Management Wissensmanagement: 5 Schritte zum Erfolg

Nicht nur dicke Bücher zählen: Beim Wissensmanagement ermitteln Unternehmen ermitteln zunächst den Umfang ihres Wissens.

Nicht nur dicke Bücher zählen: Beim Wissensmanagement ermitteln Unternehmen ermitteln zunächst den Umfang ihres Wissens.© connel_design / Fotolia.com

Wissensmanagement heißt: notwendiges Wissen identifizieren, beschaffen, sammeln, im Unternehmen verteilen und natürlich anwenden. Wie das geht? In 5 einfachen Schritten.

Schritt 1: Ausgangslage analysieren

Machen Sie eine Bestandsaufnahme des Wissens, das in Ihrem Unternehmen vorhanden ist. Unternehmen kennen zwar (meist) ihre Kapitalbilanz, jedoch nur selten den Umfang des Wissens, über das sie verfügen. Eine umfassende Wissensinventur identifiziert Inhalte und Träger des betrieblichen Wissenskapitals und zeigt Ansatzpunkte auf, wie diese besser genutzt werden können.

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  • Um welches Wissen handelt es sich? Hierzu zählen insbesondere die Erfahrungen und Spezialkenntnisse der Mitarbeiter. Weitere interne Wissensquellen können zum Beispiel Verkäufer- und Kundendienstberichte, Protokolle von Teamsitzungen, Projektberichte oder interne Datenbanken sein.
  •  Wo ist dieses Wissen zu finden? Ein wichtiger Wissensort ist z. B. der Vertrieb, da er mit den zentrale Zielen des Betriebs unmittelbar verknüpft ist und viele Kundenbedürfnisse kennt. Zur Abbildung des Wissens werden häufig so genannte Wissenslandkarten verwendet, mit denen Unternehmen einen Überblick über ihre Wissensbestände erhalten: Wissen wird nach Schlüsselbegriffen systematisiert und wissensintensive Prozesse im Unternehmen identifiziert und erfasst, Lücken können identifiziert und ausgefüllt.

Schritt 2: Wissensziele bestimmen

Erfassen Sie die typischen Entscheidungs- und Innovationssituationen Ihres Unternehmens.

  • Welche unternehmerischen Ziele wollen Sie mittels Wissen erreichen (z.B. Kundennähe, Qualität, Marktführerschaft)?
  • Welches Wissen nutzen Sie dafür heute? Welches Wissen benötigen Sie in Zukunft zur Sicherung Ihrer Wettbewerbsfähigkeit?
  •  Welches Wissen besitzen Sie bereits?
  •  Wo sind Wissenslücken?
  •  Welches zusätzliche Wissen müssen Sie beschaffen?

Schritt 3: Wissen speichern

Sorgen Sie dafür, dass wichtiges Wissen systematisch gespeichert wird und leicht und schnell zugänglich ist. Hier hilft in aller Regel ein elektronisches Dokumenten-Management-System.

Grundsätzlich sollten alle Problemstellungen und erfolgreichen Lösungen schriftlich/elektronisch dokumentiert werden. Hierfür sollte es mit Schlüsselwörtern verknüpft werden, unter denen man es suchen und wieder finden kann. Allerdings sollte das Wissen, das gespeichert wird, wirklich wichtig sein und daher sorgfältig ausgewählt werden, damit keine „Datenfriedhöfe“ entstehen.

Außerdem sollten alle Mitarbeiter die Wissensbereiche, für die sie verantwortlich sind, auf dem neuesten Stand halten. Beispielsweise mittels so genannter Patenschaftsmodelle: Bestimmte Wissensgebiete bekommen feste Ansprechpartner, die für alle Fragen dieser Wissensgebiete zuständig sind.

Schritt 4: Wissen verteilen

Nachdem Sie wichtiges Wissen auf unterschiedliche Arten gesammelt und zusammengetragen haben, müssen Sie in der Folge sicherstellen, dass das vorhandene Wissen an diejenigen Stellen weitergeleitet wird, an denen es benötigt wird.

  • Wissens-Profil: Zu diesem Zweck sollte für alle Mitarbeiter ein Wissens-Profil festgelegt werden: Welches Wissen suchen und benötigen sie für ihre Arbeit?
  •  Expertengespräche: In Abständen sollten sich die Verantwortungsträger einzelner Bereiche zusammensetzen, um ihren Wissensstand auszutauschen.
  •  Mitarbeitergespräche: Während unterschiedlicher Meetings und Statusbesprechungen sollten die Mitarbeiter animiert werden, über die jeweiligen Wissenslücken und den ungelösten Fragen zu reden, damit Lösungen schneller gefunden werden können.
  •  Job-Rotation: Besonders qualifizierte Mitarbeiter können zur Weitergabe des eigenen Wissens an verschiedenen Arbeitsplätzen eingesetzt werden.
  •  Expertenverzeichnisse: Mitarbeiter mit einem bestimmten Know-how können in unternehmenseigenen „Gelben Seiten“ geführt werden.

Schritt 5: Wissen nutzen

Stellen Sie sicher, dass das Wissen, das mit großem Aufwand bereitgestellt wird und für den Unternehmenserfolg von entscheidender Bedeutung ist, auch tatsächlich im Alltag genutzt wird. Alle Maßnahmen des Wissensmanagements müssen die Mitarbeiter motivieren, vorhandenes und neues Wissen zu verwerten.

Entscheidend für das Wissensmanagement ist:

  • Sorgen Sie für einen denkbar einfachen Zugang zu den Wissensquellen.
  •  Schaffen Sie Gelegenheiten zum informellen Wissensaustausch.
  •  Technische Anwendungen (z. B. Intranet, Dokumenten-Management-System) müssen leicht zu handhaben sein.
  •  Sorgen Sie für eine Informationsaufbereitung, die den Wissensbedürfnissen der Mitarbeiter entspricht.
  •  Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter, Wissen weiterzugeben und zu nutzen.

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