Steuer auf den Betriebsausflug So bleibt der Betriebsausflug steuerfrei

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Betriebsausflüge sind eine schöne Auszeit und fördern den Teamgeist. Aber auch für das Finanzamt gibt es einiges zu bedenken.

Betriebsausflüge sind eine schöne Auszeit und fördern den Teamgeist. Aber auch für das Finanzamt gibt es einiges zu bedenken.© TDway/ shutterstock.com

Betriebsausflüge helfen, das Betriebsklima zu verbessern. Aber sie stellen Unternehmer auch vor die Frage: Welche Ausgaben sind steuerpflichtig?

Sommerzeit ist Ausflugzeit und auch im Winter finden bei vielen Firmen Betriebsausflüge oder Betriebsfeste statt. Firmenchefs stellen sich dabei vor allem steuerliche Fragen: Müssen die Zuwendungen an die Mitarbeiter versteuert werden? Wie lange darf ein Betriebsausflug dauern? Diese Zweifelsfälle sollten geklärt werden, damit es bei der Prüfung durch das Finanzamt nicht zu unangenehmen Überraschungen kommt.

110 Euro sind steuerfrei

Für Betriebsausflüge und Betriebsfeiern galt bis Ende 2014 die steuerfreie Obergrenze von 110 Euro (inklusive Umsatzsteuer). Bis dahin war die Gesamtrechnung zu versteuern, wenn sie pro Kopf auch nur einen Cent mehr als 110 Euro kostete („Freigrenze“). Aus der „Freigrenze“ wurde 2015 nun ein arbeitgeberfreundlicher „Freibetrag“. Bei einem Freibetrag ist nur die Summe steuerpflichtig, die über 110 Euro liegt.

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Was passiert, wenn der Freibetrag überschritten wird?

Falls die Kosten pro Arbeitnehmer über dem Freibetrag liegen, müsste der Mitarbeiter darauf Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge zahlen. Denn dann zählt der Betriebsausflug als sogenannter „geldwerter Vorteil“. Kostet der Betriebsausflug also mehr als 110 Euro pro Kopf, gibt es eine Alternative: Der Chef kann die Lohnsteuer pauschal mit 25 Prozent übernehmen (§ 40 Abs. 2 Nr. 2 EStG). Veranstaltet der Chef also einen Betriebsausflug, der pro Kopf 130 Euro kostet, müsste er die pauschale Lohnsteuer von 25 Prozent auf 20 Euro zahlen – das ergibt einen Betrag von 5 Euro pro Person.

Was muss für die Berechnung berücksichtigt werden?

Finanzbeamte rechnen bei einer Betriebsprüfung alle Ausgaben zusammen, beispielsweise:

  • Fahrtkosten
  • Restaurantrechnungen oder Essensbons
  • Eintrittskarten
  • Kosten für Saalmiete, Musik und künstlerische Darbietungen
  • Geschenke bis zu einem Wert von 60 Euro.

Was gilt, wenn auch Angehörige am Betriebsausflug teilnehmen?

Nehmen Angehörige von Arbeitnehmern an der Veranstaltung teil, sind die Kosten dem jeweiligen Mitarbeiter zuzurechnen. Das kann leicht zu einer Überschreitung des Freibetrags führen.

Wie lange darf ein Betriebsausflug dauern?

Die Dauer eines Betriebsausflugs ist grundsätzlich nicht beschränkt, er kann also auch mehrere Tage umfassen (BFH-Urteil vom 16.11.2005, Az.: VI R 151/99).

Was gilt bei mehreren Veranstaltungen im Jahr?

Diese Regeln gelten jedoch nur für zwei Betriebsausflüge oder -feiern im Jahr. Gibt es in der Firma mehr Veranstaltungen im Jahr, sind die weiteren voll steuerpflichtig – ohne Freibetrag. Bei mehr als zwei Veranstaltungen kann der Arbeitgeber aber wählen, für welche beiden er in dem Jahr den Freibetrag in Anspruch nehmen will. „Diese Wahl kann er unabhängig von der zeitlichen Abfolge der Veranstaltungen treffen“, sagt Betriebswirtschafts-Professorin Claudia Ossola-Haring von der Hochschule für Wirtschaft und Medien Calw.

Welche Voraussetzungen müssen grundsätzlich erfüllt sein?

Steuerlich begünstigt werden nur Betriebsausflüge, die sich hinsichtlich ihrer Ausgestaltung, ihrer Häufigkeit und ihres zeitlichen Umfangs im üblichen und angemessenen Rahmen bewegen. Dafür müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
  • Die Teilnahme an der Veranstaltung muss allen Mitarbeitern offen stehen, einzelne Arbeitnehmer dürfen nicht bevorzugt werden.
  • Weder die Dauer der Betriebszugehörigkeit, noch die Stellung des Arbeitnehmers oder die Lohngruppe dürfen als Voraussetzung für eine Einladung ausschlaggebend sein. Unproblematisch ist aber, einen Betriebsausflug zum Beispiel nur für eine Abteilung zu organisieren (BFH-Urteil vom 15.01.2009, Az.: VI R 22/06).

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