Früher, erzählt Edwin Blaak, ging wöchentlich ein halber Tag für die Buchführung drauf. Heute ist es nur noch eine Personalstunde pro Woche. So bleibt mehr Zeit für das eigentliche Geschäft: Blaaks Firma Jotbe, die ihren Sitz im Bremer Vorort Dreye hat, handelt mit Spezialwerkzeug, ihre Kunden sind Automobilhersteller und andere Industrieunternehmen.

Seit der Firmengründung 2003 lassen Blaak und sein Co-Geschäftsführer Harald Jüttner ihre Buchführung vom Steuerberater erledigen. Dank Internet sank der Aufwand für die Buchhaltung weiter: Ein Rechenzentrum beschleunigt die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater und bietet Anwendungen, die besonders für bilanzierende Betriebe von Nutzen sind.

Blaaks Steuerberater arbeitet mit "Buchführung mit Zukunft" (BMZ), einem Produkt der Nürnberger Software-Genossenschaft Datev. Die ist bei den Steuerberatern so etabliert, dass diese ihren Service auch weiterverkaufen: Rund 40.000 Betriebe nutzen BMZ, und die Hälfte davon auch die darauf aufbauenden Zusatzleistungen. Ähnliche Dienste wie der Platzhirsch Datev bietet etwa auch der deutlich kleinere Anbieter HMD-Software. Tatsächlich aber ist Bewegung im Markt; mehr und mehr Software-Anbieter stellen für Kunden Buchführungsprogramme im Internet bereit.

Ausgelagert, aber einsehbar

Wie solche Software den Aufwand reduzieren kann, haben die Chefs von Jotbe längst gemerkt – und technisch umgerüstet. Ein Multifunktionsdrucker mit Papiereinzug, Scanner und Netzwerkanbindung, das ist heute das technische Herzstück ihrer Finanzbuchführung. "Früher haben wir jede Rechnung kopiert, gestempelt und drei- oder viermal angefasst, heute wird sie vorkontiert, gescannt und abgelegt – fertig", sagt Blaak. Die Papierbelege bleiben bei Jotbe – praktisch für Nachfragen und Reklamationen. Die eingescannten Dokumente werden per Internet an das Rechenzentrum der Datev übertragen, und darauf hat auch Blaaks Steuerberater Zugriff.

Das Rechenzentrum ist die Datendrehscheibe zwischen Unternehmer und Steuerberater. Es ersetzt den Pendelordner, mit dem sonst die Belege zwischen Betrieb und Kanzlei hin- und herwandern. Dieses Jahrzehnte alte Prinzip hat zwei Nachteile: Erstens sind die Auswertungen schon zeitlich überholt, wenn sie zurück in den Betrieb kommen und die seither angefallenen Belege abgeholt werden. Und zweitens sind die Belege nicht greifbar, solange sie beim Steuerberater sind.

Das Rechenzentrum hat diese Nachteile nicht. Die Belege sind jederzeit im Betrieb, und weil der Transport wegfällt, geht auch keine Zeit verloren. Theoretisch können die online gestellten Belege tagesaktuell gebucht werden. Praktisch verabreden die meisten Mandanten mit ihrer Kanzlei einen Stichtag für die Bearbeitung. Auswertungen stellt der Steuerberater seinem Mandanten wiederum über das Rechenzentrum zur Verfügung. Der Datentransfer läuft über eine abgesicherte Verbindung. Blaak hat dafür eine sogenannte Smartcard, mit der er sich online identifiziert.

Automatische Zahlungsfunktion

Während Jotbe seine Dokumente scannt, schicken andere Kunden sie an eine individuelle Faxnummer im Rechenzentrum. Dort werden sie digitalisiert und bekommen eine Buchstabenerkennung, damit sie sich auch wiederfinden lassen. Für Blaak bedeutet das zum Beispiel, dass er auf seinem Onlineportal nach Stichworten oder Rechnungsnummer suchen kann und augenblicklich das passende Schriftstück sieht.

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