreich.

Digitalisierung und Globalisierung haben den Wandel von Unternehmen beschleunigt. Wer als Unternehmer im ständigen Wettbewerb bestehen will, muss sich weiterentwickeln, muss sparen oder investieren, muss neue Strategien und Strukturen entwickeln.

Change Management ist zu einer Dauer-Herausforderung für kleine wie große Betriebe geworden. Egal ob ein neues Computersystem eingeführt wird, Produkte und Prozesse verändert oder Geschäftsmodelle umgebaut werden – die Veränderung ist immer und überall.

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Doch obwohl der Wandel zum Alltag gehört, trifft er häufig auf Widerstand. Bei Mitarbeitern oder Führungskräften, bei Kunden oder Zulieferern. Manchmal scheitern große Pläne auch an der verfügbaren Technik. Unternehmer müssen beim Change Management vor allem den Überblick behalten. Die wichtigsten Schritte für einen erfolgreichen Wandel im Überblick.

1. Veränderungen vorbereiten

Aktuelle Situation realistisch einschätzen
Wer Veränderung möchte, muss wissen, wo er steht. Jedes Unternehmen hat seine Stärken und Schwächen. Wo gibt es Probleme und Potenzial? Welche Strukturen und Prozesse müssten geändert werden, um effizienter zu arbeiten? Wo gehen Ressourcen verloren? Welche Chancen und Risiken gibt es für den Betrieb? Wenn bereits Strategien zur Neuausrichtung des Unternehmens gescheitert sind, sollte besprochen werden, woran es lag. All diese Fragen sollten im Detail geklärt werden, bevor eine neue Strategie entwickelt wird.

Klare Ziele formulieren
Auf die Problemanalyse des Unternehmens folgt der nächste Schritt: Veränderung braucht klare Ziele. Denn wer nicht weiß, wo er hinfahren möchte, kann auch nicht wissen wie. Um die Ziele und Wege festzulegen, braucht es eine Vision, ein Erfolgsbild. Dieses zu entwickeln, braucht Zeit und viele Ideen.

Auch Ihre Mitarbeiter sollten Sie in diesen Findungsprozess einbinden. Das hat gleich zwei Vorteile: So sind die Mitarbeiter frühzeitig über den geplanten Wandel informiert und unterstützen ihn mehr, weil sie aktiv mitwirken können. Sind die Ideen gesammelt und ausgewertet, gilt es, die Ziele genau und konkret zu benennen und eine Gesamtstrategie zu entwickeln. Gleichzeitig können bereits Zwischenziele gesetzt und auch Zuständigkeiten verteilt werden.

Richtigen Zeitpunkt abpassen
Um größere Veränderungen im Unternehmen anzugehen, ist nicht jeder Zeitpunkt geeignet. Zum Beispiel ist es kurz vor dem Weihnachtsgeschäft für einen Onlineshop mit Geschenkartikeln sicherlich nicht förderlich, auf ein neues Warenwirtschaftssystem umzusteigen. Statt von heute auf morgen alle Prozesse umzustellen, sollte diese Frage gestellt werden: Wie dringend und notwendig sind die geplanten Änderungen? Haben Sie zum Beispiel auch noch bis nach der Hochsaison Zeit? Dann haben Sie mehr Ruhe und Zeit für Testphasen.

2. Veränderungen umsetzen

Mitarbeiter integrieren
Ohne die Mitarbeiter ist ein erfolgreiches Change Management unmöglich. Schließlich sind es die Angestellten, die den Wandel tagtäglich umsetzen. Doch viele Mitarbeiter sehen Veränderungen kritisch. Sie befürchten Mehrarbeit oder an Einfluss zu verlieren, sie wollen nicht von Gewohnheiten lassen, zweifeln an der Sicherheit ihres Arbeitsplatzes oder haben Angst, die neuen Aufgaben nicht meistern zu können.

