Arbeitszeugnis erstellen So wird das Arbeitszeugnis rechtssicher

Bitte recht freundlich! Wenn Sie ein Arbeitszeugnis erstellen, dürfen die Bewertungen nicht zu schlecht ausfallen. Arbeitnehmer ziehen dann gerne vor Gericht - oft mit Erfolg.

Bitte recht freundlich! Wenn Sie ein Arbeitszeugnis erstellen, dürfen die Bewertungen nicht zu schlecht ausfallen. Arbeitnehmer ziehen dann gerne vor Gericht - oft mit Erfolg.© a_sto / photocase.de

Trennen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Bösen, kann das Arbeitszeugnis zum Streitfall werden. Wie Sie ein rechtssicheres Arbeitszeugnis erstellen, was drinstehen muss - und was nicht.

Kaum ein Thema bietet mehr Streitpunkte im Arbeitsrecht das Arbeitszeugnis. Das Statistische Bundesamt verzeichnete 2006 mehr als 30.000 Zeugnisklagen – in einem Jahr! Schreiben Arbeitgeber unwissend drauflos, verfassen sie sehr wahrscheinlich ein nicht rechtssicheres Dokument. Wer also auf Nummer sicher gehen will, sollte sich stets über die aktuelle Rechtsprechung informieren. Hinzu kommt: Ein schlampig aufgesetztes Arbeitszeugnis wirft kein gutes Licht auf das Unternehmen, das es ausstellt. impulse zeigt, wie das Arbeitszeugnis rechtssicher wird.

Wer hat Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?

Jeder, der länger als sechs Wochen in einem Unternehmen beschäftigt war, hat Anspruch auf eine qualifizierte Beurteilung. Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis beschreibt und bewertet auf meist ein bis zwei Seiten die Leistung und das Arbeitsverhalten des Arbeitnehmers. Ein einfaches Arbeitszeugnis hingegen enthält nur die Dauer und Art der Tätigkeit des Mitarbeiters und wird in der Regel bei einer Beschäftigungsdauer von unter sechs Wochen ausgestellt.

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Während auch geringfügig Beschäftigte Anspruch auf ein Arbeitszeugnis haben, müssen Selbstständige und freie Mitarbeiter übrigens kein Zeugnis bekommen.

Binnen welcher Frist muss der Arbeitgeber das Zeugnis ausstellen?

Grundsätzlich haben Arbeitnehmer erst einen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis, nachdem sie ihre Tätigkeit in der Firma beendet haben. Allerdings können Mitarbeiter in der Zeit zwischen Kündigung und des letzten Arbeitstags ein vorläufiges Arbeitszeugnis einfordern. Das ersetzt allerdings nicht das Abschlusszeugnis zum Firmenaustritt.

Chefs sind grundsätzlich nicht an eine Frist gebunden, wenn sie das Zeugnis ausstellen. Der Arbeitnehmer hingegen kann seine Frist verpassen, ein Arbeitszeugnis einzufordern: Verlangt er innerhalb von drei Jahren nach dem Jobwechsel kein Arbeitszeugnis, hat er auch keinen Anspruch mehr darauf. In Tarifverträgen können kürzere Fristen festgelegt sein, das gilt beispielsweise für den öffentlichen Dienst und das Baugewerbe.

Das Arbeitszeugnis muss auf den letzten Tag des Mitarbeiters in der Firma datiert werden, nur so ist es juristisch korrekt. Gängig sind aber auch ein bis zwei Wochen nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Achtung: Ein früheres oder späteres Ausstellungsdatum kann der neue Arbeitgeber als ein problematisches Verhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer interpretieren. Auch hier könnten Arbeitnehmer klagen. Fordern diese ihr Zeugnis allerdings erst Tage oder Wochen nach dem Jobwechsel an, besteht kein Anspruch auf eine Rückdatierung.

Was muss im Arbeitszeugnis stehen?

Über den Inhalt von Arbeitszeugnissen entscheiden jedes Jahr aufs Neue Richter bis ins Detail. So legt etwa ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts (BAG) fest, dass Arbeit­nehmer nicht ohne Begründung ein „Gut“ ­verlangen können – auch wenn in der Branche ansonsten meist gute und sehr gute Noten vergeben werden (Az.: 9 AZR 584/13). Außerdem geben die Richter vor: Eine einjährige Elternzeit bei sechseinhalb Jahren dauernder Beschäftigung dürfen Unternehmer im Zeugnis vermerken (Landesarbeitsgericht Köln, Az.: 4 Sa 114/12) – Fehltage aber nur dann, wenn sie mindestens die Hälfte der Beschäftigungs­dauer ausmachen (Landesarbeitsgericht Sachsen, Az.: 5 Sa 996/95).

