Steuerfreie Arbeitgeberleistungen Die beliebtesten Alternativen zur Gehaltserhöhung

So vielfältig wie bunte Macarons: steuerfreie Arbeitgeberleistungen.

So vielfältig wie bunte Macarons: steuerfreie Arbeitgeberleistungen.© karandaev / Fotolia.com

Statt einer Gehaltserhöhung können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern viele andere Extras bieten. Die beliebtesten Arbeitgeberleistungen - und wann sie steuerfrei sind.

Viele Mitarbeiter fühlen sich im Job unterbezahlt: Einer aktuellen Umfrage von Infratest-dimap zufolge hätte knapp die Hälfte der Befragten gerne mehr Geld. Das kann zu einem Problem für Arbeitgeber werden. Denn wenn Mitarbeiter dauerhaft unzufrieden mit ihrem Einkommen sind, leidet die Motivation. Im schlimmsten Fall machen sie nur noch Dienst nach Vorschrift.

Nicht jeder Chef kann seinen Mitarbeitern aber mehr Gehalt bieten. Und selbst wenn: Wegen der Steuern und Sozialabgaben kommt nur ein Teil einer Gehaltserhöhung bei den Angestellten an.

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Wer seinen Mitarbeitern etwas Gutes tun will, ohne dass der Staat die Hand aufhält, hat aber Alternativen. Wir geben einen Überblick über steuerfreie Arbeitgeberleistungen und erklären, was Chefs beachten müssen, damit es am Ende nicht doch Ärger mit dem Finanzamt gibt.

Gemeinsame Ausflüge / Urlaub

Jedes Jahr lädt das Berliner Start-up Adjust seine Mitarbeiter in den Urlaub ein: Es ging schon an die Ostsee, in die Türkei, nach Mexiko und nach Thailand. Im Januar 2017 will die Mannschaft gemeinsam in die Dominikanische Republik aufbrechen. Es muss aber nicht gleich ein ganzer Urlaub sein, den Chefs ihren Mitarbeitern spendieren. Auch Ausflüge können das Team zusammenschweißen und das „Wir-Gefühl“ stärken.

Steuerfrei, wenn …
… die Kosten für das Team-Event höchstens 110 Euro betragen. Alles, was darüber hinausgeht, müssen Mitarbeiter als geldwerten Vorteil versteuern, darauf also Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge zahlen. Will der Arbeitgeber das verhindern – weil das die Mitarbeiter verärgern könnte – kann der Arbeitgeber einspringen und für seine Angestellten Steuern darauf zahlen. Mehr dazu lesen Sie in diesem Artikel: „So bleibt der Betriebsausflug steuerfrei“.

Betriebsfeiern

Ein Grillabend im Sommer, eine Weihnachtsfeier im Winter: Betriebsfeiern sind ein beliebtes Mittel, um Mitarbeitern etwas Gutes zu tun. Wer gemeinsam mit seinen Mitarbeitern feiern will, kann dies unter bestimmten Bedingungen auch tun, ohne dass der Staat die Hand aufhält.

Steuerfrei, wenn …
… die Ausgaben dafür pro Mitarbeiter höchstens 110 Euro betragen. Pro Jahr sind maximal zwei Betriebsfeiern steuerfrei. Liegen die Kosten pro Feier und Kopf über 110 Euro, muss der Mitarbeiter auf diesen Betrag Steuern zahlen (hier gilt die gleiche Regel wie bei Betriebsausflügen).

Restaurant-Schecks

Ein beliebtes Gehalts-Extra sind Restaurant-Schecks fürs Mittagessen, mit denen Arbeitgeber ihren Mitarbeitern jeden Tag einen Teil des Essens und Trinkens bezahlen. Die Schecks können Mitarbeiter dann in Restaurants oder Imbissen um die Ecke einlösen. Eine gute Möglichkeit für kleine Firmen, die sich keine eigene Kantine leisten können.

Steuerfrei, wenn …
… der Arbeitgeber täglich maximal 3,10 Euro zum Mittagessen dazu gibt. Der Verrechnungswert des Restaurant-Schecks darf bei höchstens 6,20 Euro liegen, das heißt, Arbeitgeber und Arbeitnehmer zahlen jeweils die Hälfte. Pro Tag darf maximal ein Gutschein verwendet werden, eine Einlösung am Wochenende muss ausgeschlossen sein.

Günstiges Kantinenessen

Größere Unternehmen können für ihre Mitarbeiter auch eine Kantine einrichten. Auch hier müssen Arbeitgeber einiges beachten, damit das Finanzamt nicht die Hand aufhält.