Umso wichtiger, dass Mitarbeiter motiviert werden, an den Veränderungsprozessen teilzunehmen – am besten von Anfang an. Sie sollten ihre Ideen einbringen können. Wie könnte ihre Arbeit angenehmer und effektiver gestaltet werden, was stört sie bei der tagtäglichen Arbeit oder hält sie unnötig auf?

Wahrscheinlich werden sich trotz dem Aufruf der Geschäftsführung nicht alle Mitarbeiter direkt an der Zusammenarbeit beteiligen. Doch es gilt, auch die stillen Gegner und die Abwartenden mit ins Boot zu holen. Kritische Stimmen sind eine Chance. Hören Sie sich als Arbeitgeber die Meinungen, Befürchtungen und Zweifel genau an und treten Sie in einen offenen Dialog mit den Mitarbeitern.

Ehrliche Kommunikation statt Gerüchteküche
Kommunikation ist die Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches Change Management. Ehrlich, rechtzeitig, eindeutig und transparent – so sollten Unternehmer die Veränderungen ankündigen. Nur wenn die Mitarbeiter gut informiert sind und den Gesamtzusammenhang zur Strategie kennen, werden Sie sich für den Wandel einsetzen.

Erklären Sie Ihr Vorhaben im Detail, erklären Sie die Vorteile für die Mitarbeiter, die möglichen Schwierigkeiten und die Risiken, wenn alles bleibt, wie es ist. Diese Kommunikation ist auf keinen Fall mit einer Massenmail an „alle Mitarbeiter“ erledigt. Vielmehr sollten Sie sich in Meetings und persönlichen Gesprächen Zeit nehmen, für Ihr Projekt zu werben. Andernfalls müssen Sie womöglich mehr Zeit aufwenden, falsche Behauptungen aus der Welt zu räumen, als sich um die wirkliche Umsetzung der neuen Strategie zu kümmern.

3. Veränderte Realität leben

Neue Prozesse vorleben
Auch beim Arbeitgeber ist Disziplin gefragt. Setzen Sie selbst die eigenen Aufgaben so um, wie Sie es auch von den Mitarbeitern verlangen. Wenn zur neuen Firmenkultur zum Beispiel das regelmäßige Aufräumen des Büros gehört, gilt dies auch für Ihren Arbeitsplatz. Durch das aktive Vorleben der neuen Unternehmenskultur legitimieren sie diese. Loben Sie deshalb auch Mitarbeiter, die sich aktiv an der Umsetzung der neuen Strategie beteiligen. So vermeiden Sie den Rückfall in alte Muster.

Feedback einholen
Von heute auf morgen lässt sich kaum eine Veränderung in einem Unternehmen umsetzen. Sie braucht Zeit, sich zu etablieren. Erst wenn die Mitarbeiter merken, dass die Umstrukturierung tatsächlich ihre Arbeit erleichtert, wird die Strategie Erfolg haben. Dasselbe gilt auch für die Kunden.

Fordern Sie aktiv Feedback von allen Beteiligten ein. Was hat sich für sie genau geändert? Kommen sie zum Beispiel mit neuen Ansprechpartnern, Kommunikationswegen und Lieferprozessen zurecht? Erst die Praxis zeigt, wie effektiv die Neuerungen sind und welche neuen Probleme gelöst werden müssen. Spätestens hier zeigt sich: Change Management ist ein dauerhafter Prozess.

9 Kommentare
  • Carsten Seiffert, Stärken-Training 17. September 2015 13:11

    Ein sehr interessanter Artikel über die Wichtigkeit eines behutsamen Vorgehens im Zusammenhang mit Change-Management und ich erlaube mir hinzuzufügen, dass über den rein praktischen Prozess, die Mitarbeiter nicht vergessen werden dürfen. Der Artikel beschreibt die Notwendigkeit, dass Mitarbeiter rechtzeitig mit einbezogen, motiviert und integriert werden müssen. Dies jedoch nur in Bezug auf die umzusetzenden Geschäftsmodelle. Sehr richtig ist im Artikel beschrieben, dass einige Mitarbeiter den Veränderungen kritisch gegenüber stehen und das berücksichtigt werden sollte, wie sich die Mitarbeiter besser einbringen können und die Arbeit angenehmer und effektiver gestaltet werden könnte. Wenn man diesen Punkt jetzt konsequent zu Ende denkt und sogar berücksichtigt, welche Stärken und Talente jeder einzelne Mitarbeiter mitbringt und diese Ressourcen an dem jeweils richtigen Platz im Unternehmen einsetzt, der hat Change-Management erst richtig verstanden.

