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Messetipps für kleine Unternehmen So kriegen Sie Messen und Tagesgeschäft unter einen Hut

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Hektisch, laut, schlechter Empfang: Wenn Büroarbeiter auf einer Messe sind, können diese zwar ihr Telefon aufs Handy umstellen. Die Schwierigkeiten löst das aber nur bedingt.

Hektisch, laut, schlechter Empfang: Wenn Büroarbeiter auf einer Messe sind, können diese zwar ihr Telefon aufs Handy umstellen. Die Schwierigkeiten löst das aber nur bedingt.© danuela / photocase.de

Messen stellen kleine Unternehmen vor große Herausforderungen. Fünf Tipps, wie es gelingt, das Geschäft am Laufen zu halten, wenn die ganze Mannschaft am Stand steht.

Viele Inhaber kleiner Firmen stecken in einem Dilemma: Was tun, wenn zur Messezeit keiner im Laden steht oder der Chef nicht ans Telefon gehen kann?

„Als Einzelkämpfer ist die reine Messebeteiligung kaum ohne Hilfe zu stemmen“, sagt Harald Kötter vom Ausstellungs- und Messe-Ausschuss der Deutschen Wirtschaft, dem Dachverband der Branche. Er rät dringend davon ab, sich während der Messe daheim zusätzlichen Stress aufzuhalsen: „Das Tagesgeschäft lässt sich nicht noch nebenbei abwickeln.“

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Aus dieser Zwickmühle gibt es keinen einfachen Ausweg. Unternehmer können aber Vorsorge treffen, dass eine Messebeteiligung das Geschäft nicht unnötig stark belastet.

Tipp 1: Kunden frühzeitig informieren

Besuchen Einzelkämpfer eine Messe oder stellen gar selbst dort aus, dann liegt die Firma brach – tagelang, manchmal sogar für eine ganze Woche. Büroarbeiter können zwar ihr Telefon aufs Handy umstellen. Aber das löst die Schwierigkeiten nur bedingt, denn auf Messen ist es hektisch, laut, und zudem gibt es oft Schwierigkeiten mit dem Empfang. Ganz zu schweigen von dem Umstand, dass man ohne Unterlagen aus dem Büro bei vielen Fragen schnell überfordert ist.

Wer ein Ladenlokal hat, dem bleibt kaum eine andere Wahl, als ein „Geschlossen“-Schild an die Tür zu hängen. Damit allein ist es aber nicht getan. Wichtig ist ein rechtzeitiger Hinweis an die Kundschaft, dass für ein paar Tage Ausnahmezustand herrscht. Die Notiz lässt sich zum Beispiel auf Angeboten oder Rechnungen unterbringen, in Kunden-E-Mails, auf der Internetseite, in Prospekten oder auf Facebook.

Sinnvoll ist außerdem, Lieferanten und Paketboten über die Abwesenheit zu informieren: Schließlich ist nichts nerviger, als am Montag nach der Messe bei den Nachbarn all die Sendungen einzusammeln, die in der Zwischenzeit angekommen sind.

Tipp 2: Kontakt nach Hause halten

Wenn es sich irgendwie einrichten lässt, sollte man dafür sorgen, dass in der Firma jemand ans Telefon geht, um Kundenwünsche und -fragen aufzunehmen – notfalls eine Aushilfe. Doch egal, ob es Mitarbeiter gibt, die nicht mit auf die Messe fahren, oder nur eine Aushilfe die Stellung hält: Empfehlenswert ist ein fixer abendlicher Termin, damit die Daheimgebliebenen offene Fragen telefonisch mit dem Chef klären können.

Zu diesem Zeitpunkt sollte man sich weder auf der Messe aufhalten, wo das Handynetz zusammenbrechen könnte, noch im Hotel, wo der Empfang bescheiden ist.

Tipp 3: Zugriff auf Daten sicherstellen

Ist die ganze Mannschaft außer Haus, hat unter Umständen keiner Zugriff auf das Firmen-Netzwerk samt Ausschreibungen, Preiskalkulationen und Angeboten. Das kann unangenehme Folgen haben, falls sich während der Messetage ein Interessent meldet. Wer vorbereitet sein will, braucht eine technische Lösung.

Mit wenig Aufwand lässt sich etwa über sogenannte „Virtual Private Networks“ (VPN) auch von unterwegs auf Daten im Firmennetz zugreifen. Hierfür ist ein spezieller Router erforderlich, der zwischen Internetzugang und dem (netzwerkfähigen) Speicher beziehungsweise Server installiert wird. Eine Software (VPN-Client) auf dem Laptop baut via Internet eine sichere Verbindung auf. Kosten: ab 400 Euro für den Router plus 60 Euro pro Client.

Empfehlenswert ist außerdem, sich ein Netzwerkkabel an den Stand legen zu lassen, wenn möglich: Damit ist man nicht auf manchmal unzuverlässige WLAN- und Handy-Verbindungen angewiesen.

Tipp 4: Stress mit dem Stand reduzieren

Sich ganz allein auf einer Messe zu präsentieren, ist fast unmöglich. Der Stand sollte stets besetzt sein, und irgendwann muss man ja auch mal essen oder zur Toilette. Für Einzelkämpfer bieten sich daher Gemeinschaftsstände an. Hier stellen mehrere Firmen aus und können sich gegenseitig vertreten. Wer keine Geschäftspartner für eine Kooperation findet, kann sich um einen staatlich geförderten Standplatz bewerben.

Der Bund hilft innovativen Unternehmen, die nicht älter als zehn Jahre sind, mit Gemeinschaftsständen auf internationalen Leitmessen in Deutschland. Bis zu 70 Prozent der Kosten für Miete und Standbau werden übernommen, ab 2017 bis zu 50 Prozent. Mehr Informationen dazu gibt es auf der Webseite des Bundesamts für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle. Fast alle Bundesländer bauen zudem auf Messen eigene Gemeinschaftsstände für Unternehmen der Region auf.

Wer mit einem eigenen Stand präsent sein will, sollte abwägen, ob sich die Investition in neues Standmobiliar lohnt. Moderne Messestände in Modulbauweise lassen sich in einem Bruchteil der Zeit und mit weniger Personal aufbauen.

Tipp 5: Vor- und Nacharbeiten einkalkulieren

Rund um die Messe bleibt viel Arbeit liegen. Daher schieben viele Kleinunternehmer mit ihren Leuten nicht nur während der Messe Überstunden, sondern auch in den Tagen davor und danach.

Unbedingt vermeiden: den Mitarbeitern nach den anstrengenden Tagen auf der Ausstellung direkt freizugeben. Sonst steht der von der Messe erschöpfte Chef am Ende allein da.

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