Das Kantinenessen ist steuerfrei, wenn …
… Arbeitnehmer pro Mittag-/Abendessen 3,10 Euro selbst zahlen. Soll das Essen in der Kantine kostenlos sein, müssen Mitarbeiter darauf Steuern zahlen, und zwar auf den Betrag von 3,10 Euro (ist hier die sogenannte Bemessungsgrundlage für die Steuer). Zahlen Mitarbeiter zum Beispiel 2 Euro zu den Kosten des Mittagessens dazu, müssten sie noch 1,10 Euro versteuern. Wollen Arbeitgeber verhindern, dass Mitarbeiter dafür Steuern zahlen müssen, können sie für den Mitarbeiter einspringen und eine Pauschalsteuer aufs Essen ans Finanzamt zahlen.

Frühstück

Mit einem guten Frühstück können Mitarbeiter gut gestärkt in den Tag starten.

Steuerfrei, wenn …
… der Mitarbeiter für das Frühstück 1,67 Euro selbst zahlt. Wollen Chefs ihren Mitarbeiter ein kostenloses Frühstück spendieren, müssen die Mitarbeiter auf den sogenannten Sachbezugswert von 1,67 Euro Steuern zahlen. Ansonsten gilt die gleiche Regel wie beim Kantinenessen.

Mitgliedschaft im Fitnessstudio

Arbeitgeber können Ihren Mitarbeitern auch einen Zuschuss für den Besuch von Fitnessstudios zahlen. Ein einfaches, unbürokratisches Mittel, dass auch kleine Firmen schnell umsetzen können.

Steuerfrei, wenn …
… der Arbeitgeber monatlich maximal 44 Euro der Mitgliedsbeiträge übernimmt. Wenn Mitarbeiter bereits andere Gutscheine (zum Beispiel fürs Tanken) im Wert von 44 Euro erhalten, bleibt fürs Workout jedoch nichts übrig. Die steuerlich unkomplizierteste Variante ist ein Fitnessraum in der Firma, den Mitarbeiter kostenlos nutzen dürfen. „Das ist kein steuerpflichtiger Vorteil“, sagt Klaus Bührer, Steuerberater und Partner bei der Kanzlei Dornbach in München.

Betriebliche Gesundheitsförderung

Wer die Gesundheit seiner Mitarbeiter fördern will, kann auch die Kosten für Massagen, Rücken-, Raucherentwöhnungs- oder Anti-Stress-Kurse übernehmen.

Steuerfrei, wenn …
… Mitarbeiter pro Jahr Kurse/Massagen im Wert von bis zu 500 Euro wahrnehmen. Erst danach fallen Steuern und Sozialabgaben an – allerdings nur auf den Teil, der über dem Limit liegt. Wichtig: Die Kurse müssen Kriterien erfüllen, die der Spitzenverband der gesetzlichen Krankenkassen im „Leitfaden Prävention“ festgelegt hat. Diese sind auch steuerrechtlich verbindlich.

Demnach müssen Kursleiter und Masseure Berufserfahrung sowie „pädagogische, didaktische und methodische Kompetenzen“ nachweisen. Es ist deshalb sinnvoll, wenn Arbeitgeber frühzeitig eine Krankenkasse in ihre Planungen mit einbinden. Wenn alles nach Vorschrift läuft, zahlt diese oft sogar großzügige Zuschüsse.

Unerheblich ist, ob der Arbeitgeber Masseure oder Trainer ins Unternehmen holt oder seinen Mitarbeitern externe Kurse finanziert. Das Finanzamt akzeptiert den Steuervorteil jedoch nur, wenn der Arbeitgeber die Leistungen für die Betriebliche Gesundheitsförderung zusätzlich gewährt – Unternehmer dürfen also nicht im Gegenzug das Gehalt senken.

Handy und Laptop

Besonders beliebt als Gehalts-Extra bei Mitarbeitern: das Firmenhandy oder -laptop.

Steuerfrei, wenn …
… das Gerät offiziell dem Arbeitgeber gehört und lediglich die Privatnutzung erlaubt ist. Wie lange und oft das Gerät auch privat genutzt wird, ist unerheblich und muss nicht belegt werden. Gegenüber dem Finanzamt sollten Arbeitgeber zwar einen Grund nennen können, warum ein Mitarbeiter ein solches Gerät braucht. „Ein Grund könnte aber schon sein, dass der Mitarbeiter erreichbar sein muss“, sagt Steuerexperte Klaus Bührer. Normalerweise werde das vom Finanzamt aber nicht hinterfragt. Die Kosten für das Diensthandy können vom Arbeitgeber komplett als Betriebsausgabe abgesetzt werden, auch wenn der Mitarbeiter das Gerät größtenteils privat nutzt.

