• Schreiben Sie das auf!

    Wer richtig Fahrtenbuch führt, kann jede Menge Steuern sparen - wer aber Fehler macht, zahlt drauf. Neue Urteile verschärfen die Regeln noch. Worauf Unternehmer achten müssen.

    Es waren nur kleine Schlampereien, aber den brandenburgischen Unternehmer kamen sie teuer zu stehen. Mehrere Hundert Euro Lohnsteuer wollte er im März 2007 vom Finanzamt zurückhaben, weil er versehentlich seinen Firmenwagen für das letzte Jahr falsch abgerechnet hatte.

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    Der Mann hatte irrtümlich die Ein-Prozent-Regel angewendet, nach der man die private Nutzung des Dienstwagens mit einem geldwerten Vorteil von monatlich einem Prozent des Bruttopreises ansetzen muss, mit dem das Auto in den Verkaufslisten steht. Eine Pauschalversteuerung also – und teuer obendrein. Eigentlich hatte der Unternehmer nur seine tatsächlichen Privatfahrten versteuern wollen – und legte dem Finanzamt dafür das erforderliche Fahrtenbuch vor, das er nebenbei geführt hatte. Gewissenhaft, meinte er. Dennoch rückte der Beamte keinen Cent mehr heraus.

    Zu Recht, wie der Bundesfinanzhof (BFH) nun entschieden hat (Az.: VI R 33/10). Denn das Büchlein genügte nicht den strengen Ansprüchen des Fiskus. Zwar hatte der Unternehmer immer hübsch den Kilometerstand nach Fahrtende notiert, ebenso wie die Tageskilometer, manchmal auch den Zweck oder den Namen des Kunden. Das Ziel aber? Da hatte er sich häufig mit Straßennamen begnügt.

    Viel zu ungenau, befanden die Richter. Dass der Unternehmer eine Excel-Tabelle mit dem Kilometerstand zu Beginn der Fahrt, dem Grund und dem genauen Ziel nachreichte, konnte ihn nicht retten: Nachträgliche Änderungen oder Ergänzungen sind unzulässig. Also blieb es bei der teuren Pauschalversteuerung.

    Der Brandenburger ist nicht der einzige Firmenchef, der sich mit dem Finanzamt wegen seines Dienstwagens herumärgert. Ein falsches oder schludrig geführtes Fahrtenbuch ist schon vielen auf die Füße gefallen. “Das interessiert fast jeden Betriebsprüfer”, sagt Steuerberaterin Roswitha Schelp. Eine Reihe neuer Urteile hat die Anforderungen noch mal präzisiert – und verschärft.

    Eines vorweg: Den wenigsten Ärger hat zweifellos, wer nach der Ein-Prozent-Regel abrechnet. Die Pauschalmethode dürfen aber nur diejenigen nutzen, die mit dem Dienstwagen zu mindestens 50 Prozent beruflich unterwegs sind. Sie haben die Wahl zwischen der Ein-Prozent-Regelung und dem Fahrtenbuch. Wer einen höheren Anteil an Privatfahrten hat, muss ein paar Monate Fahrtenbuch führen und kann dann auf repräsentative Aufzeichnungen verweisen. In diesen Fällen begnügt sich der Fiskus mit einem beispielhaft geführten Fahrtenbuch, weil der Anteil der absetzbaren Dienstfahrten ohnehin nicht so hoch ist.

    Die Ein-Prozent-Regel ist hingegen für dienstliche Vielfahrer geschaffen. Sie ist zwar einfach, aber in vielen Fällen weniger günstig. Das Finanzamt setzt für die private Nutzung des Autos selbst dann monatlich ein Prozent des Bruttolistenpreises des Wagens an, wenn das Auto tatsächlich weniger gekostet hat – Rabatte zählen nicht mit.