  • Jan Schütte 14. September 2015 12:57

    Aus mehr als dreijähriger Begleitung eines großen Unternehmens beim bevorstehenden Umzug an einen neuen Standort kann ich vieles aus dem Artikel unterstreichen. Klare Botschaften zu den Gründen der Veränderung sowie frühzeitige Beteiligung von Mitarbeitern an Entscheidungsprozessen sind tragende Säulen zur Akzeptanzbildung. Über solch einen langen Zeitraum hat sich eine verässliche interne Kommunikation – sowohl, was Kanäle, Themen als auch zeitliche Taktung angeht – bewährt. Unabhängig davon empfehle ich, sich des hohen emotionalen Anteils von Veränderungsprozessen aus Mitarbeitersicht bewusst zu sein. Zeit, sich mit dem neuen vertraut zu machen, ist daher ein elemanterer Faktor.

  • Volker Mueller 11. September 2015 08:54

    Sehr guter Beitrag, Stillstand bedeutet Rückwärts. Nur wer nach Neuem strebt wird die Welt verändern.
    Kompetenz und Erfahrung sind wichtig aber man muss auch Neuem Raum und Zeit geben und umsetzen.
    Ich bin in einer Zeit aufgewachsen wo es nur Betonköpfe gab und Neuem kaum die Gelegenheit gab sich zu entwickeln und so musste dieses System scheitern. Auch heute noch hält man gerne am Bewährtem fest, sehr zum Schaden von innovativen Köpfen!

  • Siegfried Lachmair - Managementtrainer/syst. Coach/Prozessbegleiter 10. September 2015 13:34

    Ja all dem in dem tollen Artikel sowie den Kommentaren der Kollegen kann ich mich nur anschließen. Ich darf vielleicht noch ergänzen: Erfolgskritisch sind einerseits die gelebte Vorbild-Rolle vor allem der Führungskräfte, das Einbinden möglichst aller Personen als Beteiligte in den Change-Prozess, dass die Mitarbeiter Verstehen wofür die Veränderung nötig und sinn-voll ist und nicht zuletzt das Gestalten ehrlicher, offener Dialoge auf Augenhöhe mit „allen“. Und andererseits ist es auch wichtig, dass man nötige (personelle) Entscheidungen auch trifft, die Analysephase nicht zu lang ist, Neues rasch ausprobiert wird von den Beteiligten/zuständigen Personen und natürlich sollte man keinesfalls die Organisations-Kultur samt all den ungeschriebenen Gesetzen/Regeln/Mustern … sowie den vielen unsichtbaren Bestandteilen unterschätzen.

  • Joerg Wacha 10. September 2015 13:23

    Gern stimme ich Herrn Laske zu. Widerstand ist beileibe keine Domäne, die ausschließlich Mitarbeiter für sich gepachtet haben. Eher sogar im Gegenteil. Viel zu oft erlebe ich eine Scheinoffenheit auf Entscheiderebene, die dann meist reicht für einen Kickoff-Workshop oder ähnliche ‚Eintagsfliegen‘. Damit glaubt man häufig das Thema erschlagen zu haben. Sobald aber sichtbar wird, welcher Prozess (und welcher Aufwand) letztlich wirklich angesagt wäre, um eine echte Transformation in Gang zu setzen wird oft zurück gerudert und man belässt es bestenfalls bei ‚Motivierenden Serienmails‘.