Dienstwagen / Elektrofahrrad

Auch Dienstwagen sind ein beliebtes Gehalts-Extra. Hier gelten allerdings andere Regeln als beim Diensthandy.

Ein Dienstwagen ist nur dann steuerfrei, wenn …

… das Auto ausschließlich zu betrieblichen Zwecken genutzt werden darf. Will der Mitarbeiter den Dienstwagen auch privat nutzen, ist das ein steuerpflichtiger geldwerter Vorteil. Das gilt übrigens auch für Elektrofahrräder.

Kindergartenzuschuss

Ob Kindergarten, Tagesmutter oder sogar Über-Nacht-Betreuung: Der Zuschuss zur Kinderbetreuung ist für Unternehmen eine gute Möglichkeit, die Angestellten zu unterstützen und sich selbst zu einem attraktiveren Arbeitgeber zu machen. Und für Arbeitnehmer ist es ein nettes Bonbon, wenn der Chef zum Beispiel die Hälfte der Kita-Gebühren übernimmt.

Steuerfrei, wenn …
… der Zuschuss zusätzlich zum Gehalt gezahlt wird. Wenn das erfüllt ist, ist der Zuschuss sogar unbegrenzt steuerfrei: Theoretisch kann der Arbeitgeber die kompletten Kosten übernehmen, die für die Kinderbetreuung anfallen. Das gilt für klassische Kindergärten ebenso wie für Kindertagesstätten oder Tagesmütter. Für das Kindermädchen daheim gilt das Privileg jedoch nicht, hier ist ein Zuschuss steuerpflichtig.

Gutscheine

Wenn Mitarbeiter gerne ins Theater oder Kino gehen, können Arbeitgeber ihnen dafür Gutscheine spendieren. Auch Tankgutscheine sind möglich.

Steuerfrei, wenn …
… der Wert der Gutscheine 44 Euro pro Monat nicht übersteigt. „Sobald die Grenze überschritten wird, ist die gesamte Summe steuer- und sozialabgabenpflichtig“, warnt Klaus Bührer. Außerdem muss aus dem Gutschein klar hervorgehen, dass der Mitarbeiter ihn nicht in Geld umtauschen darf. „Sonst wertet das Finanzamt die Zuwendung als steuerpflichtigen Barlohn“, sagt der Steuerexperte. „Wofür er einen Gutschein ausstellt, darüber hat der Arbeitgeber aber freie Hand.“

Geburtstagsgeschenke an Mitarbeiter

Wer seinen Mitarbeitern zum Beispiel zum Geburtstag etwas Gutes tun will, kann ihnen Geschenke überreichen. Damit darauf keine Steuern anfallen, müssen Arbeitgeber allerdings einige Dinge beachten.

Solche Geschenke sind steuerfrei, wenn …

… sie zu persönlichen Anlässen des Mitarbeiters übergeben werden, also zum Beispiel zu einem Geburtstag, der Hochzeit oder der Geburt eines Kindes. Dafür gilt eine Steuer-Freigrenze von 60 Euro (inklusive Umsatzsteuer). Ist das Geschenk auch nur einen Cent teurer, ist es steuerpflichtig. Geschenke zu persönlichen Anlässen sind auch mehrmals pro Monat oder Jahr steuerfrei, zum Beispiel wenn ein Arbeitnehmer Geburtstag hat und ein Kind bekommen hat.

Geschenke in Bargeld gelten dagegen immer als Arbeitslohn und müssen vesteuert werden. Für Geschenke, die nicht zu einem Geburtstag oder einer Hochzeit überreicht werden, gilt die Sachbezugsfreigrenze von 44 Euro. Das heißt, das Geschenk darf pro Monat einen Wert von 44 Euro nicht übersteigen, wenn es steuerfrei sein soll. In diese Freigrenze müssen auch andere Zwendungen (Tankgutscheine, Zuschuss fürs Fitnessstudio, …) eingerechnet werden. Wichtig: Wird diese Grenze auch nur geringfügig überschritten, ist das Geschenk steuerpflichtig.

Personalrabatte

Ob für Kleidung, Bücher oder ein Haarschnitt: Arbeitgeber können Ihren Mitarbeitern bis zu einer gewissen Grenze steuerfrei Rabatte auf die eigenen Produkte oder Dienstleistungen geben.

