Diverses Arbeit rausgeben?

Kostendruck und sinkende Margen machen das Auslagern von Geschäftsprozessen aktueller denn je. Wie Firmenchefs entscheiden.

Der Betrieb der firmeneigenen EDV war für Stefan Liebe immer ein Vabanque-Spiel: Schwer kalkulierbare Kosten, drohende Systemausfälle, Personalquerelen oder Software-Updates sorgten beim Chef der ASK Kugellagerfabrik regelmäßig für schlaflose Nächte.

Seit Liebe Teile seiner Firmen-IT über einen kompetenten Outsourcing-Dienstleister abwickelt, ist seine Nachtruhe wiederhergestellt. Nicht nur Kostendruck und sinkende Margen rücken das Dauerthema Outsourcing derzeit verstärkt in den Brennpunkt. Auch im Hinblick auf mehr Flexibilität und Qualität liebäugeln Firmenchefs mit dem Auslagern wichtiger IT-Geschäftsprozesse zum Fixpreis.

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Kehrseite der Medaille: eine hohe Abhängigkeit vom Outsourcing-Partner. „Der Umstieg muss in die Firmenstrategie passen“, warnt daher Frank Dzierzon vor unüberlegten Schnellschüssen. Der Unternehmensberater und Outsourcing-Experte von Clearview Consulting aus Frankfurt begleitet speziell Mittelständler beim Auslagern von Computer-Systemen.

Die erste Hürde stellt bereits die Auswahl des geeigneten Dienstleisters dar. Diese Erfahrung musste auch Kugellagerfabrikant Liebe machen. Der erste Servicepartner, der die EDV des 75-Mann-Betriebs aus Korntal-Münchingen betreiben sollte, war vollkommen überfordert. ‚Ein Desaster‘, erinnert sich Firmenchef Liebe. In einer Hauruck-Aktion musste ein zweiter Outsourcer das gesamte System übernehmen. Liebes Rat an Firmenchefs: nicht vom IT-Kauderwelsch der Berater blenden lassen. ‚Der Outsourcing-Partner muss neben fundierten EDV-Kenntnissen auch ein gewisses Branchen-Know-how vorweisen können‘, weiß Liebe heute.

Individuell Kalkulieren

Jetzt betreibt die Firma TDS die Rechner des Metallverarbeiters: Der gesamte Betrieb der Hardware, Updates der Software und die Absicherung des Datenmaterials sind Aufgabe des Neckarsulmer Systemhauses. Preis: deutlich weniger als 10.000 Euro – pro Monat inklusive Standleitung und 24-Stunden-Hotline.

Ob das wirklich günstiger ist, als den eigenen Server in der Firma zu betreiben, hängt vom Individualfall ab. Daher muss der Firmenchef vor dem Kontakt zum Outsourcer Hausaufgaben erledigen. „Was sie die IT kostet, können viele Mittelständler nicht beantworten“, beobachtet Outsourcing-Experte Dzierzon.

Faustformel daher: Am meisten sparen Firmenchefs, wenn sie Standardvorgänge auslagern – beispielsweise Finanzbuchhaltung, Personalverwaltung oder Auftragsbearbeitung. Sobald IT-Prozesse zu individuell ausgestaltet sind, winkt der Outsourcing-Partner schnell ab.

Denn: Die Systemhäuser setzen stark darauf, eine einzige Software für viele Kunden zu betreiben. Nur so können sie günstiger anbieten, als eine vergleichbare Inhouse-Lösung kostet. Doch dann kalkulieren Experten, dass gute Outsourcer die EDV rund 20 Prozent billiger betreiben können als der Kunde. „Und das kommt dem Firmenchef zugute“, sagt Szenekenner Dzierzon.

Schrittweise einsteigen

Unternehmensberater empfehlen bei Outsourcing-Projekten ein schrittweises Vorgehen: Mit einfachen Programmen Erfahrungen sammeln und anschließend die Lösung aufstocken.

Manchmal jedoch muss es schneller gehen. So sollte die Spedition August Bauer & Sohn aus Kremmen bei Berlin ihre Computer auf SAP umstellen, um den wichtigsten Kunden nicht zu verlieren. Allerdings: Die Anschaffung eines eigenen R/3-Systems hätte das Budget von Bauer & Sohn bei weitem überfordert. „Außerdem hätten wir das nötige Know-how niemals so schnell aufbauen können“, sagt Firmenchef Norwin Bauer. Inzwischen nutzt die mittelständische Spedition die kostspielige Software an zwölf PC-Arbeitsplätzen – auf Mietbasis bei einem Outsourcing-Partner in Dresden. „Und wir bleiben im Geschäft“, sagt Speditionschef Bauer.

Wenn Freiheit teuer wird

Zwar lohnt Outsourcing aus Kostensicht meistens. Dafür sorgen Begleiterscheinungen leicht für Schwierigkeiten.

  • Pro
  • Größter Vorteil einer Outsourcing-Lösung sind die kalkulierbaren Kosten. Die Komplettbetreuung durch einen Dienstleister verringert den Administrationsaufwand drastisch.
  • Der Kunde profitiert von der Erfahrung und dem Know-how des Personals beim Outsourcing-Anbieter. Das reduziert auch drohende Ausfallzeiten durch Krankheit oder Urlaub. Auch verringert das Auslagern der IT den ständigen Zwang, für diesen Bereich qualifiziertes Personal zu finden und kontinuierlich weiter auszubilden. Die eigenen Mitarbeiter im Betrieb stehen für weitere Projekte zur Verfügung.
  • Kontra
  • Auch wenn es die Hochglanzprospekte der Outsourcing-Dienstleister so nicht nennen: Es entsteht eine tiefe Abhängigkeit vom IT-Partner. Kontrollverlust über Hard-, Software und Daten inklusive.
  • Ein detailliertes Vertragswerk muss daher alle Eventualitäten berücksichtigen. Kann der Dienstleister unter allen Umständen den Schutz der meist sensiblen Firmendaten garantieren? Zudem sorgt die Übergangsphase häufig für erhebliche Reibungsverluste. Mitunter herrscht auch erheblicher Widerstand in der Belegschaft gegen Outsourcing-Projekte – besonders seitens der IT-Abteilung.

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