"Am Anfang hatten wir gar keine schriftliche Urlaubsplanung, sondern nur mündliche Absprachen", erinnert sich Christine Batzl-Hartmann, Geschäftsführerin der Pharmacelsus GmbH. Das Saarbrücker Unternehmen betreibt Auftragsforschung für die Pharmaindustrie. Auch als es zu Beginn gerade einmal vier Mitarbeiter waren, zeigte sich schnell: Ohne Planung und ohne Stellvertreter geht es nicht. "Wir hatten unsere Urlaube unmittelbar nacheinander gelegt. Als ich aus meinen Ferien zurückkam, hatte sich bei einem Projekt etwas verzögert. Dadurch stand ich völlig unerwartet allein im Labor – außer mir war da nur noch der Praktikant", erinnert sich die Chefin.

Aus ihren anfänglichen Fehlern hat Unternehmerin Batzl-Hartmann gelernt. Systematische Planung statt eines Laisser-faire ist das A und O der optimalen Urlaubsorganisation, die Mitarbeiterwünsche berücksichtigt, dem Vorgesetzten Scherereien erspart und vor allem die Arbeitsfähigkeit des Unternehmens sicherstellt. Nur so lässt sich dieses emotionale Thema, das immer wieder für Unruhe in Firmen sorgt, wirksam entschärfen. Wer sich darüber hinaus den vielen Schreibkram bei der Planung ersparen möchte, setzt auf Betriebssoftware, die bei der Organisation hilft. Die Übersicht listet empfehlenswerte PC-Programme auf.

Streit vermeiden

Schon kleine Schritte können helfen, dem Thema die Sprengkraft zu nehmen. "Als ich ohne Mitarbeiter dastand, war das ein richtiges Schreckensmoment, und ich wollte nicht, dass so etwas noch einmal vorkommt", erklärt Batzl-Hartmann. Die Unternehmerin zog die Konsequenzen und führte Urlaubsanträge und eine Vertreterregelung ein. Seitdem müssen Ferienwünsche von mehr als zwei Tagen schriftlich angemeldet und von ihr gegengezeichnet werden. "Dadurch kann ich die Abwesenheit gleich in den Projekten mit einplanen und eine entsprechende Terminierung mit dem Kunden absprechen", so die Pharmazeutin.

In vielen anderen Firmen hingegen bestehen immer wieder Unklarheiten darüber, was der Chef verbieten darf und welche Rechte Mitarbeiter haben. Dabei gibt es einige Grundregeln, die man kennen sollte: So hat der Chef das Recht, in bestimmten Fällen einen Urlaubs­antrag abzulehnen. Angestellte, die erst buchen und dann fragen, müssen die entstandenen Kosten selbst tragen, wenn eine Freistellung nicht möglich ist. Brisant wird es, wenn der Mitarbeiter aus Wut trotzdem losfährt. "Selbstbeurlaubung kann Grund für eine fristlose Kündigung sein", erklärt der Hamburger Fachanwalt für Arbeitsrecht Peter Markl. "Auch bei einer Erkrankung in den Ferien darf der Arbeitnehmer den Urlaub nicht selbst verlängern." Weitere Tipps des Juristen, wie Unternehmer etwa im Streit um Urlaubstermine während der Ferienzeit reagieren, gibt es auf impulse-Online.

Der Betrieb geht vor

Bei der Teutoburger Ölmühle in Ibbenbüren, dem Hersteller hochwerti­ger Speiseöle, gelten besonders strik­te Urlaubsregeln für die 125 Angestellten. "Wir produzieren 24 Stunden am Tag und sieben Tage die Woche", sagt der geschäftsführende Gesellschafter Michael Raß. "Und wir haben eine Belastungsspitze während der Ernte, die genau in der Hauptferienzeit liegt." Für den Saateneinkauf bedeutet das sogar eine zweiwöchige Urlaubssperre im Juli, da ansonsten der Betrieb nicht aufrechtzuerhalten ist.

Klar, dass Entscheidungen wie diese nicht den Anschein von Willkür oder einseitiger Bevorzugung haben dürfen. "Einsicht ist wichtig für die Akzeptanz", weiß Unternehmerin Batzl-Hartmann. Deshalb ist es oberste Chefpflicht, mit den Betroffenen zu sprechen und sachlich zu begründen, warum der Urlaub nicht genehmigt werden kann oder gar ein anderer Mitarbeiter Vorrang hat. An erster Stelle steht dabei natürlich die Kontinuität der internen Abläufe. Deadlines von Projekten, verderbliche Waren oder wie bei der Ölmühle branchenübliche Stoßzeiten, in denen jede Hand gebraucht wird, aber auch eine zu hohe Zahl bereits abwesender Kollegen sind Gründe, um Urlaubsan­träge abzulehnen.

Eine schriftliche Genehmigung des Urlaubs, wie inzwischen bei der Pharmacelsus GmbH üblich, ist gesetzlich nicht zwingend vorgeschrieben, aus praktischen Gründen jedoch empfehlenswert. Unternehmer müssen dabei jedoch beachten: Wird der Antrag einmal bewilligt, hat der Arbeitnehmer einen Anspruch auf die Freistellung. "Ausnahmen sind nur bei extremen, unvorhersehbaren Ereignissen und Notfällen vorstellbar, und selbst das ist juristisch umstritten. Das Gleiche gilt für den Rückruf aus dem Urlaub", so Fachanwalt Markl. Andererseits: "Ist der Urlaub wirksam zurückgenommen, muss der Mitarbeiter auch wieder zur Arbeit kommen." Das Unternehmen hat in diesem Fall jedoch die dadurch entstandenen Kosten zu übernehmen, beispielsweise für Umbuchungen oder Rücktrittsgebühren.

"Grundsätzlich sollten Vorgesetzte Mitarbeiter zuerst dabei unterstützen, sich untereinander zu einigen", rät Stephan Teuber, Geschäftsführer der Loquenz Unternehmensberatung in Leinfelden-Echterdingen. "Kommt es zu keiner Einigung, muss ich als Unternehmer aber entscheiden." Dabei gilt es vor allem, fliegende Wechsel zu vermeiden. "Es ist ein häufiger Fehler, dass keine ausreichende Übergabe stattfindet", sagt Teuber. Entscheidend für reibungslose Arbeitsabläufe während der Abwesenheit von Mitarbeitern sind umfassend eingearbeitete Urlaubsvertretungen.

Bei der Teutoburger Ölmühle beispielsweise gibt es eine ausgeklügelte Stellvertreterregelung: In der Produktion sind die Mitarbeiter aufgrund eines internen Schulungsprogramms so qualifiziert, dass sie sich wechselseitig problemlos ersetzen können. In der Verwaltung sind feste Stellvertreter für viele Positionen benannt. Teilzeitkräfte stocken in dieser Zeit häufig auf Vollzeit auf, um die Urlauber zu ersetzen. "Wir arbeiten neue Mitarbeiter bewusst auf verschiedenen Arbeitsplätzen ein, damit sie sich gegenseitig vertreten können", erklärt Firmenchef Raß. "Das ist sogar in den Arbeitsverträgen so geregelt."

Ihre Meinung

Diesen Artikel bookmarken bei...