Checkliste für die Vorbereitung Gut vorbereitet auf die Betriebsprüfung

Alle Unterlagen fein säuberlich zusammenstellen - auch das gehört bei der Vorbereitung einer Betriebsprüfung dazu.

Alle Unterlagen fein säuberlich zusammenstellen - auch das gehört bei der Vorbereitung einer Betriebsprüfung dazu. © ki33 / Fotolia.com

Allein die Ankündigung einer Betriebsprüfung löst bei vielen Firmenchefs ein mulmiges Gefühl aus. Unsere Checkliste hilft bei der Vorbereitung - damit alles glatt läuft, wenn der Prüfer kommt.

1. Termin freihalten

Die Betriebsprüfung wird mit einer schriftlichen Prüfungsanordnung angekündigt. Darin steht unter anderem, wann der Prüfer erscheinen wird und aus welchem Zeitraum er sich die relevanten Steuer- und Firmenunterlagen genauer ansehen will. Der Termin kann nur aus wichtigen Gründen verschoben werden – zum Beispiel, weil zum selben Zeitpunkt die wichtigste Branchenmesse stattfindet und das Unternehmen daran teilnehmen wird.

2. Steuerberater informieren

Informieren Sie unbedingt Ihren Steuerberater über die anstehende Betriebsprüfung.

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3. Unterlagen zusammenstellen

Suchen Sie in der Buchhaltung die notwendigen Unterlagen zusammen, die den angesetzten Prüfungszeitraum betreffen. Dazu gehören zum Beispiel die Papiere aus der Finanz- und Anlagenbuchhaltung, die Sach- und Personenkonten, alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie die Fahrtenbücher, Kassen- und Bankbelege. Der Finanzbeamte interessiert sich außerdem auch für die Jahresabschlüsse. Zudem sollten Sie wichtige Unterlagen wie Urkunden, Verträge oder Policen bereithalten.

4. Daten zur Verfügung stellen

Wenn Sie alle Informationen digital archivieren, müssen Sie die Daten elektronisch zur Verfügung stellen – dazu sind Firmenchefs per Gesetz verpflichtet. Sie können dem Prüfer die gespeicherten Dokumente zum Beispiel auf einem maschinell auswertbaren Datenträger überlassen – er ist spätestens nach Abschluss der Betriebsprüfung verpflichtet, Ihnen diese wieder auszuhändigen und alle eventuell gespeicherten Daten zu löschen. Oft nutzt der Finanzbeamte auch die firmeneigene Hard- und Software, um Informationen auszuwerten. Hierbei darf er aber keine eigenen Auswertungsprogramme auf den Computern des Unternehmens einsetzen.

5. Sensible Daten schützen

Sorgen Sie dafür, dass der Betriebsprüfer keine Informationen einsieht, die nicht dem Prüfungszeitraum angehören. Sensible Daten von Kunden und Mitarbeitern sollten Sie unzugänglich aufbewahren beziehungsweise digitale Dokumente mit einem Passwort sichern.

6. Firmenräume herrichten

Die Betriebsprüfung findet in der Regel in den Räumen der Firma statt. Eine Verlegung, zum Beispiel in die Kanzlei des Steuerberaters oder in das Finanzamt selbst, ist nur in Ausnahmefällen möglich.

7. Vorgespräch führen

Zu Beginn der Prüfung sollten Sie gemeinsam mit Ihrem Steuerberater ein einführendes Gespräch führen. Eine kleine Besichtigungstour erleichtert es dem Finanzbeamten, die Abläufe im Unternehmen zu verstehen.

8. Mitarbeiter instruieren

Bestimmen Sie einen Mitarbeiter, der dem Betriebsprüfer Auskünfte erteilen und weitere Unterlagen heraussuchen darf – oder übernehmen Sie diese Aufgabe selbst. Informieren Sie Ihre Arbeitnehmer darüber, dass Sie keinerlei Aussagen gegenüber dem Finanzbeamten machen dürfen und aktuelle, wichtige Unterlagen nicht offen herumliegen lassen sollen.

9. Unbedachte Äußerungen vermeiden

Wenn schwierige Fragen zu klären sind, bitten Sie um Bedenkzeit und beraten Sie sich gegebenenfalls mit Ihrem Steuerberater – lassen Sie sich auf keinen Fall zu unbedachten Äußerungen hinreißen.

10. Schlussbesprechung vorbereiten

Im Rahmen einer Schlussbesprechung werden noch offene Fragen geklärt und unterschiedliche Standpunkte geklärt. Am besten lassen Sie sich auch hierbei von Ihrem Berater unterstützen.

11. Fristgerecht Einspruch erheben

Der abschließende Bericht klärt dann über die steuerliche und damit auch finanziellen Folgen der Betriebsprüfung auf – er kann sowohl zu Ihren Gunsten als auch zu Ihren Ungunsten ausfallen. Mit dem Bericht erhalten Sie zudem die endgültigen Steuerbescheide – selbstverständlich wird Ihnen eine Frist eingeräumt, innerhalb der Sie Einspruch erheben können.

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