Inventur vereinfachen 9 Tipps für die Inventur

Die Inventur muss nicht zwangsläufig zum Stichtag am 31. Dezember erfolgen. Es gibt Regeln, welche die Inventur vereinfachen.

Die Inventur muss nicht zwangsläufig zum Stichtag am 31. Dezember erfolgen. Es gibt Regeln, welche die Inventur vereinfachen.© sör alex / photocase.de

Das Jahresende rückt näher – und damit auch die Inventur. Sie müssen deshalb aber nicht in Panik verfallen, denn es gibt Alternativen zur Stichtagsinventur am 31. Dezember.

Inventur zum Bilanzstichtag

Die Inventur soll alle Waren zum Bilanzstichtag – also in der Regel zum 31. Dezember – erfassen. Das Finanzamt erkennt aber auch eine Bestandsaufnahme innerhalb eines Zeitraums von zehn Tagen vor und zehn Tagen nach diesem Stichtag als ordnungsmäßig an. Voraussetzung dafür ist aber, dass sämtliche Bestandsveränderungen zwischen der Bestandsaufnahme- und Bilanzstichtag genau belegt und berücksichtigt werden.

Fällt der 31. Dezember also auf ein Wochenende, kann die Inventur getrost erst am nächsten Montag erfolgen. Diese Flexibilität spart Lohnkosten, weil Unternehmen dann keinen Feiertags- oder Sonntagszuschlag zahlen müssen.

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Grundsätzlich gilt aber: Je früher, desto besser. Denn je später die Inventur stattfindet, desto komplizierter wird die Rückrechnung auf den Bilanzstichtag.

Alternativen zur Stichtagsinventur

Möglich ist nach Paragraf 241 im Handelsgesetzbuch neben der Stichtagsinventur auch eine verlegte Inventur. Unternehmen dürfen danach innerhalb der letzten drei Monate vor oder innerhalb der ersten zwei Monate nach dem Bilanzstichtag ihre Bestände aufnehmen. Dabei muss allerdings sichergestellt werden, dass der Wert des Bestandes zum Schluss des Geschäftsjahres durch ein zulässiges Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahren bestimmt werden kann.

Der Vorteil der verlegten Inventur: Es muss nur der wertmäßige, aber nicht der mengenmäßige Bestand zum Schluss des Geschäftsjahres ermittelt werden. Wenn die Zusammensetzung des Warenbestands an den beiden Stichtagen nicht wesentlich voneinander abweicht, kann der Bestand zum Jahresende auch vom Inventurbestand hochgerechnet werden.

Es gibt allerdings Ausnahmen: Von der verlegten Inventur ausgeschlossen sind Vorräte, deren Wert nach den Verbrauchsfolgeverfahren ermittelt werden soll. Sie müssen zum Bilanzstichtag im mengenmäßigen Bestand körperlich aufgenommen werden.

Nicht anwendet werden darf das Verfahren auch bei allen Gegenständen, die entweder besonders wertvoll sind oder bei denen durch Schwund, Verderben oder Zerbrechen unkontrollierte Verluste eintreten können.

Weitere Tipps und Wissenswertes zur Inventur

  • Teilen Sie das Personal bei der Inventur in Zweierteams auf. Einer zählt durch, der andere schreibt auf. Das geht schneller.
  • Bei der Inventur ist nicht nur das Ergebnis wichtig, sondern auch, dass die Bestandsaufnahme nachvollziehbar ist. Organisation, Durchführung und Kontrolle müssen deshalb protokolliert und dokumentiert werden.
  • Die Mitarbeiter, die das Inventar erfassen oder prüfen, dürfen nicht aus der Lagerverwaltung oder Buchhaltung stammen. Damit sollen Manipulationen oder ein Interesse am Kaschieren eigener Fehler ausgeschlossen werden.
  • Holen Sie sich, wenn möglich, für eine oder zwei Stunden einen Steuerberater dazu, der stichprobenartig die Aufzeichnungen der Bestandsaufnahme kontrolliert. Über die Kontrollen sollten Sie schriftliche Protokolle anfertigen. Das macht einen guten Eindruck beim Finanzamt.
  • Inventurbelege, Protokolle, Inventuranweisungen und Inventurkalender müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.
  • Achtung: Eine nicht ordnungsmäßige Inventur führt dazu, dass selbst die ansonsten nicht zu beanstandende Buchführung des Inventur- und des Folgejahres verworfen werden kann. Dann droht eine Schätzung des Jahresgewinns durch den Steuerprüfer.
  • Einzelkaufleute, die im Geschäftsjahr weniger als 500.000 Euro Jahresumsatz bzw. 50.000 Euro Gewinn machen, sind von der Pflicht zur Inventur befreit. 2016 steigen diese Schwellenwerte auf 600.000 Euro bzw. 60.000 Euro. Vom Bürokratieentlastungsgesetz, das am 1. Januar 2016 in Kraft tritt, sollen bundesweit mehr als 140.000 Gewerbetreibende und 22.000 Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) profitieren. Die Befreiungstatbestände gelten nicht für Personenhandelsgesellschaften (OHG, KG).
  • Freiberufler und alle Unternehmer, die ihren Gewinn aufgrund einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln dürfen, müssen gar keine Inventur durchführen.

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