Festplatten-Crash, gestörte Netzzugänge oder Leitungsunterbrechungen sind Unternehmern wie Mitarbeitern eine Horrorvorstellung, Datenverlust bedeutet schlechterdings den GAU: Wenn die IT-Systeme husten, droht dem Betrieb eine Lungenentzündung.

Nach einer Studie des Instituts für Management- und Wirtschaftsforschung (IMWF) befürchten 56 Prozent der Unternehmen mit einer Belegschaft bis zu 100 Mitarbeitern bei einem halbtägigen Ausfall der IT erhebliche wirtschaftliche Nachteile. Selbst wenn die Rechner nur eine Minute lang in die Knie gehen, erwartet jeder dritte Betrieb mit weniger als fünf Millionen Euro Jahresumsatz einen Verlust. Daher bleiben auch bei den unbarmherzigsten Sparplänen Hardware, Software und Netzwerke meist außen vor. Sie müssen funktionieren.

Umsatzgarant für die IT-Dienstleister

Also investiert man als aufgeschlossener Unternehmer kräftig in Hardware, Software, Netzwerke und Telekommunikationsanbindung, stellt geschultes Personal ein und deckt Arbeitsspitzen und Spezialbedarf mit externen Mitarbeitern ab. Und fragt sich irgendwann angesichts der nach oben schießenden IT-Kosten, ob ein Teil- oder Komplett-Outsourcing nicht die bessere Lösung sein könnte.

An der mittelständischen Wirtschaft verdient die IT-Branche nicht schlecht. Mehr als 40 Prozent des Umsatzes entfallen auf kleine und mittlere Unternehmen, die die IT-Wartung oder sogar den Betrieb ihrer Systeme an einen darauf spezialisierten Dienstleister ausgelagert haben. Die beiden Hauptversprechen der Vertriebler sind sinkende Betriebsaufwendungen und die garantierte Funktionsfähigkeit der IT, indirekt also auch ein Kostenargument.

Outsourcing spart nicht automatisch

Marc Thylmann vom Branchenverband Bitkom: „Outsourcing lohnt sich für Unternehmen jeder Größenordnung. Man wird leistungsfähiger, flexibler und spart Kosten – je nach Betrieb und Form der Auslagerung können die IT-Kosten um bis zu 40 Prozent reduziert werden.“

Das klingt erst einmal erfreulich. Bei näherer Betrachtung jedoch entpuppt die in Aussicht gestellte Kostenentlastung sich nicht selten als Scheinriese. Sie ist in der Regel nämlich nur dann zu realisieren, wenn die in Betrieb oder Pflege auszulagernde IT weitgehend den gängigen Standards entspricht. Beispiel: Wer seine Buchhaltungs-, Personal- oder SAP-Anwendungen außerhalb des eigenen Betriebs laufen lassen möchte, kann viel bessere Preise aushandeln als ein Unternehmer, der seine selbst entwickelten Systeme oder Anwendungssoftware Marke Eigenbau extern betreuen lassen will.

Standards, Standards, Standards

Hier muss der Dienstleister sich nämlich erst in die ihm unbekannte Materie einarbeiten. Und kaum jemand wird für betriebliche Individualsoftware eine Rundum-Sorglos-Garantie anbieten, ohne einen kräftigen Preisaufschlag dafür zu verlangen – schließlich weiß er nicht, welche Risiken im Quellcode und in zuvor installierten Updates stecken.

Als Faustregel der Entscheidung, wann sich ein Outsourcing lohnt, gilt deshalb: Je stärker die IT auf eingeführten Standards basiert, desto größer sind die Kostenvorteile des „Buy“ gegenüber dem „Make“. Je anpassungsbereiter sich ein Kunde in dieser Hinsicht erweist, desto stärker lässt der verlangte Preis sich drücken.

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