Prozessoptimierung Neue Leute einstellen? Lieber Prozesse optimieren!

Wer seine Prozesse unter die Lupe nimmt, kann gute Lösungen für sein Unternehmen finden.

Wer seine Prozesse unter die Lupe nimmt, kann gute Lösungen für sein Unternehmen finden.© micjan / photocase.de

Bei Ihnen im Unternehmen scheitern viele gute Ideen an fehlender Zeit oder zu wenig Personal? Warum Sie lieber Ihre Prozesse optimieren sollten, anstatt neue Mitarbeiter einzustellen.

Kommt Ihnen diese Situation bekannt vor? Ein Unternehmen handelt seit rund 40 Jahren mit professionellen Werkzeugen und Maschinen im B2B-Geschäft. In einem Ladengeschäft werden die Produkte präsentiert. Der Außendienst besucht die Kunden und bespricht den Bedarf an Großmaschinen. Die Auftragslage ist noch gut, aber der Druck durch günstige Online-Händler steigt. Die Idee der Geschäftsführung und der Mitarbeiter: Das stationäre Angebot soll durch einen Onlineshop ergänzt werden. Der Bestandskunde soll so eine verkäuferunabhängige Plattform bekommen, auf der er sich über bestimmte Produkte informieren kann. Zudem können über den Internetauftritt Angebote besser an die Kunden kommuniziert werden.

Alle sind sich einig: „So machen wir das.“

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Die Frage ist nur: Wer würde es machen? Wer soll die Inhalte pflegen, die Bestellungen abwickeln, die Zusammenarbeit mit der IT übernehmen?

Schnell kommen folgende Aussagen:

„Wir sind ja jetzt schon zu, wer soll denn das machen?“

„Da müssen wir auf jeden Fall noch einen einstellen!“

„Gute Leut‘ kriegst ja eh net …“

Kurzum: Die eigentlich erfolgsversprechende Idee ist schon gescheitert, bevor der erste Schritt unternommen wurde.

Es fehlt an der Ressource Zeit

Was ist passiert? Die Idee mit dem ergänzenden Onlineshop passt doch gut zur Geschäftsstrategie, die Idee ist technisch umsetzbar und auch das notwendige Kapital für einen Start (Ersteinrichtung) gibt es auch. Zudem sind Know-how und das Engagement bei den Mitarbeitern vorhanden. Woran es fehlt? Nur an der Ressource Zeit. Grafisch lässt sich das wie folgt darstellen:

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© Axel Schröder© Axel Schröder

Die Lösung: Der Engpass Zeit sollte mit einer Neueinstellung behoben werden. Das ist sicher ein gangbarer Weg; er wirft aber einige andere Fragestellungen auf:

  • Zeitdauer der Rekrutierung und Einarbeitung
  • steigende Personalkosten
  • steigende Komplexität der Gesamtorganisation

Es stellt sich die Frage, ob der vermeintlich einfache Weg, über Neueinstellungen den Engpass bei der Zeit zu beheben, der langfristig beste ist.

Mehr Zeit durch mehr Mitarbeiter?

Eine Alternative, den limitierenden Engpassfaktor Zeit zu erweitern, wäre es, die benötigte Zeit woanders einzusparen. Genau hier kommt Prozessmanagement ins Spiel.

In jedem Unternehmen gibt es Vorgänge, die sich wiederholen: zum Beispiel Rechnungen erstellen und an Kunden versenden. Nimmt man diesen Prozess genauer unter die Lupe, fällt auf, dass der Prozess im oben genannten Beispielunternehmen etwa 1200 Mal im Jahr ausgeführt wird. Das ist das sogenannte Mengengerüst. Fragt man die Mitarbeiter, treten für denselben Prozess „Rechnung erstellen & versenden“ plötzlich sehr unterschiedliche Vorgehensweisen auf:

Mitarbeiter A skizziert den Prozess wie folgt: Ein Durchgang durch den Prozess dauert um die 16 Minuten, es gibt Ausreißer nach oben und unten. „Aber so im Durchschnitt kommt’s hin …“

Mitarbeiter B geht so vor: Durch die gute Vorbereitung im Warenwirtschaftssystem mit der Auftragserstellung und einer mit dem Kunden abgestimmten Vorgehensweise zum Rechnungsversand per E-Mail reduziert sich die Durchlaufzeit um neun Minuten auf insgesamt sieben Minuten.

In einer gemeinsamen Teambesprechung stellte sich heraus, dass die zweite Methode der Rechnungserstellung nicht bei allen Kunden funktioniert, aber immerhin bei 75 Prozent. Sie wurde nach einer Probephase für alle Kunden zum Standardvorgehen festgelegt. Nur bei Sonderfällen oder wenn der Kunde ausdrücklich auf einer Rechnung per Post bestand, wurde im alten Verfahren gearbeitet.

Mehr Zeit durch Prozessoptimierung

Ursprüngliches Vorgehen: 1200 x 15 Minuten = 18.000 Minuten = 37,5 Arbeitstage

Angepasstes Vorgehen: 900 x 7 Minuten + 300 x 15 Minuten = 10.800 Minuten = 22,5 Arbeitstage

Es wurden durch die Anpassung und Optimierung dieses einen Prozesses 15 Arbeitstage eingespart, die für den Aufbau und die Pflege des neuen Onlineshops verwendet werden konnten. Zusammen mit weiteren Prozessoptimierungen wurde mit der bestehenden Anzahl von Mitarbeitern die notwendige Zeit für das Projekt „Onlineshop“ relativ einfach gefunden.

Prozessoptimierung: anstrengend, aber langfristig lohnend

Bei Engpässen des Faktors Zeit ist der erste, weil einfachste Weg der Ruf nach neuen Mitarbeitern. Langfristig wird das Unternehmen aber immer schwerfälliger und die Kostenstruktur immer ungünstiger, weil man nach und nach an Effizienz verliert.

Früher oder später ist man weniger wettbewerbsfähig. Strukturiertes und systematisches Nachdenken über Verbesserungsmöglichkeiten durch eine gezielte Prozessoptimierung ist der anstrengendere, aber langfristig lohnendere Weg.

Die Dokumentation von Prozessen ist dabei nur der erste Schritt in die richtige Richtung. Erst wenn ein Prozess dokumentiert ist und alle Beteiligten ihn verinnerlicht haben, ist der Weg zu den tatsächlichen Verbesserungen offen.

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2 Kommentare
  • Orgaentwickler X 23. Mai 2016 18:38

    Ich widerspreche Herrn Kehl zum Teil. Solange man keine disruptive, grosse Lösung hat, kann Prozessmanagement ggf erstmal auch schon gute Ergebnisse bringen.

    Ausserdem kann gerade bei kmu die Durchsetzung einer ‚Prozessdenke‘ vieles optimieren helfen.

    Und disruptive Umgestaltungen sind zuguterletzt leichter, wenn vorher Prozesse eingeführt wurden.

  • Wolfgang T. Kehl 18. Mai 2016 16:23

    Prozessoptimierung ist out. Heute sind Entwicklungen disruptiv. Alles andere greift zu kurz. Wenn in der Arbeitswelt die Frage: „Welcher Anteil der Arbeitsleistung wird von Störeinflüssen vernichtet?“ mit 60% beantwortet wird, bedeutet das eine Personalreserve von unglaublichen 150%. Hier ist der Ansatzpunkt, um wirklich etwas zu bewegen. Nicht noch mehr in der Komplexität versinken. In Wirklichkeit ist es einfach: Wir gestalten unsere Arbeitsabläufe neu.

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