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Unternehmen digitalisieren Schritt für Schritt zum digitalen Unternehmen

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Sie wollen Ihr Unternehmen digitalisieren? Dann ist diese Mehrfachsteckdose natürlich noch lange nicht alles, was Sie dafür brauchen.

Sie wollen Ihr Unternehmen digitalisieren? Dann ist diese Mehrfachsteckdose natürlich noch lange nicht alles, was Sie dafür brauchen.© Ruslan Grumble / Fotolia.com

Mehr Kundennähe, ein besserer Überblick im Firmenalltag: Das Unternehmen zu digitalisieren bietet viele Chancen. Aber wo fängt man bloß an? So gelingen die ersten Schritte.

Wo fange ich am besten mit dem digitalen Umbau meiner Firma an?

„Beim Wichtigsten“, sagt Uwe Matern, IT-Berater aus Hamburg – und meint damit alles, „was direkt mit dem Kunden zu tun hat“. Spüre der eine Verbesserung, etwa durch schnellere Auftragsbearbeitung oder gut informierte Mitarbeiter, werde die Firma erfolgreicher. Für die digitale Kundenpflege bieten sich sogenannte Customer-Relationship-Management-Lösungen – kurz CRM – an.

In der impulse-Ausgabe 6/17 wird das CRM-Programm Successcontrol näher beleuchtet. Alternativen sind die Lösungen der US-Konzerne Salesforce oder Oracle. Deutsche Dienste, die sich auch für Kleinbetriebe eignen, heißen etwa Central Station CRM oder Kundenmeister. Wichtig: Wer Waren herstellt oder verkauft, sollte bei der Wahl seiner CRM-Software auf entsprechende Schnittstellen zum eigenen Warenwirtschaftssystem achten.

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Laufen die Prozesse rund um die Kunden – das Zentrum jeder Digitalisierungsstrategie – reibungslos, können Unternehmer Schritt für Schritt weitere Bereiche digitalisieren. Experte Matern empfiehlt – je nach Arbeitsweise – entweder Projektarbeiten oder die eigene Buchhaltung in Angriff zu nehmen.

Wie viel Zeit muss ich einplanen?

Das hängt von der Mitarbeiterzahl ab. Selbstständige probieren oft einige Programme unverbindlich aus und entscheiden sich dann für eines, mit dem sie am besten arbeiten können. Das Einrichten selbst dauert bei einfachen Tools oft nur einige Stunden, bei komplexeren Programmen einige Tage. Je mehr Mitarbeiter eine Firma hat, desto zeitaufwendiger ist die Einführung. Während der Umstellung sollten Chefs genügend Puffer einplanen – je nach Projekt bis zu einem Drittel der eigenen Arbeitszeit.

Wie viel muss ich investieren?

IT-Berater und Programmierer kosten schnell vierstellige Summen pro Tag. Individuelle Softwarelösungen sind für die meisten Selbstständigen und Mittelständler deshalb keine Option. Sie sind aber auch nicht nötig. „Grundsätzlich empfiehlt es sich, bei der Digitalisierung von Standardprozessen auch auf Standardlösungen zu setzen“, sagt KMU-Berater Lars Heiermann von Conet. Solche Programme, etwa für das Projektmanagement, kosten oft nur zweistellige Summen pro Nutzer und Monat. Ein 5-Mann-Betrieb kann somit 100 Euro im Monat rechnen. Die meisten Dienste bieten kostenlose Probephasen, oft für 30 Tage, an.

Welche Ziele kann ich mit der Digitalisierung meiner Prozesse erreichen?

Digitale Helfer sparen in erster Linie Zeit, sagt Conet-Experte Heiermann – „etwa bei der Beantwortung von Kundenanfragen oder bei der internen Kommunikation“. Mit der neuen Schnelligkeit steige zudem oft die Zufriedenheit, weil Kunden kürzer auf eine Antwort oder Lieferung und Mitarbeiter nicht mehr lang auf Anweisungen warten müssen.

Cloud oder eigener Server?

Cloud-Lösungen benötigen keine eigene IT-Infrastruktur. Die Software läuft nicht auf den firmeneigenen Rechnern, sondern über einen Großserver des Softwareanbieters, der dafür einen Bruchteil seiner Speicherkapazität zur Verfügung stellt. Das erklärt, warum viele Cloud-Anwendungen so günstig sind. Ein weiterer Vorteil ist, dass auf die Informationen von jedem Mitarbeiter an jedem Ort zugegriffen werden kann. Bei der Verwaltung hochsensibler Daten und Dokumente sollten Unternehmer Geld für die Sicherung der eigenen IT-Infrastruktur ausgeben und auf lokalen Speichern arbeiten.

Wie datensicher ist die Cloud?

Auch wenn Cloud-Dienste wiederholt ins Visier von Cyberkriminellen geraten: Bei kleinen Firmen ohne spezielle IT-Kompetenz sind die Daten auf den Großservern der Anbieter in der Regel besser geschützt als auf dem eigenen Firmen-PC. Oft haben es Hacker auf die Zugangskennungen und nicht die jeweils hinterlegten Dateien der Nutzer abgesehen. Regelmäßige Passwortwechsel können da bereits Abhilfe schaffen.

Wer sich mit Blick auf den Datenschutz in den USA sorgt, sollte darauf achten, dass sich US-Anbieter den EU-Regeln verpflichtet haben. Das US-Handelsministerium führt seit 2016 eine Liste mit zertifizierten Firmen. Microsoft etwa nutzt für seine hiesigen Cloud-Anwendungen deutsche Server.

Wie wähle ich einen Anbieter aus?

Einen groben Überblick liefern sogenannte Softwareguides, die verschiedene Programme listen. Für die Entscheidungsfindung empfiehlt Oliver Fischer vom Dienst CRM-Guide fünf Fragen:

  1. Wie nutzerfreundlich ist der Dienst?
  2. Kann ich das Programm noch nutzen, wenn mein Unternehmen wächst?
  3. Hat das Programm Schnittstellen zu anderen wichtigen Programmen?
  4. Gibt es eine spezielle Branchenlösung?
  5. Ist der Kundendienst deutschsprachig?

Wer kann mir helfen?

Kostenlose Beratung in fast allen Bundesländern bieten die Kompetenzzentren der Handels- und Handwerkskammern. Sie helfen auch, finanzielle Unterstützung zu bekommen, etwa aus dem „Go Digital“-Programm der Bundesregierung – weitere Informationen unter: ihk.de/digitalisierung oder handwerkdigital.de.


Mehr erfahren Sie in der großen Titelgeschichte der impulse-Ausgabe 06/2017: Digitalisierung für Einsteiger

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