    Am teuersten zu stehen kommt die Regelung den Fahrern der dicksten Schlitten: Je kostspieliger der Firmenwagen, desto höher die Steuerlast. “Die Versteuerung der tatsächlichen Kosten der Privatfahrten mithilfe eines Fahrtenbuchs ist für Firmenchefs in solchen Fällen erheblich günstiger als nach der Ein-Prozent-Methode”, sagt Steuerberaterin Schelp.

    Firmenwagen mit 400 PS

    Eine andere Frage ist, ob der Fiskus Autos in der Luxusklasse überhaupt als Firmenwagen durchgehen lässt. So muss der Bundesfinanzhof demnächst über den Fall eines Tierarztes entscheiden, der mit 400 PS zu seinen Patienten rauschen wollte – er hatte einen Ferrari Spider neben einem VW Multivan in sein Betriebsvermögen eingebracht und horrende Kosten verbucht (Az.: VIII R 20/12). Reine Privatsache, fand das Finanzamt.

    In einem ähnlichen Fall hatte ein Geschäftsführer zwei private Luxuslimousinen (ein Mercedes SL 63 AMG und ein Audi Avant mit acht Zylindern) fast nur für Dienstfahrten genutzt und Werbungskosten in Höhe von mehr als 111.000 Euro geltend gemacht – bei Tantiemen von lediglich 90.000 Euro. Das hielt das Finanzgericht Baden-Württemberg dann doch für ein krasses Missverhältnis (Az.: 2 K 1253/11): Selbst bei einer ausschließlich beruflichen Nutzung des Wagens spielten hier wohl auch persönliche Motive, nämlich die Vorliebe für Luxusautos, eine Rolle.

    Wie in diesen beiden Fällen ziehen in Deutschland jedes Jahr gut zehn bis 15 Unternehmer wegen Angelegenheiten mit dem Firmenwagen vor die Finanzgerichte. Das zeigt zum einen, dass in Deutschland sehr eifersüchtig ums Auto gestritten werden kann. Zum anderen hat das eine beachtliche Rechtsprechung hervorgebracht, die Unternehmer beachten sollten: In Sachen Fahrtenbuch verlangen die Richter penible Aufzeichnungen für jede einzelne dienstliche Fahrt. Im Detail: Kilometerstand zu Beginn und zum Ende der Fahrt, Reiseziel, Reisezweck sowie die Namen der besuchten Geschäftspartner. Wenn es keine konkreten Personen gibt, den Namen der Behörde, Filiale oder Baustelle. Fallen mehrere Geschäftstermine auf einen Tag, genügt es, den Kilometerstand vor dem ersten und nach dem letzten aufzuschreiben, dazu die Reihenfolge. Wer an einem Tag geschäftlich und privat unterwegs ist, muss jede einzelne Fahrt dokumentieren. Für die Privatfahrten reicht ein Hinweis auf die gefahrenen Kilometer.

    Das geht natürlich alles schön altmodisch mit Kladde und Kuli im Handschuhfach. Wer will, kann aber auch elektronisch arbeiten, zum Beispiel mit dem Smartphone . Mit einer Fahrtenbuch-App auf dem Handy muss vor Beginn der Fahrt nur das Programm aktiviert und der Grund der Fahrt eingegeben werden. Programme mit GPS erfassen automatisch die Strecken, die genauen Uhrzeiten und belegen sie. Die Daten können dann an den Firmenrechner übertragen und ausgedruckt werden.

    Zur Anerkennung von Smartphone-Fahrtenbüchern gibt es allerdings noch keine Rechtsprechung, also noch einige Unsicherheiten. Grundsätzlich müssen sich aus einem elektronischen Fahrtenbuch die gleichen Erkenntnisse wie aus einem handschriftlichen ergeben. Nachträgliche Veränderungen müssen technisch ausgeschlossen sein, zumindest aber dokumentiert werden, so ein Erlass des Bundesfinanzministeriums (Az.: IV C 6 S 2177/07/10004). Eine Excel-Tabelle scheidet zum Führen eines Fahrtenbuchs also aus.

