Bring Your Own Device Privathandy im Job? Das kann rechtliche Probleme geben

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Bring Your Own Device (BYOD) birgt Risiken für Unternehmer.

Bring Your Own Device (BYOD) birgt Risiken für Unternehmer.© neirfy / Fotolia.com

"Bring Your Own Device", so nennt man es, wenn Mitarbeiter im Job private Handys oder Computer nutzen. Warum das für Unternehmen riskant sein kann - und was Sie vorher klären sollten.

Immer mehr Mitarbeiter wollen ihre eigenen Smartphones, Tablets und Laptops auch für den Job nutzen. „Bring Your Own Device“ heißt der Trend. Doch wer seinen Mitarbeitern allzu sorglos die Nutzung ihrer privaten Handys oder Computer für den Job erlaubt, geht teils hohe Risiken ein – bei Datensicherheit, Arbeitsrecht und Steuern. Diese sechs Punkte sollten Chefs mit ihren Mitarbeitern klären.

Datenschutz

Jeder Unternehmer trägt nach dem Bundesdatenschutzgesetz die volle Verantwortung für personenbezogene Daten, die in seiner Firma kursieren. Insbesondere muss er sicherstellen, dass diese Daten nicht in fremde Hände geraten – was schnell passieren kann, wenn Mitarbeiter ihre eigenen Geräte nutzen.

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Um sich abzusichern, sollte jeder Mitarbeiter unterschreiben, dass er keine sensiblen Daten weitergibt. Empfehlenswert ist auch die Verpflichtung, den Chef umgehend zu benachrichtigen, falls ein privates Gerät verloren geht. All das lässt sich per Betriebsvereinbarung, Sicherheitsrichtlinie oder schriftlicher Einwilligung klären.

Datensicherheit

Unternehmer sollten ihre Mitarbeiter auch dazu verpflichten, ihr Gerät durch ein Passwort zu sichern – und zuzusichern, dass nur sie es benutzen. Das ist zwar eine erhebliche Einschränkung ihres Privateigentums, aber nur so können Chefs sich absichern.

Alternative: Die Mitarbeiter nutzen die Bring-Your-Own-Device-Angebote nicht.

Arbeitszeit

Viele Arbeitsschutzvorschriften sind mit Bring-Your-Own-Device schwer vereinbar. Stundenzettel und Stempelkarten sind obsolet, wenn Mitarbeiter durchgängig vom Privatgerät aus arbeiten. Vor allem in Gewerben wie dem Bau, in dem Arbeitszeit und Lohn strikt kontrolliert werden, sollten Unternehmer vorsichtig sein. Die elfstündige Ruhezeit für Arbeitnehmer etwa könnte unterbrochen werden, wenn sie zwischendurch über längere Zeit per Smartphone Jobs erledigen. Hier empfehlen sich Verabredungen über die Erreichbarkeit, die Arbeits- und die Freizeit.

Kosten und Steuern

Unternehmen können sich an den Mobilfunkkosten der Mitarbeiter beteiligen, wenn deren Handy auch dem Betrieb zugute kommt. Damit das Finanzamt solche Zuschüsse als Auslagenersatz anerkennt und steuer- und sozialversicherungsfrei hält, ist der Nachweis notwendig, wie hoch die tatsächlichen Kosten waren. Eine Kopie der Telefonrechnung jedes Mitarbeiters gehört also in die Lohnakten. Wer Pauschalen bezahlen will, sollte beispielhaft Rechnungen für drei Monate aufbewahren.

Wie viel Unternehmen von den Kosten genau erstatten dürfen, ohne dass die Behörden eine verdeckte Lohnzahlung unterstellen, ist rechtlich nicht geklärt. Einige Juristen sagen, dass sogar eine Komplettübernahme möglich sei. Wer auf Nummer sicher gehen will, sollte seinen Steuerberater fragen oder sich sein konkretes Vorhaben vom Finanzamt absegnen lassen, mithilfe einer sogenannten Anrufungsauskunft.

Haftung

Ein Kostenrisiko besteht: Der Unternehmer haftet, wenn ein privates Gerät während der betrieblichen Nutzung Kaputt oder verloren geht – es sei denn, der Preis des Handys oder Computers ist im Auslagenersatz bereits enthalten.

Lizenzcheck

Nutzen Mitarbeiter eigene Geräte für die Arbeit, sollten sie dies nur mit Programmen und Apps tun, die der Arbeitgeber bezahlt hat. Viele Softwarehersteller unterscheiden zwischen Lizenzen für Unternehmen und private Nutzer, zum Beispiel Microsoft Office. Wer nicht darauf achtet, begeht womöglich Rechtsverstöße. Das kann teuer werden.

 

impulse-Magazin Oktober 2015Mehr über Bring Your Own Device in Unternehmen lesen Sie in der impulse-Ausgabe 10/15. Sie können die Ausgabe als Einzelheft oder als ePaper kaufen. Übrigens: Mitglieder im impulse-Netzwerk erhalten die neueste impulse-Ausgabe jeden Monat nach Hause geliefert.

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