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Dieser Beitrag gehört zum Artikel E-Mails: Sichere Archive

1. Wo soll es hingehen?
Die Anwender wollen eine unendlich große Mailbox, der Administrator will seine Server entlasten und die Rechtsabteilung will eine vorschriftsmäßige Lösung (Compliance). Unternehmen müssen sich über ihre Prioritäten klar werden. Liegen die Anforderungen zu weit auseinander, kann es durchaus Sinn machen, zweigleisig zu fahren. Dabei kann die Compliance-Lösung auf die relevanten Bereiche beschränkt werden.

2. E-Mail-Aufkommen minimieren
Die beste Archivlösung nützt nichts, wenn unter den Informationsmassen die gewünschte Information später nicht mehr auffindbar ist. Deshalb sollte die E-Mail-Flut eingedämmt werden. Dazu gehört auch, dass unerwünschte Werbemails ausgefiltert werden.

3. Sensible Informationen aus dem E-Mail-Verkehr heraushalten
Mitarbeiter sind anzuweisen, sensible oder verletzende Dinge nicht in E-Mails zu schreiben. Sonst wird das E-Mail-Archiv zur Zeitbombe. (Die E-Mails der Mitarbeiter gelten in USA als das größte nicht abgesicherte rechtliche Risiko)

4. Vorschriftsmäßig speichern
Um sicherzugehen, dass Ihr E-Mail-Archiv den geltenden Vorschriften entspricht, achten Sie darauf, dass die archivierten E-Mails nicht mehr verändert werden können und dass jede Mail einen einmaligen, unveränderbaren Archivierungsindex bekommt.

5. Vereinbarung über Privatmails
Wer den Mitarbeitern erlaubt, E-Mail privat zu nutzen, muss in Einzelverträgen oder in einer Betriebsvereinbarung klären, wie die Privatmails archiviert werden. Sonst kann die Archivierung gegen den Datenschutz verstoßen.

6. Archivierte E-Mails auffindbar machen
Einfach nur speichern reicht nicht. Zur schnellen Suche sollten für die Header-Informationen (Absender, Empfänger, Uhrzeit, Betreffzeile, etc.) und die Nachricht selbst ein Vollindex in einer Datenbank angelegt werden. Eine Kategorisierung ist wünschenswert.

7. Eins nach dem anderen
Oft ist es sinnvoll, neben den Mails auch alle anderen Dokumente elektronisch zu speichern. Dazu ist ein Dokumenten-Management-Sytem geeignet. Aber überstürzen Sie nichts! E-Mail-Archivierung und Dokumentenmanagement gehören zwar zusammen, sollten aber besser in zwei Schritten eingeführt werden.

8. Schnell und einfach
Wer mit möglichst wenig Aufwand in die E-Mail-Archivierung einsteigen will, sollte (zumindest übergangsweise) einen Online-Service nutzen.

9. Kistenweise
Wer seine sensiblen Daten nicht außer Haus geben will, sollte eine Appliance anschaffen. Diese schlüsselfertige Hard-Software-Kombination ist ebenfalls leicht einzurichten, steht aber im eigenen Haus.

10. Vorsicht Verschlüsselung
Mails mit vertraulichen Daten sollten beim Versand verschlüsselt werden. Achten Sie darauf, dass verschlüsselte E-Mails auch beim Ausscheiden des betreffenden Mitarbeiters später wieder gelesen werden können.

Weitere Tipps, einen Arbeitsrahmen für ein Pflichtenheft und eine umfangreiche Marktübersicht finden Sie unter www.softrust.com.

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