    Kleinere Mängel am Fahrtenbuch, ob nun handschriftlich oder elektronisch, muss das Finanzamt aber akzeptieren. Sowohl der BFH (Az.: VI R 38/ 06) als auch das Finanzgericht Düsseldorf (Az.: 12 K 4479/07 Euro) haben das bestätigt. So ist eine Differenz von etwa fünf Prozent zur kürzesten Entfernung laut Routenplaner akzeptabel, 24 Prozent hingegen deuten auf “private Umwegfahrten” – so entschieden vom BFH (Az.: VIII B 120/11).

    Für staugeplagte Vielfahrer auf Dienstreise haben die Richter allerdings ein Herz: “Ist die gewählte Strecke schneller oder sind etwa Baustellen oder hohes Verkehrsaufkommen zu befürchten, sind auch Umwegfahrten akzeptabel”, sagt Steuerberater Josef Bühlmaier von der Kanzlei Lehleiter + Partner in Neckarsulm.

    Kommt es zur Betriebsprüfung, sollten Unternehmer wissen: Es gibt keine in Euro und Cent definierten Obergrenzen für die absetzbaren Fahrzeugkosten. Das beschert den Beamten Ermessensspielräume – und den Unternehmern Verhandlungschancen.

    Hat sich der Prüfer beim Firmenwagen festgebissen, können Sie ihm sein Erfolgserlebnis dort ruhig gönnen – und bei der Bewertung des Warenlagers oder der Höhe des Ehegattengehalts auf ein Entgegenkommen des Prüfers pochen. Hier sind oft höhere Steuervorteile in Gefahr. Gibt der Unternehmer da bei den Fahrzeugkosten nach, gewinnt er unterm Strich.

    Appgefahrene Programme

    Fahrtenbücher lassen sich auch mit einem Smartphone führen. Mit dem Finanzamt gibt es keine Probleme, wenn die elektronischen Aufzeichnungen änderungssicher wie ein gebundenes Büchlein sind. Eine Übersicht über gängige Angebote:

    Name System/
    Anbieter
    GPS änderungs-
    sicher
    Formate und Schnittstellen für Export Preis
    Wiso Fahrtenbuch App iPhone
    buhl.de, zu beziehen über App-Store
    ja ja PDF, CSV und SQL, Wiso-Fahrtenbuch in der PC-Version, Intex-Fahrtenbuch 2,99 Euro
    Fahrtenbuch iPhone Edition iPhone
    iphone-fahrtenbuch.com, zu beziehen über App-Store
    ja ja PDF, CSV, Wiso-, Datev-, Intex-, Euro-Fahrtenbuch 4,99 Euro
    Fahrtenbuch Pro (my logbook) Android-Smartphone
    mybizapps.de, zu beziehen über Google Play Store
    ja ja HTML Report, XML, CSV, Intex-, Euro-, Wiso-Fahrtenbuch, Fahrtenbuch Express 4,99 Euro
    Mein Kfz-Fahrtenbuch iPhone,Android-Smartphone
    kfz-fahrtenbuch.de
    ja ja Daten werden in zentraler Onlinedatenbank gespeichert und als PDF ausgegeben iPhone: kostenlos oder 2,99 Euro mit Zusatz-
    funktionen; Android: kostenlos
    Driverslog iPhone, Android-Smartphone, läuft auch auf vielen alten Handys
    driverslog.de
    Android: ja; iPhone: für Oktober geplant ja Daten werden in zentraler Onlinedatenbank gespeichert und als PDF ausgegeben 49,98 pro Jahr
    Driverslog Pro iPhone
    isource.de, zu beziehen über App-Store
    ja ja PDF, CSV, XML, SQL, Intex-Fahrtenbuch 3,99 Euro
    Miles (österreichisches Programm) iPhone
    ffwd.at, zu beziehen über App-Store
    nein Rückgängig-Funktion für die letzte Fahrt PDF 9,99 Euro
    Fahrtenbuch2Go Android-Smartphone
    zu beziehen über Google Play Store
    ja ja PDF, CSV, Wiso-Fahrtenbuch 3,99 Euro
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    • Copyright: impulse
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