Sommerzeit ist Ausflugzeit: In vielen Firmen finden Betriebsausflüge oder Betriebsfeste statt. Firmenchefs stellen sich dabei vor allem steuerliche Fragen: Müssen die Zuwendungen an die Mitarbeiter versteuert werden? Wie lange darf ein Betriebsausflug dauern? Diese Zweifelsfälle sollten geklärt werden, damit es bei der Prüfung durch das Finanzamt nicht zu unangenehmen Überraschungen kommt.
Bis zu welchem Freibetrag sind die Ausgaben für den Betriebsausflug steuerfrei?
Für Betriebsausflüge und Betriebsfeiern galt bis Ende 2014 die steuerfreie Freigrenze von 110 Euro (inklusive Umsatzsteuer). Bis dahin war die Gesamtrechnung zu versteuern, wenn sie pro Kopf auch nur einen Cent mehr als 110 Euro kostete.
Aus der „Freigrenze“ wurde 2015 ein arbeitgeberfreundlicher „Freibetrag“. Bei einem Freibetrag ist nur die Summe steuerpflichtig, die über 110 Euro liegt.
Was passiert, wenn der Freibetrag überschritten wird?
Liegen die Kosten pro Arbeitnehmer über dem Freibetrag, zählt der Betriebsausflug als sogenannter „geldwerter Vorteil“: Das heißt, der Mitarbeiter müsste Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge auf die Summe zahlen.
Die Alternative: Kostet der Betriebsausflug mehr als 110 Euro pro Kopf, übernimmt der Arbeitgeber die Lohnsteuer pauschal mit 25 Prozent (§ 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG). Veranstaltet der Chef also einen Betriebsausflug, der pro Kopf 130 Euro kostet, müsste er die pauschale Lohnsteuer von 25 Prozent auf 20 Euro zahlen – das ergibt einen Betrag von 5 Euro pro Person.
Was muss für die Berechnung berücksichtigt werden?
Finanzbeamte rechnen bei einer Betriebsprüfung alle Ausgaben zusammen, beispielsweise:
- Fahrtkosten
- Restaurantrechnungen oder Essensbons
- Eintrittskarten
- Kosten für Saalmiete, Musik und künstlerische Darbietungen
- Geschenke bis zu einem Wert von 60 Euro
Was gilt, wenn auch Angehörige am Betriebsausflug teilnehmen?
Nehmen Angehörige von Arbeitnehmern an der Veranstaltung teil, sind die Kosten dem jeweiligen Mitarbeiter zuzurechnen. Das kann leicht zu einer Überschreitung des Freibetrags führen.
Wie lange darf ein Betriebsausflug dauern?
Die Dauer eines Betriebsausflugs ist grundsätzlich nicht beschränkt, er kann also auch mehrere Tage umfassen (BFH-Urteil vom 16.11.2005, Az.: VI R 151/99).
Was gilt bei mehreren Veranstaltungen im Jahr?
Die Regeln gelten für zwei Betriebsausflüge oder -feiern im Jahr. Gibt es in der Firma mehr Veranstaltungen im Jahr, sind die weiteren voll steuerpflichtig – ohne Freibetrag. Bei mehr als zwei Veranstaltungen kann der Arbeitgeber aber wählen, für welche beiden er in dem Jahr den Freibetrag in Anspruch nehmen will. „Diese Wahl kann er unabhängig von der zeitlichen Abfolge der Veranstaltungen treffen“, sagt Betriebswirtschafts-Professorin Claudia Ossola-Haring von der Hochschule für Wirtschaft und Medien Calw.
Welche Voraussetzungen müssen grundsätzlich erfüllt sein, damit der Betriebsausflug steuerfrei bleibt?
Steuerlich begünstigt werden nur Betriebsausflüge, die sich hinsichtlich ihrer Ausgestaltung, ihrer Häufigkeit und ihres zeitlichen Umfangs im üblichen und angemessenen Rahmen bewegen. Dafür müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Die Teilnahme an der Veranstaltung muss allen Mitarbeitern offenstehen, einzelne Arbeitnehmer dürfen nicht bevorzugt werden.
- Weder die Dauer der Betriebszugehörigkeit, noch die Stellung des Arbeitnehmers oder die Lohngruppe dürfen als Voraussetzung für eine Einladung ausschlaggebend sein. Unproblematisch ist aber, einen Betriebsausflug zum Beispiel nur für eine Abteilung zu organisieren (BFH-Urteil vom 15.01.2009, Az.: VI R 22/06).
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