    Man darf da aber auch niemand böse sein, denn die Fähigkeit erfolgreich Change zu managen (oder gar zu initiieren) taucht noch in den wenigsten Job-Descriptions von Führungskräften auf.

    Andererseits, überall dort, wo entweder professionell extern begleitet wird oder aber die Führungskräfte es verstehen, Mitarbeiter glaubwürdig zu bewegen, ist der Widerstand auf Mitarbeiterseite oft leicht in den Griff zu bekommen. Dort fehlt es zumeist nur an der generellen ‚Sinnbotschaft‘ und dem glaubhaften Verständnis für die Ängste und Sorgen.

  • Stefanie Weßels 10. September 2015 10:28

    Es gibt unterschiedliche Zahlen darüber, wie viele Veränderungsprozesse misslingen – die Rede ist von 50 oder gar 80% (Hut ab vor denen, die ehrlich sind!). Egal, welche Studie man auch heranzieht, die betrachtet, woran die Prozesse gescheitert sind – sie kommen doch alles zu einem identischen Ergebnis: Veränderungsprozesse scheitern weniger an fehlenden Ressourcen, sondern eher an den so genannten „weichen Faktoren“ – an der Kommunikation, der Schwierigkeit, Denkweisen und Einstellungen zu verändern, am mangelnden Committment, daran, dass die Komplexität unterschätzt wurde,…
    Gut ist, wer die Rechnung von Anfang an mit denen macht, die es wissen müssen – nämlich mit den Mitarbeitern. Besser noch, welche Führungskraft das Vertrauen hat, den Prozess mit ihnen aufzusetzen und sich zurückzuhalten. Denn es funktioniert! Ich habe immer noch Hoffnung, dass sich die Wissensbilanz als zuverlässige Methode für die Gestaltung von Change-Prozessen durchsetzen wird. Danke für diesen Artikel!

  • Stephan Laske 10. September 2015 09:25

    Es ist faszinierend und erschreckend (naiv) zugleich, wie in den meisten Diskussionen um Change Management unterstellt wird, als seien „die da oben“ immer quasi automatisch offen für den Wandel und „die da unten“, die Mitarbeiter, die Widerständler, die sich vor Mehrarbeit usw. fürchten … – wenn die Welt so einfach wäre! Ist sie aber nicht. Deshalb sollte man mit diesen Mythen schnellstens aufhören und der Tatsache ins Auge schauen, dass Beharrungsvermögen oft auch eine zentrale Eigenschaft von TOP-Führungskräften ist.

  • Rolf Schrader 10. September 2015 09:18

    Auf den Punkt gebracht: Kommunikation und frühzeitige Einbindung der Beteiligten sind kritische Erfolgsfaktoren. Gute Erfahrungen habe ich mit einer Unternehmenssimulation gemacht, in der die Teilnehmer direkt in die Geschäftsprozesse eingebunden sind und Veränderungen selbst gestalten. Wenn dieses dann am eigenen Arbeitsplatz auch ermöglicht und vom Vorgesetzten unterstützt wird, braucht man sich über nachhaltige Verbesserungen keine Gedanken mehr zu machen.

  • Christian Küster, Lehr-Transaktionsanalytiker 9. September 2015 13:28

    Danke, dass Sie Change Management gleich in den Zusammenhang von „Strategien, Strukturen, Prozessen und Verhaltensweisen“ bringen. Damit wird deutlich, dass erfolgreiches Change Management auch und vor allem eine Frage der gelingenden Kommunikation und der Wahrnehmung und Wertschätzung von äußeren und (innerpsychischen) Konfliktfeldern ist.
    Für die Stakeholder in den Prozessen ist es wichtig, eigene Wirksamkeit zu erkennen und mit persönlichen Sorgen wahrgenommen zu werden.
    Diesen kommunikativen Prozessen Raum und Möglichkeit zu geben fördert den sachlichen Erfolg und bringt emotionale Balance, die für intrinsische Motivation grundlegend wichtig ist.

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