Steuerfrei, wenn …
… Mitarbeiter maximal für 1080 Euro pro Jahr beim Arbeitgeber einkaufen. Der Freibetrag für Preisnachlässe gilt auch für Dienstleistungen wie Haarschnitte oder die Installation von Computern.

Fahrtkosten/Jobticket

Auch Zuschüsse zu Fahrkarten für Bus und Bahn sind bei Mitarbeitern als Gehalts-Extra beliebt und ein gutes Instrument, um die Attraktivität eines Unternehmens als Arbeitgeber zu erhöhen.

Steuerfrei, wenn …
… der monatliche Zuschuss für die Fahrtickets 44 Euro nicht übersteigt.

Steuerfreie Arbeitgeberleistungen: Diese Regeln müssen Sie grundsätzlich beachten

Gezielt honorieren
Grundsätzlich stehen steuerfreie Leistungen allen Kollegen offen. Erhält eine Mehrheit Tankgutscheine, dürfen Einzelne nicht ausgegrenzt werden. Arbeitgeber können bestimmte Extras aber auf Gruppen (bei Kita-Zuschüssen etwa Eltern mit kleinen Kindern) begrenzen. Wer mangels Kinder oder wegen Kinderbetreuung zu Hause keinen Kita-Zuschuss bekommt, kann keinen Ersatz verlangen.

Zusätzlich zahlen
Die meisten steuerfreien Extras sind als Ergänzung zum Lohn zu gewähren: Das Gehalt darf nicht entsprechend gesenkt werden. Unternehmen dürfen sie aber auf Sonderzahlungen wie Weihnachtsgeld anrechnen, wenn sie diese freiwillig zahlen und kein vertraglicher Anspruch besteht. Eine Ausnahme sind Sachbezüge wie etwa Tankgutscheine oder Fitnessstudio-Zuschüsse: Sie dürfen regulären Lohn ersetzen.

Detailliert auflisten
Betriebsprüfer beäugen Extras misstrauisch. Unternehmer sollten dokumentieren, wer Leistungen erhält und was diese wert sind. Bei Gesundheitskursen müssen die Ausgaben auf die Teilnehmer umgerechnet werden. Die private Nutzung von Firmenhandys und -laptops muss nicht erfasst werden.

Belege sammeln
Arbeitgeber sollten nachweisen können, dass Tankgutscheine nicht in Bargeld umgetauscht werden dürfen. Zudem müssen sie von Eltern, die Kita-Zuschüsse kassieren, Betreuungsbelege einsammeln. Bei Gesundheitskursen sind Teilnahmebescheinigungen und Abrechnungen der Honorarkräfte wichtig.

6 Kommentare
  • michael Weberstedt 11. November 2016 12:29

    Sie haben etwas wichtiges vergessen:
    Die betriebliche Altersvorsorge !!

  • Michael Pleines 11. November 2016 12:02

    Da steht es geschrieben… Das ein- oder andere wäre doch mal ein Ansatz!!!

    Gruß

    Jan

  • Winfried Hanuschik 11. November 2016 09:43

    Hallo Frau Bast, sind die 44 EUR für Fahrtkosten/Jobticket zusätzlich zu den o.a. Gutscheinen bis 44 EUR möglich, oder stattdessen?

    • Verena Bast 11. November 2016 12:12

      Hallo Herr Hanuschik,

      die Freigrenze von 44 Euro gilt für alle Sachbezüge insgesamt. Bekommen Mitarbeiter also zum Beispiel einen Tankgutschein vom Arbeitgeber im Wert von 20 Euro, können Arbeitgeber nur noch 24 Euro als Zuschuss für Fahrtkosten dazugeben, damit es steuerfrei ist. Hier gilt: Haben alle Sachbezüge zusammengerechnet einen Wert von mehr als 44 Euro, sind ALLE zu versteuern.

      Alternativ können Arbeitgeber aber auch die Steuer für den Mitarbeiter übernehmen: Mehr dazu finden Sie in diesem Artikel: Geschenke an Geschäftspartner, Kunden und Mitarbeiter: So vermeiden Sie Ärger mit der Steuer.

      Herzliche Grüße aus der impulse-Redaktion

      Verena Bast

  • Guido Scheffler 11. November 2016 07:53

    Fehlt da nicht noch das Präsent für den persönlichen Anlass für bis zu 60,-€ maximal 2 mal im Jahr? Oder wie war das noch? Vielleicht könnten Sie das ja noch ergänzen?

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