Unternehmen optimieren 10 Lektionen, die ein Unternehmen aus Fehlern gelernt hat

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Ein Jahr lang notierte man bei "Growth Spark" alles, was falsch lief im Unternehmen.

Ein Jahr lang notierte man bei "Growth Spark" alles, was falsch lief im Unternehmen.© Ivan Kruk / Fotolia.com

Ein Jahr lang dokumentierte das Team von "Growth Spark" seine Fehler. Nach einem Jahr zogen sie Bilanz. Ihre Lektionen helfen auch anderen, ihr Unternehmen zu optimieren.

„Aus Fehlern wird man klug“ oder „Experience is what you get when you didn’t get what you wanted“ – diese Sprüche kennt jeder. Aber reicht es wirklich, Fehler zu machen, um aus ihnen zu lernen? Klüger zu werden – fürs nächste Mal?

Ross Beyeler war diese Hoffnung nicht genug: In seiner Firma „Growth Spark“, einer auf E-Commerce spezialisierten Agentur, ließ er 2015 alle Fehler dokumentieren. Jeden Freitag sprachen sie bei „Growth Spark“ über die Fehler der Woche und am Ende des Jahres arbeitete das Team die Probleme heraus, die immer wieder auftauchten – um daraus zu lernen.

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Über die wichtigsten Lektionen schreibt Beyeler im Blog von HubSpot, einem Unternehmen für Marketing- und Vertriebssoftware. Einige Lektionen, die „Growth Spark“ nach einem Jahr Fehlerdokumentation gelernt hat, sind nur für Agenturen interessant, doch die meisten gelten auch für andere Unternehmen. Als Lösungen für Probleme, die immer wieder auftauchen.

1. Lass leichtes Geld nicht liegen!

„Es ist immer verlockend, sich um den Wal zu bemühen und die Fische auf dem Weg zu ignorieren“, schreibt Beyeler. Sein Rat: So wichtig Akquise auch sei – ein Unternehmen dürfe niemals vergessen, Kundenbeziehungen zu pflegen. Zusatzverkäufe bringen zwar nur kleine Summen. Es ist aber leichter, einem bestehenden Kunden etwas zu verkaufen, als einen neuen Kunden zu gewinnen.

2. Setze nicht Lösungen um – löse Probleme!

„Es ist nicht ungewöhnlich, dass unser Team besessen davon ist, eine ganz bestimmte Lösung innerhalb eines Projekts umzusetzen“, erzählt Beyeler. Etwa weil der Kunde sich genau diese Lösung wünscht oder weil das Team verliebt ist in die Idee.

An diesem Punkt sei es wichtig, einen Schritt zurückzutreten – und nicht die Lösung zu betrachten, sondern das Problem. Das sei oft der einzige Weg, um zu verhindern, dass das Budget eines Projekts gesprengt werde.

Dabei könne man manchmal überraschende Erkenntnisse gewinnen: „Manchmal ist die Lösung, einfach nichts zu tun.“

3. Hilf den Kunden, Erfolg zu definieren!

Viele Kunden haben sehr genaue Vorstellungen davon, was sie haben wollen – doch oft gäbe es bessere Wege, ihr Problem zu lösen. Hier rät Beyeler Unternehmen zu Selbstbewusstsein: „Die meisten Kunden sprechen mit Ihnen, weil Sie gezeigt haben, dass Sie ihr Problem lösen können“, schreibt Beyeler. Und: „Sie haben das alles viel öfter getan als Ihre Kunden.“ Daher solle man sich von seinen Kunden nicht die Bedingungen für die Zusammenarbeit diktieren lassen.

Und wenn ein Kunde unrealistische Zeitpläne im Kopf hat oder wichtige Voraussetzungen für ein Projekt noch nicht erfüllt sind? Dann sind klare Worte gefragt.

4. Arbeite in Zeitblöcken!

„Die meisten Aufgaben dauern so lange, wie man es ihnen erlaubt“, diese Erkenntnis hat man bei „Growth Spark“ gewonnen – sicher durch viele Projekte, die auf den letzten Drücker fertig wurden. Daher empfiehlt Beyeler Firmen, die parallel mit vielen Aufträgen jonglieren müssen, für jedes Projekt feste Zeiträume zu blocken.

