Recht + Steuern Den Firmenwagen steuerlich absetzen – welche Regeln gibt es?

So ein schicker Audi ist nicht billig. Gut, dass man ihn als Firmenwagen steuerlich absetzen kann ...

So ein schicker Audi ist nicht billig. Gut, dass man ihn als Firmenwagen steuerlich absetzen kann ...© Audi

Einen Firmenwagen kann man steuerlich absetzen. Die wichtigsten Regeln, damit private und geschäftliche Ansprüche korrekt abgerechnet werden können.

Betriebliche Nutzung des Privatwagen absetzen

Für jeden gefahrenen Kilometer kann der Firmenchef 30 Cent in Rechnung stellen – vorausgesetzt, die Fahrt ist im Auftrag des Betriebs aufgenommen worden.

Alternativ zu diesem pauschalen Kilometersatz kann er auch die tatsächlichen Aufwendungen absetzen, wenn entsprechende Belege vorliegen.

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Firmenwagen absetzen, der auch privat genutzt wird

Zunächst einmal muss der Anteil der Privattouren ermittelt werden. Wird das Auto ausschließlich geschäftlich genutzt, sind sämtliche entstandenen Kosten Betriebsausgaben und damit auch steuerlich absetzbar.

Nutzt der Firmenchef oder ein Mitarbeiter das Kfz auch nach Geschäftsschluss, ist dieser Teil der privaten Nutzung, wie ein zusätzliches Einkommen zu versteuern. Hierfür gibt es zwei Methoden:

  • die Ein-Prozent-Pauschale oder
  • das Fahrtenbuch.

Die Ein-Prozent-Pauschale ist nur anwendbar, wenn das Auto mindestens zur Hälfte für Geschäftsfahrten verwendet wird. Dies muss auf Anfrage anhand von Eintragungen im Terminkalender oder von Reisekostenaufstellungen belegt werden.

In diesen Fällen wird dann monatlich ein Prozent des Bruttolistenpreises angesetzt. Teilweise ist zu diesem Betrag auch die Sonderausstattung inklusive Umsatzsteuer hinzuzurechnen – dies gilt zum Beispiel für Navigationsgeräte, die ab Werk eingbaut wurden. Nicht dazu gehören hingegen Autotelefone oder transportable Navigationsgeräte.

Wer einen Gebrauchten fährt, kann ebenfalls die Pauschalregelung anwenden – es gilt der Bruttolistenpreis zum Zeitpunkt der Erstzulassung.

Die Gerichte streiten sich jedoch noch darum, ob diese Methode auch bei Leasing-Fahrzeugen angewandt werden darf. So hat im letzten Jahr das Finanzgericht Köln sich dafür entschieden – der Bundesfinanzhof muss nun ein endgültiges Urteil fällen (Aktenzeichen VIII R 31/09).

Teilt sich der Chef den Firmenwagen mit einem Mitarbeiter, muss nach einem aktuellen Schreiben des Bundesfinanzministerium nicht jeder ein Prozent für private Fahrten ansetzen, sondern nur einen Teil davon (Aktenzeichen IV C 6 – S 2177/07/10004, Tz. 12 und Tz. 36).

Wesentlich aufwändiger ist das Führen eines Fahrtenbuchs.

In ihm müssen alle Aufwendungen durch Belege und das Verhältnis der privaten zu den geschäftlichen Fahrten durch Eintragungen nachgewiesen werden. Für Dienstfahrten sind mindestens folgende Angaben notwendig:

  • Datum und Kilometerzustand zu Beginn und am Ende der jeweiligen Tour,
  • Reiseziel und Route,
  • Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner.

Für private Fahrten genügen jeweils Kilometerangaben. Für den Weg zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genügt ein kurzer entsprechender Vermerk.

Bei der äußeren Form der Eintragungen gibt sich das Finanzamt pingelig: Das Fahrtenbuch muss in einer in sich geschlossenen Form vorliegen, so dass nachträgliche Eintragungen oder Änderungen ausgeschlossen werden können beziehungsweise als solche kenntlich gemacht werden müssen. Die Informationen müssen zeitnah – das heißt im Anschluss an die jeweiligen Fahrten – festgehalten werden. Wer erst später anhand von Terminübersichten oder losen Zetteln alle Daten komplettiert, macht sich strafbar.

Elektronische Fahrtenbücher werden ebenfalls anerkannt – allerdings nur, wenn sie die oben genannten Voraussetzungen erfüllen. Ein Tabellen-Kalkulationsprogramm wie etwa MS Excel erfüllt diese Anforderungen nicht.

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