Wer seine Buchführung selbst in die Hand nehmen möchte, steht vor einer großen Auswahl an Software. Die Anbieter versprechen Lösungen für jeden Bedarf und selbst für besondere Anforderungen: sei es wenig Erfahrung mit der Buchführung oder der Plan, einen Online-Shop einzubinden. Trotzdem: Für Neulinge bleibt die Buchführung eine Herausforderung. Worauf also sollten sie achten?

Buchführung dient dazu, alle wirtschaftlichen Vorgänge zahlenmäßig abzubilden. Dutzende Programme sollen Anwender dabei unterstützen, egal ob die Vorgänge mittels doppelter Buchführung erfasst werden und in eine Bilanz münden oder ob das Geschäftsergebnis mittels der vereinfachten Einnahmen-Überschussrechnung errechnet wird, also als Differenz zwischen den Ausgaben und Einnahmen. Die gängigen Programme erledigen diese Aufgabe ordentlich, nach Maßgabe gesetzlicher Bestimmungen und sogar mit einem erheblichen Komfort für die Nutzer. Zum Standard gehört der Jahresabschluss, die Online-Meldung von Umsatzsteuervorauszahlungen via Elster-Schnittstelle und Reports wie die betriebswirtschaftliche Auswertung. Probleme liegen anderswo, aber dazu später.

Neben der reinen Buchführung bieten Programme zahlreiche Zusatzfunktionen: Beim GS-Buchhalter etwa sind dies: eine Anlagenverwaltung, um die planmäßige Abschreibung von Wirtschaftsgütern zu steuern, eine Offene-Posten-Buchhaltung und Mahnwesen, die automatisch mit der Geschäftsbuchhaltung synchronisiert werden, Schnittstelle zum Online-Banking und eine digitale Signatur für Ausgangsrechnungen. Das Programm von Sage liegt mit 200 Euro preislich in der Mittelklasse. Typisch in diesem Segment: Die Programme lassen sich mit anderen Anwendungen eines Herstellers erweitern, zum Beispiel mit der Lohnbuchhaltung, Auftragsverwaltung oder Warenwirtschaft.

Rundum-Pakete für Kleinbetriebe

Manche Einstiegsprogramme, zum Beispiel Büro Easy von Lexware, bieten solche Rundum-Pakete schon für unter 100 Euro und richten sich vor allem an Kleinbetriebe. Ihr Vorteil: Sie unterstützen Selbstständige in ihren Arbeitsabläufen und eignen sich zum Beispiel zum Schreiben von Rechnungen, Lieferscheinen oder Auftragsbestätigungen, zum Online-Banking oder zur Lagerverwaltung. Außerdem informieren sie über Außenstände und Umsatz. Weitere Produkte der Mittelklasse gibt es unter anderem bei Lexware oder Datev. Apple-Anwender haben zwar eine geringere Auswahl, finden aber mit Monkey Bilanz von Prosaldo oder Mac-habu von Mc Richter Software-Entwicklung ebenfalls Programme für den geschäftsmäßigen Einsatz.

Betriebssystem- und ortsunabhängig ist die Buchführung per Web-Browser, wie sie zum Beispiel Collmex oder Actindo anbieten. Diese wollen sich durch Schnittstellen zu Webshop-Systemen auch Online-Händlern andienen und bieten zusätzlich ein Dokumenten-Archiv mit Texterkennung und Revisionssicherheit, das sich mit gescannten Belegen füttern lässt. Anwender sparen den Aufwand für Installation, Updates, Wartung und Datensicherung und zahlen den Dienst per Monatsabo. Das Software-Angebot ist groß und die Entscheidung darf guten Gewissens nach Vorlieben, Geldbeutel und nötigen Zusatzfunktionen fallen. Denn zwei Probleme bleiben unabhängig davon bestehen, und nur eine davon können die Anbieter direkt beeinflussen.

Erstens: Hat der User keine Vorkenntnisse, wird ihm die Software allein nicht zur professionellen Buchführung verhelfen – auch wenn die Anbieter das versprechen. Die Buchführung ist nur so gut wie der Anwender. Angehende Selbstbucher mit wenig Know-how sollten daher auf eine gute Hilfsfunktion der Programme achten. Und die verschiedenen Hersteller bieten da so einiges: neben Handbüchern zum Beispiel ein Kontierungs-ABC, Support per Telefon oder in Online-Foren und sogar Schulungen, entweder als Präsenzseminar oder als Onlinesitzung.

Im Zweifel den Buchhalter fragen

Persönliche Unterstützung finden Selbstbucher bei selbstständigen Buchhaltern, die für ihre Kunden die laufenden Geschäftsvorfälle verbuchen und oft ihren Service per Hausbesuch erledigen. Steuerberatungskanzleien bieten Ähnliches und dürfen darüber hinaus Steueranmeldungen abgeben, Abschlüsse erstellen und weitere sogenannte Vorbehaltsaufgaben erledigen, die Buchhaltern verwehrt sind. Es schadet nicht nachzufragen, mit welchen Programmen die Dienstleister vertraut sind.

Zweitens: der Datenaustausch. Hier sind die Hersteller mehr in der Pflicht. Leider klaffen auch dabei Werbung und Realität zuweilen auseinander. Entscheidend ist, dass die Programme die mühsam eingegeben Daten auch wieder ausspucken – zum Beispiel, wenn der Nutzer auf ein Konkurrenzprodukt umsteigt, seine Daten sichert, sie zur Weiterverarbeitung an die Steuerkanzlei schickt oder für die Betriebsprüfung bereitstellt.

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