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impulse: Herr Greisle, für viele Chefs sind die vielen E-Mails zum Ärgernis geworden. Wie können Unternehmer die tägliche Informationsflut bewältigen?
Greisle: Ich rate zu einer E-Mail-Rou­tine. Erstens: Beantworten Sie E-Mails, die schnell zu beantworten sind, sofort. Zweitens, checken Sie den Posteingang nicht permanent, sondern zu festen Zeiten – so werden Sie nicht dauernd abgelenkt. Drittens: Fordern Sie Ihre Mitarbeiter dazu auf, dass E-Mails nur mit eindeutigem Betreff und nur zu jeweils einem Thema zu versenden sind. So behalten Sie die Übersicht, und Prozesse lassen sich leichter nachverfolgen.

Viele legen wichtige Mails in Ordnern ab. Ist das sinnvoll?
Das ist nicht verkehrt, wenn es zu Ihnen passt. Doch E-Mails können heute über eine Suchfunktion jederzeit gefunden und sortiert werden. Eine "chaotische Ablage" ist daher auch kein Problem.

Dank Laptop, Blackberry und Handy ist mobiles Arbeiten
heute selbstverständlich. Können sich Unternehmer die Miete für Büros bald ganz sparen? Nein. Wenn Mitarbeiter mehrere Tage pro Woche von unterwegs aus arbeiten, ist das in Ordnung. Aber die Zentrale muss der Anker sein, sonst leidet die Identifikation mit der Firma und den Kollegen. Büros bleiben daher unverzichtbar. In der Tat braucht aber künftig nicht mehr jeder Mitarbeiter einen festen Schreibtisch.

Warum?
Teamarbeit ist heute noch viel wichtiger als früher, gerade in innovativen mittelständischen Unternehmen. Das Büro wird zum Ort der kreativen Zusammenarbeit, es ist nicht mehr der Ort der reinen Sachbearbeitung. Es geht darum, gemeinsam und in wechselnden Gruppen an Entwürfen zu tüfteln, zu diskutieren – um dann wieder konzentriert allein zu arbeiten. Dafür sind Einzel- und Zweierbüros mit dem persönlichen Schreibtisch und dem eigenen Papierstapel eher hinderlich.

Was ist die Alternative?
Ich rate Chefs, ihren Mitarbeitern ein Arbeitsplatzmenü anzubieten: Die Angestellten sollen zwischen Einzelbüros, kreativen Ecken und Besprechungsräumen pendeln können. Je nachdem, welche Arbeit sie zu erledigen haben. Ihre persönlichen Unterlagen werden in Rollcontainern verstaut. Schreibtische in den Einzelbüros stehen dann immer denjenigen zur Verfügung, die sie gerade brauchen. Deshalb sollen sie leer und aufgeräumt sein – und den Nutzer zur Arbeit einladen.

Keine Familienfotos auf dem eigenen Schreibtisch? Da sind Proteste programmiert...
Ja, aber dieses sogenannte Clean-Desk-Konzept hat unbestreitbare Vorteile: Die Vertraulichkeit von Dokumenten bleibt gewahrt, denn was nicht rumliegt, kann von Kollegen, Putzkolonnen oder Besuchern nicht eingesehen werden. Durch das Abräumen der Tische lässt sich das Geschaffte reflektieren. Das Herausräumen der Unterlagen strukturiert die Aufgaben wie von selbst. Man arbeitet produktiver und effizienter. Das sind Argumente, die Skeptiker nach einer kurzen Umgewöhnungszeit meist überzeugen.

Trotz der Vorteile hat sich das Konzept bislang aber noch kaum durch­gesetzt.
Nicht in der Breite, aber in vielen Konzernen und Beratungsunternehmen sind aufgeräumte Arbeitsplätze am Abend längst selbstverständlich. Beim Dienstleister Finanz-IT etwa teilen sich seit Ende 2007 mehrere Mitarbeiter einen Schreibtisch, die Arbeitsplätze sind flexibel einsetzbar. Dadurch ist die Produktivität nachweislich um 20 Prozent gestiegen. Allerdings ist in vielen Firmen das eigene Büro weiterhin ein Statussymbol. Hierarchiedenken steht hier einer Veränderung meist im Weg.

Was können Unternehmer noch tun, um die Produktivität in ihren Büros zu steigern?
Anfangs reichen schon ein paar Kniffe. Etwa, wenn die Kaffeeecke nicht am Ende eines Flurs, sondern in einem Durchgang platziert wird – damit die Mitarbeiter dort ins Gespräch kommen. Pflanzen verbessern das Mikroklima, Schreibtische und Möbel aus Naturholz schaffen Behaglichkeit. Weiße Bürowände streicht man beispielsweise in einem leichten Gelb, das belebt. In Büros mit besonders stressiger Atmosphäre wirkt ein leichtes Blau beruhigend.

Und wie kann der Computer weiterhelfen?
Die Möglichkeiten der IT sind längst nicht ausgeschöpft. Groupware-Programme wie Lotus Notes oder Micro­soft Exchange etwa kommen gerade in kleineren Firmen noch zu selten zum Einsatz. Sie erleichtern die Zusammenarbeit in Projekten. Bei der Erstellung eines Vertrags etwa können alle Be­teiligten im selben Dokument arbeiten. Termine lassen sich über einen gemeinsamen elektronischen Kalender schnell koordinieren. Abstimmungsrunden sind passé – und gerade Chefs gewinnen Zeit für wichtigere Dinge. Vorausgesetzt, die Technik funktioniert reibungslos, und die Programme laufen zügig. Deshalb sollten alle Computer nach den Abschreibungsfristen ausgetauscht werden – also spätestens nach drei Jahren.

Büro-Umbau, neue Software und neue Computer – das rechnet sich?
Unabhängig von der höheren Produk­tivität der Mitarbeiter und sinkenden Kosten: Umworbene Fachkräfte wissen, wie es heute bei jungen IT-Unternehmen aussieht – und erwarten ein ähnliches Ambiente. Attraktive Büros haben eine enorme Anziehungskraft. Das ist eine Chance, die kleine Firmen im Wettstreit um qualifizierte Mitarbeiter unbedingt nutzen sollten.

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