Telefonkosten sparen mit Scannern? Was zunächst verblüfft, kann Rolf Borchers, Organisationschef der Carina GmbH in Rheda-Wiedenbrück, leicht erklären: "Wenn früher Kunden anriefen, mussten unsere Sachbearbeiter meist erst Unterlagen aus den Akten heraussuchen und dann zurückrufen." Seitdem aber bei dem mittelständischen Polstermöbelhersteller alle Belege und Geschäftsdokumente in ein digitales Archiv wandern, entfällt der obligatorische Rückruf. "Alle Daten sind am Bildschirm abrufbereit", sagt Orga-Chef Borchers, "das ist für Kunden und Mitarbeiter erheblich bequemer." Und spart obendrein Kosten: rund 1500 Euro im Monat.
Wesentliche Zutat für dieses Sparprogramm neben der Archivsoftware: ein Scanner, der Papierdokumente wie Bestellungen, Eingangsrechnungen oder Geschäftskorrespondenz einliest. Die Geräte haben nur wenig mit den Modellen gemeinsam, die bei klassischen Media-Discountern erhältlich sind. Sie lesen Geschäftspost stapelweise mit Geschwindigkeiten von zwölf bis 60 Seiten pro Minute ein, teilweise sogar doppelseitig. Hochgeschwindigkeitsscanner wie etwa der FI-5900C von Fujitsu schaffen sogar bis zu 200 Seiten pro Minute. "Welches Gerät für ein Unternehmen das beste ist, hängt von der Art und Anzahl der täglich zu scannenden Belege ab", sagt Matthias Flegel, Scanner-Experte beim Software-Haus H&S in Schwabach bei Nürnberg. Einstiegspreis für einen geschäftstauglichen Scanner: ab rund 500 Euro.
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Den vollständigen Artikel können Sie in der impulse-Ausgabe 09/2006, Seite 76, nachlesen.
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