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Arbeitnehmerdaten Was Sie von Ihren Mitarbeitern wissen dürfen – und was nicht

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Alles im Blick: Digitale Technik ermöglicht das Sammeln von Arbeitnehmerdaten - doch nicht alles ist erlaubt.

Alles im Blick: Digitale Technik ermöglicht das Sammeln von Arbeitnehmerdaten - doch nicht alles ist erlaubt.© inkje / photocase.de

Jede E-Mail, jede Zeiterfassung und jede Dienstwagenfahrt produziert heute Daten. Nicht alle dürfen Chefs nutzen. Was Sie beim Sammeln von Arbeitnehmerdaten beachten müssen.

Wer Datenschutz hört, denkt meist zuerst an Facebook, Google und andere neugierige Konzerne. Doch Datenkraken gibt es nicht nur im Internet, sondern auch am Arbeitsplatz. Und je digitaler die Arbeitswelt, desto mehr Arbeitnehmer betrifft das Thema Datenschutz im Job direkt – und desto komplizierter wird es.

Dabei ist die Rechtslage im Grunde simpel: Was der Chef nicht unbedingt wissen muss, darf er auch nicht wissen. „Informationelle Selbstbestimmung ist ein Grundrecht, das man an der Bürotür nicht abgibt“, sagt Norbert Geyer, Fachanwalt für IT-Recht und Experte für Datenschutz. „Der Arbeitgeber darf Daten daher nur erheben, wenn es für die Arbeit des Mitarbeiters und für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist.“

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Erlaubt ist nur, was wirklich notwendig ist

Konkret bedeutet das: Manche Informationen muss der Arbeitgeber einfach haben – Name, Anschrift und Geburtstag zum Beispiel. Ansonsten kann er keine vernünftige Gehaltsabrechnung erstellen. Was darüber hinausgeht, bleibt aber Privatsache. Hier geht das Schutzrecht sogar so weit, dass Arbeitgeber bestimmte Dinge nicht einmal fragen dürfen. So ist es zum Beispiel bei der Frage nach einer Schwangerschaft, wie der Deutsche Gewerkschaftsbund (DGB) erläutert.

Ein weiteres Beispiel: Bei einem Lkw-Fahrer darf der Arbeitgeber per GPS kontrollieren, ob er sich an die Pausenzeiten hält. Denn die sind gesetzlich vorgeschrieben. Er darf dabei aber nicht ohne weiteres erfassen, wo der Fahrer mit seinem Lastwagen gerade ist, erklärt Norbert Geyer. Denn das zu wissen, ist für einen Logistiker zwar praktisch, aber nicht unbedingt notwendig.

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Natürlich sammeln viele Arbeitgeber solche Daten aber doch. Das ist auch völlig legitim – solange es passende Betriebsvereinbarungen gibt oder der Arbeitnehmer zustimmt. Oft unterschreiben Angestellte deshalb mit dem Arbeitsvertrag entsprechende Einwilligungen. Die Dokumente müssen aber klar getrennt sein. „Der Mitarbeiter muss das Gefühl haben, dass er in seiner Entscheidung zur Einwilligung frei ist und eine Verweigerung der Einwilligung das Arbeitsverhältnis nicht gefährdet“, erklärt Geyer.

Überwachung ist oft nicht rechtens

Manche Daten darf der Arbeitgeber auch sammeln, weil es sich indirekt aus dem Arbeitsvertrag ergibt. Verbietet er zum Beispiel privates Surfen am Arbeits-PC, muss er im Grunde auch kontrollieren, ob sich die Beschäftigten daran halten: „Ansonsten kann es sein, dass diese arbeitsvertragliche Regelung durch betriebliche Übung geändert wird“, sagt Geyer. Dabei sei aber nicht jedes Überwachungsmittel rechtens: Hier müsse immer abgewogen zwischen den Rechten des Arbeitgebers und dem Recht auf informationelle Selbstbestimmung.

Streit um Daten entbrennt im Job meistens, wenn es um digitale Kommunikation geht. Mit zunehmender Digitalisierung steigt auch die Zahl potenzieller Konfliktherde. „Unser hochflexibles, vernetztes Arbeiten ist einerseits ja sehr praktisch und fortschrittlich“, sagt Peter Wedde, Professor für Arbeitsrecht an der Frankfurt University of Applied Sciences. „Andererseits generiere ich bei jedem Knopfdruck Informationen.“

Direkt lesen darf der Arbeitgeber die vielleicht nicht, anonym auswerten aber schon. „Es ist möglich, diese anonymisierten Daten als allgemeinen Maßstab zu verwenden und dann zum Beispiel zu analysieren, welche Teams sehr effizient arbeiten und wer wie gut vernetzt ist“, sagt Peter Wedde. Das mag noch harmlos klingen. Aber natürlich wäre so ein System auch in der Lage, zu identifizieren, welche Teams besonders gut sind – und welche entbehrlich.

Anonyme Datenauswertungen sind möglich

Die Systeme für diese Form der Datenauswertung existieren längst, sagt Wedde, zum Beispiel in Software wie Microsoft Office. „Die Technik ist schon so weit, die Arbeitgeber wissen aber selbst oft nicht, was sie da für Daten haben.“ Wedde geht aber davon aus, dass die Analyse dieser Daten in Zukunft ein gutes neues Geschäftsmodell für Unternehmensberatungen ist.

Ein Gesetz gegen diese Form der Datensammelei gibt es nicht, so der Experte – auch nicht mit der EU-Datenschutzverordnung und dem dazugehörigen neuen Bundesdatenschutzgesetz, das Ende Mai 2018 in Kraft tritt. Zumindest teilweise wird die Position des Arbeitnehmers damit aber gestärkt: So hat er zum Beispiel mehr Auskunftsrechte und der Arbeitgeber mehr Informationspflichten, wenn es um das Sammeln und Verarbeiten von Daten geht.

Viele andere Fragen rund um die Digitalisierung bleiben auch im neuen Gesetz aber offen: Darf ein Arbeitgeber zum Beispiel Bewegungsprofile seiner Angestellten erstellen? Darf er biometrische Daten wie Fingerabdrücke speichern, wenn sie zum Beispiel zur Autorisierung genutzt werden? Und was gehen ihn Inhalte sozialer Netzwerke an?

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