Umsatzsteuernachschau Die kleine Schwester der Betriebsprüfung

Umsatzsteuerprüfer müssen nicht den Rechenschieber  bemühen: Bei der Umsatzsteuernachschau dürfen sie auch auf elektronische Daten zugreifen.

Umsatzsteuerprüfer müssen nicht den Rechenschieber bemühen: Bei der Umsatzsteuernachschau dürfen sie auch auf elektronische Daten zugreifen.© Avantgarde / Fotolia.com

Die Umsatzsteuernachschau ist ebenso tückisch wie die Betriebsprüfung. Was betroffene Unternehmer tun sollten, wenn der Steuerprüfer unangemeldet an der Tür klingelt.

Bereits seit 2002 müssen Unternehmer mit plötzlichen Hausbesuchen des Steuerprüfers rechnen: Die so genannte Umsatzsteuernachschau wurde eingeführt, um „Karussellgeschäfte“ zu unterbinden. Bei dieser Gaunerei fingieren Scheinfirmen Geschäfte untereinander. Der eine kassiert beim Finanzamt die Vorsteuer, der andere zahlt aber nicht die entsprechende Umsatzsteuer an den Staat.

Doch die Nachschau trifft nicht nur Karussellbetrüger. Für alle Unternehmer ist das Risiko gestiegen, nach der Prüfung zur Kasse gebeten zu werden: Seit 2012 dürfen die Finanzbeamten auch elektronische Daten in Augenschein nehmen und dazu im Computersystem der Firma herumfuhrwerken. „Die Gefahr von Zufallsfunden steigt immens“, sagt Josef Bühlmaier, Steuerberater bei Lehleiter + Partner in Neckarsulm.

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Tauchen etwa Hinweise auf, die für die Erhebung von Einkommen- oder Körperschaftsteuer von Belang sind, muss der Beamte nicht wegsehen. Und weil die Prüfer anders als bei einer Betriebsprüfung unangemeldet ­erscheinen dürfen, haben Firmenchefs keine ­Gelegenheit, Daten, die das Finanzamt im ­Zusammenhang mit der Nachschau eigentlich nichts angehen sollten, auf einer separaten Festplatte abzulegen.

Umsatzsteuernachschau darf elektronische Daten umfassen

Die Kontrolleure kommen in der Regel nicht ohne Grund. Gibt es Hinweise darauf, dass der Unternehmer seinen Umsatzsteuerpflichten nicht Genüge tut, ist es ihre Aufgabe, das zügig aufzuklären. Verdachtsmomente gibt es reichlich. Ein paar Beispiele: ein außergewöhnlich üppiger Vorsteuerüberschuss in der Umsatzsteuervoranmeldung – aber sind die Investitionen auch wirklich für die Firma? Oder ein Betrieb handelt mit Kunden im EU-Ausland. Die Lieferungen sind hierzulande steuerfrei, was aber voraussetzt, dass der ­Geschäftspartner in Belgien, Österreich oder Frankreich als Unternehmer registriert ist, eine gültige Identifikationsnummer hat – und die Ware auch wirklich über die Grenze geht. „Das muss der Firmenchef nachweisen“, sagt Josef Bühlmaier, „sonst haftet er für die fällige Umsatzsteuer.“

Dass sich die Prüfer auch auf den Festplatten der Unternehmer umtun dürfen, hängt mit den elektronischen Rechnungen zusammen. Deren Handhabung wurde 2011 gelockert: Die bislang übliche, komplizierte digitale Signatur ist nicht länger vorgeschrieben, die Rechnungen müssen nur noch einen unter Kaufleuten ohnehin üblichen Plausibilitätscheck bestehen – und schon kann der Unternehmer aus ihnen die Vorsteuer ziehen.

„Diese Neuregelungen bringen aber nicht nur Vorteile“, sagt Hans Jürgen Bathe vom Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller in Bonn. Denn als Gegenleistung für die Liberalisierung hat der Gesetzgeber die Umsatzsteuerprüfer ermächtigt, auch auf elektronische Daten zuzugreifen. Die Beamten können damit in intimen Sachverhalten stöbern, auch wenn die nicht unbedingt etwas mit der ursprünglich angefangenen Umsatzsteuernachschau zu tun haben. Warum wird eine Reise nach Thailand als Betriebsausgabe geführt, wenn der Firmenchef doch gar keine geschäftlichen Beziehungen in das Land hat? Der Beamte wird in diesem Fall mindestens eine Kontrollmitteilung zu seinen Akten nehmen, der dann einer seiner Kollegen später nachgehen kann.

Einspruch gegen die Umsatzsteuernachschau bringt nichts

Wird der Kontrolleur bei seiner eigentlichen Mission, der Umsatzsteuer, fündig, kann er sofort in eine Sonderprüfung einsteigen. Ohne jegliche Frist. Er muss dem Chef allerdings ­eine schriftliche Prüfungsanordnung vorlegen und erklären, was er sachlich und zeitlich untersuchen will. Weil nur sehr schwer einzuschätzen ist, wie sich so eine Prüfung entwickelt, sollte der Unternehmer nach dem Eintreffen des Beamten als Erstes seinen Steuerberater informieren und die gewünschten Unterlagen nur in dessen Beisein aushändigen.

Allerdings ist es wenig sinnvoll, sich der Umsatzsteuernachschau zu widersetzen. Zwar kann man Einspruch einlegen, und den wird der Beamte auch aufnehmen. Aber er wird sich dann fürs Erste nicht darum kümmern. „Die Zulässigkeit wird erst im Nachhinein geprüft“, sagt Martin Strahl, Steuerberater bei der Kölner Kanzlei Carlé, „mit ungewissem Ausgang.“

Ebenso wenig Punkte bringt es, dem Beamten den Zugang zu den Geschäftsräumen zu verweigern. Denn der kann damit kontern, dass er die vom Unternehmer angemeldeten Vorsteuer­beträge erst einmal auf Eis legt – bis alles geklärt ist, gibt es kein Geld. Man sollte also auch hier auf Blockadestrategien verzichten und den Prüfer eintreten lassen. Da er kein Durchsuchungsrecht hat, darf er sich ohnehin nur die Unterlagen ansehen, die ihm ausgehändigt werden. Deshalb ist die Maxime von Berater Strahl: „Immer nur das übergeben, wonach ­explizit gefragt worden ist.“

Verdachtsmomente für die Umsatzsteuernachschau

  • Korrektur: Die Umsatzsteueranmeldung wurde mehrmals berichtigt.
  • Abweichung: Die letztlich zu entrichtende Umsatzsteuer weicht stark von den Voranmeldungen ab.
  • Internetaktivitäten: Die Firma verkauft Waren über Plattformen wie Ebay.
  • Verdacht: Die letzte Betriebsprüfung zeigte Unregelmäßigkeiten.
  • Partnerschaften: Die Firma kooperiert häufig mit Subunternehmern oder mit Betrieben, die Familienmitgliedern gehören.
  • Vorabzahlungen: Das Unternehmen bekommt oft Anzahlungen für noch nicht erbrachte Leistungen.
  • Auslandsgeschäfte: Ein Großteil des Umsatzes wird mit steuerfreien ­Auslandsgeschäften erzielt.
  • Newcomer: Die Firma wurde gerade gegründet oder übernommen.
  • Investitionen: In der letzten Voranmeldung wurden hohe Vorsteuer­beträge aus Anschaffungen geltend gemacht.

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