Denn sofern pro Teilnehmer mehr als 110 Euro an Kosten für den Arbeitgeber entstehen, fällt auf den geldwerten Vorteil Lohnsteuer an. Hinzu kommt auch noch Umsatzsteuer. Nach dem Urteil vom Finanzgericht Münster handelt es sich um eine unentgeltliche Erbringung einer sonstigen Leistung für den privaten Bedarf der Belegschaft (Az. 5 K 3950/07 U). Die Umsatzsteuer kann nur entfallen, wenn betriebliche Gründe das Hauptmotiv für den Ausflug sind. Nach Ansicht der Richter dient er aber dem privaten Bedarf des Personals, weil hierbei normalerweise Kosten für die Freizeitgestaltung und Verpflegung anfallen.

Dabei gelten dieselben Regeln wie bei der Lohnsteuer. Liegt ein geldwerter Vorteil vor, gilt das automatisch auch für die Umsatzsteuer. Sponsert der Arbeitgeber einen Ausflug ins Grüne oder ins Gasthaus, kann sich die Stimmung unverhofft schnell eintrüben, wenn das Finanzamt von den teilnehmenden Mitarbeitern im Nachhinein Lohnsteuer fordert. Denn das gesellige Beisammensein bleibt nur unter bestimmten Voraussetzungen steuerfrei. So muss es sich um eine übliche Betriebsveranstaltung handeln und die Teilnahme allen Arbeitnehmern offen stehen. Sind beispielsweise nur einzelne Gehaltsgruppen eingeladen oder bestimmt sich die Reiseliste nach bestimmten Leistungskriterien, liegt insgesamt ein geldwerter Vorteil vor, der bei den Teilnehmern zu steuerpflichtigem Lohn führt.

Ist der Chef zu großzügig, ist dies ebenfalls schädlich. Denn die Betriebsfeier darf pro Teilnehmer brutto nur 110 Euro kosten. In diesen Betrag fließen neben dem Aufwand für Speisen und Getränke auch die Kosten für Fahrten mit Bus, Bahn oder Schiff, Darbietungen und Geschenke an die Mitarbeiter ein. Ergibt nun die Gesamtsumme, dividiert durch die Teilnehmeranzahl, einen höheren Betrag, liegt insgesamt Arbeitslohn vor. Das wird insbesondere dann leicht überschritten, wenn auch der Partner am Ausflug teilnimmt. Sein Kostenanteil wird dem Arbeitnehmer zugeschlagen. Da Lohnsteuerprüfer Betriebsfeiern und -ausflüge stets kritisch unter die Lupe nehmen, sollten Firmen immer eine zeitnahe Dokumentation von allen angefallenen Kosten und der Teilnehmeranzahl vornehmen. Denn im Nachhinein lässt sich das Unterschreiten von 110 Euro nur noch schwer beweisen.

Wird nun trotz Rechnung mit spitzem Bleistift die 110 Euro überschritten, gilt das dann auch noch als umsatzsteuerpflichtige Leistung. Die müssen zwar nicht die Arbeitnehmer bezahlen, für den Chef kann der Betriebsausflug dadurch aber im Nachhinein unverhofft so teuer werden, dass er im kommenden Jahr darauf verzichtet oder die Veranstaltung eine Nummer kleiner ausfällt.

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