Pflichtangaben bei Rechnungen Das muss auf der Rechnung stehen

Der Gesetzgeber hat penibel festgelegt, welche Daten und Informationen auf eine Rechnung gehören. Unternehmer, die sich nicht daran halten, riskieren, dass ihnen der Vorsteuerabzug verwehrt wird.

Vollständig und richtig müssen sie sein: die Angaben auf dem verschickten Rechnungsschreiben. Allerdings steht der Empfänger steht in der Pflicht, zu prüfen, ob alles korrekt ist. Dabei geht es nicht nur darum, ob das gelieferte Produkt oder der geleistete Service richtig dargestellt wurden. Auch die Angaben zum Auftragnehmer und -geber müssen stimmen.

Pflichtangaben bei Rechnungen

Die folgenden Pflichtangaben sind auf Rechnungen zu leisten:

Anzeige
  • vollständiger Name und die vollständige Firmierung (also zum Beispiel GmbH & Co. KG) sowie die korrekte Anschrift des leistenden Unternehmers.
  • vollständiger Name und vollständige Firmierung des Kunden. Achtung: Die Angabe „c/o“ genügt nicht, wenn ein Dritter und nicht der Auftraggeber die Rechnung in Empfang nimmt.
  • die Steuernummer beziehungsweise die Umsatzsteueridentifikationsnummer (Ust-IdNr.) des Rechnungstellers.
  • das Ausstellungsdatum der Rechnung.
  • eine fortlaufende Rechnungsnummer, anhand derer jedes Schreiben einwandfrei identifiziert werden kann; eine Kombination aus Ziffern und Buchstaben ist erlaubt, ebenso die Bildung separater Rechnungskreise für zum Beispiel zeitlich oder geografisch unterschiedliche Lieferungen.
  • die Menge der gelieferten Gegenstände oder der Umfang der erbrachten Leistung inklusive der handelsüblichen Bezeichnungen der Waren/Services.
  • der Zeitpunkt der Lieferung beziehungsweise Leistung.
  • die Rechnungssumme und der jeweils darauf entfallende Steuerbetrag – getrennt nach verschiedenen Steuersätzen beziehungsweise mit einem separaten Hinweis auf eine steuerbefreite Leistung.
  • die Endsumme.
  • Rechnungsbeträge, die unterschiedlichen beziehungsweise keinen Steuersätzen unterliegen, müssen jeweils getrennt aufgeführt werden.
  • Vorab vereinbarte Rabatte, Skonti oder Boni sind extra auszuweisen.
  • Hat der Kunde Steuerschulden, müssen diese ebenfalls vermerkt werden.
  • Stellt der Leistungsempfänger die Rechnung selbst aus (= Abrechnung per Gutschrift), muss die Rechnung seit dem 30. Juni 2013 die Angabe “Gutschrift“ enthalten.

Unternehmen, die in andere EU-Staaten liefern, müssen noch weitere Angaben machen. So müssen sie zum Beispiel auch die Umsatzsteueridentifikationsnummer ihres ausländischen Geschäftskunden auf den Rechnungen vermerken. Und wer Elektro- oder Elektronikgeräte vertreibt, muss zudem die erforderliche Registrierungsnummer nennen.

Kleinbetragsrechnungen unter 150 Euro

Für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 150 Euro inklusive Umsatzsteuer nicht übersteigt, gelten jedoch vereinfachte Vorschriften: Hier können Firmenchefs zum Beispiel auf die fortlaufende Nummerierung verzichten und dürfen das Entgelt und den Steuerbetrag in einer Summe ausweisen, so lange sie den Steuersatz nennen.

Aufbewahrungspflicht für Rechnungen

Übrigens: Unternehmer müssen eine Kopie der verschickten Rechnungen beziehungsweise von Lieferanten erhaltenen Originalrechnungen zehn Jahre lang aufbewahren.

Hinterlassen Sie einen Kommentar

(Kommentare werden von der Redaktion montags bis freitags von 10 bis 18 Uhr freigeschaltet)

Bitte beantworten Sie die Sicherheitsabfrage (Anti-Spam-Schutz): * Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.