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Bei der Webgold-Akademie, einer Schule für Online-Marketing und Internetvertrieb, läuft der Großteil der Kommunikation elektronisch - per Mail. Leiterin Martina Dressel genügen wenige Mausklicks, um einen Vorgang auf den Bildschirm zu rufen. "Kundenname oder Stichwort reichen - schon tauchen alle betreffenden Mails auf", freut sich die Dresdnerin. Trick: Ein Archivsystem speichert alle ein- und ausgehenden E-Mails der Firma automatisch.

Die elektronische Post ist aus dem Alltag in Unternehmen heute nicht mehr wegzudenken: Fast jeder Betrieb nutzt E-Mails - so ein Ergebnis der aktuellen Studie "E-Business im Mittelstand" von IBM und impulse. Aber im Gegensatz zur Ablage der Briefpost fristet die sichere Archivierung der digitalen Korrespondenz in vielen Firmen noch ein Schattendasein. "Dabei sind alle Unternehmer sogar gezwungen, steuerrelevante Mails wie beispielsweise Aufträge aufzubewahren", bestätigt Ivo Geis. Der Hamburger Rechtsanwalt hat sich auf Rechtsfragen der Internetkommunikation spezialisiert.

Archivierungsaufwand und -kosten sind meist überschaubar. Die Palette professioneller E-Mail-Archive beginnt preislich bei weniger als 100 Euro. Welches System zum Einsatz kommen sollte, hängt meist von den Rahmenbedingungen ab - etwa, welcher Mail-Server im Unternehmen arbeitet oder wie viele Postfächer archiviert werden müssen. Die Grundfunktionen der Software sind meist sehr ähnlich. "Wichtig ist ohnehin nur, dass die Mails sicher gespeichert werden und bei Bedarf schnell wieder zu finden sind", erläutert Jens Hoschke, Archivierungsexperte bei IBM.

Tipps zur Auswahl des passenden E-Mail-Archivierungssystems finden Sie im Internet unter www.impulse.de/mailarchiv. Die Studie E-Business im Mittelstand finden Sie unter www.impulse.de/eb-studie.

Den vollständigen Artikel können Sie in der impulse-Ausgabe 06/2006, Seite 92 nachlesen.

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