In ein Arbeitszeugnis gehören unbedingt Angaben zu Aufgaben und Leistungen des Arbeitnehmers sowie Bewertungen, wie engagiert er arbeitet oder welche Fachkenntnisse er besitzt. Auch branchenspezifische Details sollten Sie erwähnen. Unternehmer aus der Handelsbranche können etwa auf das Verkaufstalent ihrer Mitarbeiter eingehen sowie auf deren Umgang mit Kunden und Stress. IT-Chefs hingegen können bei Entwicklern die Fähigkeit bewerten, Probleme zu analysieren und zu lösen – und genau beschreiben, mit welchen Systemen der Mitarbeiter zu tun ­hatte.

Welche Formulierungen sollten Arbeitgeber im Zeugnis verwenden?

Noten
Grundsätzlich gilt: Je mehr Adjektive, Verstärkungen und Super­lative die Sätze zu Verhalten und Leistung enthalten, desto besser die Note, die sich aus dem Zeugnis ergibt. „Herr Müller erledigte die ihm übertragenen Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit“ entspricht einer 1, „stets zu unserer vollen Zufriedenheit“ einer 2, „zu unserer vollen Zufriedenheit“ oder „stets zu unserer Zufriedenheit“ einer 3. Schlechtere Beurteilungen, also „zu unserer Zufriedenheit“ (Note 4) oder „insgesamt zu unserer Zufriedenheit“ dürfen Arbeitgeber notieren, allerdings liegt die Beweislast dann bei ihnen, wenn ein Arbeitnehmer dagegen klagt.

Sozialverhalten
„Sein Verhalten gegenüber ­Vorgesetzten, Mitarbeitern und Kunden war stets vorbildlich“ – bei Aufzählungen hat sich eine bestimmte Reihenfolge eingebürgert. Weicht diese ab, erkennen Personaler darin meist eine Abwertung. Steht etwa „Kunden, Mitarbeitern und Vorgesetzten“, bedeutet das: Hier ist jemand serviceorientiert und teamfähig, hat mit Anweisungen von oben aber Probleme. Fehlen die „Mitarbeiter“, beschreibt die sprechende Lücke mangelnde Teamfähigkeit. Wird auf die „Vorgesetzten“ verzichtet, weist die Leerstelle auf ein Autoritätsproblem hin.

Eindeutig negative Beurteilungen laufen dem Anspruch von Arbeitnehmern zuwider, ein „wohl­wollend“ formuliertes Zeugnis zu erhalten. Kritik muss also verkleidet werden, dazu gibt es Code-Phrasen. Steht im Zeugnis etwa: „Herr Müller arbeitete mit größter Genauigkeit“, heißt das übersetzt, er war ein Erbsenzähler. Hebt ein Zeugnis die „Geselligkeit“ hervor, lesen die Personaler darin „Trunksucht“. „Einfühlungsvermögen“ übersetzen sie mit „Flirtbereitschaft“.

Ebenfalls falsch-positiv: die Betonung von Selbstverständlichkeiten, etwa dass die Sekretärin souverän am Telefon war. Das bedeutet so viel wie: „Mehr als Erwartbares hat sie nicht geleistet.“ Wünscht ein Arbeitgeber in der Schlussformel „alles Gute und Gesundheit“, lässt das auf einige Krankheitstage schließen.

Schlusssatz
Laut Bundesarbeitsgericht (Urteil vom 11.12.2012, Az.: 9 AZR 227/11) muss ein Zeugnis nicht mit Bedauern, Dank und Zukunftswünschen abschließen – gerade deshalb ist die Aussagekraft des Schlussabsatzes am höchsten. 95 Prozent aller Zeugnisse weisen ihn auf, es ist also eine deutliche Abwertung, wenn ein Arbeitgeber darauf ­verzichtet. Beim Formulieren der Schlussformel greift wieder der „Je mehr, desto besser“-Modus.

  • Note 1: „Wir bedauern es außerordentlich, diesen äußerst fähigen und erfolgreichen Mitarbeiter zu verlieren, und danken ihm für die stets sehr gute Mitarbeit“.
  • Note 2: „Wir bedauern es sehr, diesen Mitarbeiter zu verlieren, und danken ihm für die stets gute Mitarbeit“.
  • Note 3: „Wir bedauern es, diesen Mitarbeiter zu verlieren, und danken ihm für die gute Mitarbeit“.

Wer Mitarbeiter mit Extra-Lob verabschieden möchte, sollte sich individuell formulierte, positive Ergänzungen als letzten Satz überlegen – das wertet jedes Zeugnis auf.

Welche äußere Form muss das Zeugnis haben?

Auch hier gibt es einiges zu beachten. Das Arbeitszeugnis muss in gedruckter Form vorliegen und verschickt werden, eine E-Mail beispielsweise reicht nicht aus. Nicht erlaubt sind handschriftlich verfasste Arbeitszeugnisse oder Durchstreichungen. Das Papier darf nicht fleckig sein, auch neutrales Papier ist nicht erlaubt: Ohne Briefkopf des Unternehmens ist das Arbeitszeugnis ungültig (BAG, Az.: 5 AZR 182/92). Eine Unterschrift gehört zwingend unter das Zeugnis. Dabei gilt: Arbeitszeugnisse müssen nicht vom Chef persönlich unterzeichnet werden. Es genügt die Unterschrift eines Vertreters des Arbeitgebers, der dem Unternehmen angehört. Allerdings müsse im Zeugnis deutlich werden, dass dieser Vertreter dem Arbeitnehmer gegenüber weisungsbefugt war (Az.: 9 AZR 392/00).