5. Wiederhole alles. Alles!

„Wiederholung ist eine Schlüsselzutat für Erfolg“ – davon ist Beyeler nach einem Jahr Fehlerdokumentation überzeugt. Sie allein stelle in der Kommunikation sicher, dass jeder im Team auf demselben Stand sei und die Erwartungen des Kunden wirklich erfüllt werden. Beyelers Tipp: die Erwartungen des Kunden wiederholen und den Plan wiederholen, wie das Unternehmen sie erfüllen will.

Das Prinzip der Wiederholung wenden die Mitarbeiter von „Growth Spark“ auch beim Personal an: Hier bedeutet es, Ersatz zu haben, wenn jemand Urlaub macht, krank ist oder das Team verlässt.

Und schließlich ist es auch wichtig, Prozesse immer und immer wieder zu wiederholen. Nur so kann ein Unternehmen zu verlässlichen Ergebnissen kommen und effizient arbeiten. Und vielleicht entsteht dadurch sogar eine Automatisierungsidee, wie Beyeler schreibt: „Je mehr sich deine Prozesse wiederholen, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie sich automatisieren lasen.“ Das macht sie noch effizienter und profitabler.

6. Habe einen Prozess – und wisse, dass er sich verändern wird!

Wie wichtig Prozesse für das Tagesgeschäft im Unternehmen sind, wurde dem Team bei „Growth Park“ durch die Fehlerdokumentation vor Augen geführt: „Du kannst nur die Verbesserung messen oder die Effizienz beurteilen, wenn du einen Maßstab hast.“

Wichtig jedoch: Ein Prozess ist nicht in Stein gemeißelt: Er kann sich weiterentwickeln. Neue Technologien, Ressourcen oder schlicht Erfahrungen können dazu führen, dass man unnötige Schritte weglässt oder Teile des Prozesses automatisiert. „Aber das funktioniert nur, wenn es einen Prozess gibt.“

7. Plane Puffer ein!

„Dinge dauern zwangsläufig länger als geplant. Verstehe das, nimm es an und plane Puffer ein.“ Auch wenn diese Erkenntnis Beyelers nicht neu ist, tappen viele Unternehmen doch immer wieder in diese Falle.

Und wenn wider Erwarten alles glatt läuft? Dann ist es gut, Zeit und Geld übrig zu haben – um dem Kunden mehr zu liefern als vereinbart und ihn noch zufriedener zu machen.

8. Halte Subunternehmer nicht für Angestellte!

„Es ist töricht zu erwarten, dass Subunternehmer dieselben Opfer bringen oder dieselben Leistungen bringen wie ein Angestellter“, schreibt Beyeler. Deshalb sei es entscheidend, klare Erwartungen an sie zu formulieren, beispielsweise wenn es um Fristen oder Kommunikation geht.

9. Mach weniger Marketing – aber besseres Marketing!

Bloggen, E-Mails, Events, Werbung und Sponsoring: Marketing bietet viele Möglichkeiten, das eigene Unternehmen bekannter zu machen – und dabei einen Haufen Geld zu verbrennen. „Auf dem Papier hört sich das alles toll an“, schreibt Beyeler, „aber so eine diffuse Strategie wird sehr wahrscheinlich eher mit mehreren kleinen Misserfolgen enden als mit einem oder zwei größeren Erfolgen.“

Sein Plan, um es 2016 besser zu machen: herausfinden, wie „Growth Spark“ seine Zielgruppe erreichen kann und die Marketingstrategie konsequent darauf ausrichten – mit begrenzter Zeit und begrenztem Geld.

10. Feiere deine Erfolge!

Zum Schluss hat Beyeler noch einen guten Rat: über all den Herausforderungen der Arbeit die Erfolge nicht vergessen. „Denken Sie darüber nach, wie viel in nur einem Jahr erreicht wurde, und nutzen Sie das als Antrieb für die weitere Arbeit.“

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