Bareinnahmen dokumentieren: Wie Sie nachweisen, dass die Kasse stimmt

Wo finden sich gesetzliche Regelungen zur Dokumentation von Bareinnahmen? Anfang 2015 sind die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) in Kraft getreten. Der Fiskus argumentiert, dass damit keine „materielle Änderung“ einhergehe – es seien lediglich Vorgaben aus drei einzelnen Regelwerken in einer einzigen Vorschrift zusammengeführt worden. Einige Experten haben da ihre Zweifel: „Das zeigt sich schon daran, dass die GoBD mit 37 Seiten deutlich länger sind als die drei vorherigen Regel­werke zusammen“, sagt der Frankfurter Steuerstrafrechtler Thorsten Franke-Roericht. Eine Verschärfung ergibt sich vor allem aus dem Zusammenspiel mit einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF), demzufolge alte Registrierkassen, die nicht sofort jeden Umsatz speichern und deshalb manipulationsanfällig sind, nur noch bis Ende 2016 ein­gesetzt werden dürfen. Wer ist von der Einzelaufzeichnungspflicht befreit? Durch das Ende der Registrierkassen greift eine wichtige Erleichterung der GoBD nur noch in seltenen Fällen. Diese Ausnahmeregel besagt, dass Unternehmen jede einzelne Einnahme nur dann aufzeichnen müssen, sofern es für sie „zumutbar“ ist. Bei modernen Kassen ist dies nach allgemeiner Auffassung der Fall. Keiner „Einzelaufzeichnungspflicht“ unterliegen damit nur noch Unternehmer mit „offener Ladenkasse“ – also etwa einer Schublade oder Geldkassette. Diese manuelle Aufbewahrungsmöglichkeit soll laut dem aktuellen Entwurf für ein Kassengesetz erlaubt bleiben; der Berliner Koalitionspartner SPD lehnt dies allerdings ab und fordert eine Pflicht zu Registrier- oder PC-Kassen. Was ist beim Kassenbuch zu beachten? Bei offenen Kassen sind Betriebsprüfer besonders misstrauisch. Weist das Kassenbuch etwa ein „einheitliches Schriftbild“ auf, argwöhnen sie, dass nicht täglich die echten, sondern nachträglich erfundene Zahlen notiert wurden. Unternehmer sollten Bar­einnahmen, -ausgaben sowie Privateinlagen und -entnahmen deshalb täglich im Kassenbuch notieren und Belege aufbewahren. Kassenberichte in Form von Tabellenkalkulationsprogrammen wie Excel akzeptieren Betriebsprüfer nicht. „Die Daten können jederzeit verändert, sprich verfälscht, werden“, warnt Franke-Roericht. Was ist bei Computer- oder Registrierkassen zu beachten? Bei Computer- oder Registrierkassen müssen Daten zu den Bareinnahmen laut GoBD für zehn Jahre digital gespeichert und „in maschinell auswertbarer Form“ vorgelegt werden. Dies machen die Systeme zwar automatisch – aber damit sind Unternehmer nicht automatisch aus dem Schneider. Betriebs­prüfer verlangen zumeist ­zahl­reiche weitere Unterlagen. Angefordert werden in vielen Fällen beispielsweise die „Stammdaten der Grundprogrammierung“ und Änderungsprotokolle – für den Fall, dass die Kasse umprogrammiert wurde. Steuer­berater können Checklisten für verschiedene Kassensysteme besorgen, die detailliert auflisten, welche Informationen in welcher Form und für welchen Zeitraum aufzubewahren sind.