Apropos Unterschrift: Eine Arbeitnehmerin verklagte ihren Chef, da er ihrer Meinung nach anders unterschrieben habe als sonst, nämlich „krakelig“. Das Gericht gab ihr Recht: Ein Arbeitszeugnis müsse so unterschrieben werden wie jedes andere Dokument im Geschäftsverkehr. Auch der vermeintliche Schlüsselbeinbruch des Chefs dürfe darauf keinen Einfluss nehmen (Landesarbeitsgericht Hamm, Az.: 4 Ta 118/16).

Immer wieder landen Winzigkeiten vor Gericht: So entschieden Kieler Richter, dass Unternehmer im Arbeitszeugnis kein trauriges Smiley neben ihre Unterschrift malen dürfen – der versteckten negativen Botschaft wegen. Der Arbeitnehmer kann sogar Anspruch auf ein lachendes Emoticon haben: dann nämlich, wenn der Arbeitgeber es auch in anderen Schreiben neben seine Unterschrift setzt (Arbeitsgericht Kiel, Az.: 5 Ca 80b/13).

Hat der Arbeitnehmer Anrecht auf eine gute Beurteilung?

Grundsätzlich gilt: Die Note 3 („zur vollen Zufriedenheit“) steht Beschäftigten zu. Verlangt ein Mitarbeiter eine bessere Beurteilung, liegt die Beweispflicht bei ihm. Will der Arbeitgeber eine schlechtere Note vergeben, ist er es, der Belege liefern muss (BAG, Az.: 9 AZR 584/13). Was im Zeugnis steht, muss wahr sein – darf zugleich aber das Fortkommen des Arbeitnehmers nicht behindern. Immer mehr Beschäftigte fordern ihre Rechte ein – ­etwa 94 Prozent aller Verfahren vor Arbeits­gerichten werden von Arbeitnehmern und ­Gewerkschaften begonnen. Die Folge: Die Durchschnitt der Bewertung verschiebt sich nach oben. So tragen laut einer Studie der Uni Erlangen-Nürnberg inzwischen mehr als vier von fünf Zeugnissen mindestens die Note 2.

Bevor Sie sich zu einer schlechten Bewertung hinreißen lassen, führen Sie sich vor Augen: 90 Prozent der Zeugnisstreitigkeiten vor Gericht enden mit einem Vergleich – und beinahe alle enthalten eine Regelung, wonach der Arbeitnehmer sein Zeugnis selbst formuliert oder der Arbeitgeber mindestens die Note ‚gut‘ einfügen muss sowie eine positive Schlussformel. Anwälte raten deshalb oft dazu, selbst bei schwierigen Arbeitsverhältnissen kein schlechtes Zeugnis auszustellen, sondern den Wünschen der Angestellten nachzukommen.

Welche Hilfen dürfen Arbeitgeber verwenden?

Laut einer aktuellen Studie der Ernst-Abbe-Hochschule Jena nutzen vier von zehn Unternehmern Zeugnis-Software, ein Viertel Musterformulierungen aus dem Internet – und gut ­jeder Vierte eigene Textbausteine. Hilfsmittel sind also durchaus salonfähig – und schützen Sie vor allem vor Fehlern.

Damit ein Arbeitszeugnis vollständig ist, hilft es, wenn Unternehmer alle Punkte von Musterzeugnissen abarbeiten und Aspekte nur dann weglassen, wenn sie wirklich ein negatives ­Signal setzen wollen. Da eine Lücke einer Abwertung entspricht, sollten Chefs diese belegen können, etwa durch Abmahnungen – für den Fall, dass es zum Rechtsstreit kommt.

Wer zweifelt, ob sein Entwurf alle Vorgaben erfüllt, kann sich leicht Hilfe holen: Dienst­leister überarbeiten oder erstellen Arbeits­zeugnisse innerhalb von wenigen Tagen. Über ­arbeitszeugnis.de etwa gibt es den Service ab 80 Euro, über arbeitszeugnisse.de ab 129 Euro. Zieht man einen Fachanwalt zurate – leicht zu finden über den Verband deutscher Arbeitsrechtsanwälte –, kann das pro Stunde etwa 250 Euro kosten. Investitionen, die sich auszahlen können. Theoretisch kann ein neuer Arbeitgeber darauf klagen, wenn ein Zeugnis nachweislich unwahr ist. Das Gleiche gilt für Mitarbeiter – wenn sie belegen können, dass ein zu spät ausgestelltes oder falsches Zeugnis sie einen Job gekostet hat (Hessisches Landesarbeits­gericht, Az.: 13 Sa 1267/08).

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