Messevorbereitung 10 Fehler, die Sie vor der Messe vermeiden sollten

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Besucher auf der Cebit 2014

Besucher auf der Cebit 2014© impulse

Egal ob Cebit, IAA oder Grüne Woche: Messen sind für Unternehmer eine Herausforderung. impulse weiß - aus eigener Erfahrung - was schief gehen kann. 10 Tipps für einen entspannten Messeauftritt.

1. Hotel kurz vor knapp buchen
Generell gilt: Je größer die Messe, desto absurder die Hotelpreise. Wer zu spät bucht, bekommt entweder gar kein Zimmer mehr oder muss horrende Preise bezahlen – ab 300 Euro pro Tag, nach oben offen. Wir haben uns bei der Cebit zum Beispiel für die Anmietung einer privaten Wohnung entschieden – die günstigere Alternative zu mehreren Hotelzimmern

2. Visitenkarten zu spät ordern
Messen sind gigantische Kontaktbörsen. Und nichts ist unangenehmer als der Satz „Oh, mir sind leider die Visitenkarten ausgegangen“. Wer nicht genügend Karten mitbringt, verspielt schlicht und ergreifend Aufträge. Jeder Mitarbeiter auf der Messe ist ein wichtiger Multiplikator: Geizen Sie nicht mit kleinen Papierkärtchen – und ordern Sie mindestens zwei Wochen vor Messestart.

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3. Auf Packlisten verzichten
Kabel, Klebeband, Staubsauger: Sie glauben gar nicht, was man alles braucht – und vergessen kann. Machen Sie sich vorab eine detaillierte Packliste – und schreiben Sie alles, wirklich alles auf! Falls Sie dennoch mal etwas vergessen, scheuen Sie sich nicht, an anderen Ständen zu fragen. Alle Aussteller sitzen im gleichen Boot und helfen sich in der Regel gegenseitig.

4. An Aufbauhelfern sparen
Für alles, was nicht in den Kofferraum eines Kombis passt, sollte sie genug fähige Aufbauhelfer engagieren. Sie haben nichts davon, wenn Sie am nächsten Tag schlecht gelaunt und mit extremen Muskelkater am Stand stehen. Suchen Sie Veranstaltungstechniker vor Ort – oder fragen Sie direkt an der Messe an.

5. Keine Namensschilder parat haben
„Gehören Sie hier dazu?“: Diese Frage sollten Sie unbedingt vermeiden. Fertigen Sie im Vorfeld Namensschilder für jeden Mitarbeiter der Messe an.

6. Sicherheitsbestimmungen ignorieren
Darf auf den Boden doppelseitiges Klebeband aufbracht werden? Muss ich am Aufbautag Sicherheitsschuhe tragen? Entsprechen die mitgebrachten Materialien den Feuerbestimmungen? Solche Fragen klingen im ersten Moment skurril – können aber spätestens eine Stunde vor Messebeginn für unnötigen Stress sorgen. Bei der Gründermesse DeGUT beispielsweise dürfen aufgrund von Denkmalschutz keine Klebebänder angebracht werden. Klären Sie Sicherheitsbestimmungen dringend vorab.

7. Parkplatzsituation auf sich zukommen lassen
Wohin mit dem Transporter? Wenn Sie rechtzeitig am Stand sein wollen, sollten Sie die bestmöglichen An- und Abreisemöglichkeiten vorab geklärt haben.

8. Getrunken wird am Abend
Unterschätzen Sie nicht die Anstrengungen des Messegeschäfts! Gehen Sie davon aus, dass Sie acht Stunden am Stück in vollklimatisierten Hallen reden. Sorgen Sie deshalb für ausreichend Wasser an Ihrem Stand.

9. Kein Stauraum für Privatsachen
Mantel, Laptop und Geldbeutel: wohin mit den persönlichen Sachen am Stand? Denken Sie daran, dass es eine Möglichkeit geben muss, Wertsachen am Stand sicher zu verwahren.

10. Ein Termin nach dem anderen
Messegelände sind wie kleine Städte zur Rushhour. Planen Sie zwischen verschiedenen Terminen ausreichend Puffer für die Wegstrecke ein. Auch wenn es für manche eigenartig aussieht: Kleine Tretroller überbrücken große Distanzen von Halle 8 zu Halle 11 in kurzer Zeit. Wenn Sie können: Leihen Sie sich von Ihren Kindern den Tretroller!

2 Kommentare
  • HQ 10. März 2014 17:48

    Auf eine erfolgreiche CeBIT 2014

  • Andreas Gaul 10. März 2014 12:41

    Hallo liebe Redaktion,

    der Banner ist wirklich großartig! Den sollten Sie als Poster anbieten 😉

    Beste Grüße

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