Diverses Buchhaltung für kleine Firmen

Kleine Unternehmen kümmern sich bislang nur selten um gezielte Steuerung. Dabei gibt die Buchhaltung mit der richtigen Software wichtige Daten her - und die machen Betriebe zu Bankers Darling.

Anna hat feine bunte Streifen, Floretta
ist ziemlich retro, und Luise
erinnert an Lochmuster. Die drei
sind die Renner im Tapetenportfolio von
Matthias Gerber. Die Motive entwirft er
selbst, die Firma Extratapete in Berlin betreibt
er mit seiner Geschäftspartnerin
Kathrin Kreitmeyer – und zwar so erfolgreich,
dass das Geschäft stetig wächst.
Die beiden sind Designer aus Leidenschaft,
eine kaufmännische Ausbildung
haben sie nicht. Die Buchhaltung wurde
lange Zeit eher unwillig erledigt, doch
mittlerweile schätzen die beiden Jungunternehmer
den schnellen Überblick:

Jede Bestellung oder Rechnung wird akribisch
in den Rechner eingegeben, eine
spezielle Software liefert Sekunden später
Verkaufszahlen und offene Posten. So
kann Gerber sein Unternehmen steuern
und besser planen, was er einkauft, wie
er werben soll – und wo Probleme liegen.
Controlling, fast wie bei den Großen.

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Früher nutzte Gerber bestenfalls eine
Excel-Tabelle, um seine wirtschaftliche
Lage zu checken, jetzt bereitet der PC die
Zahlenkolonnen auf. „Ich habe sofort Zugriff
auf alle Daten, sehe, wo ich zu viel
bestellt habe oder welche Tapete gar
nicht läuft“, sagt er. Derlei Übersicht über
Bücher und Bilanz gehört in Großunternehmen
zum täglichen Geschäft, in kleinen
und mittelständischen Firmen ist sie
eher unüblich. Laut einer Umfrage der
Fachhochschule Erfurt in 2000 Unternehmen
setzt die Mehrheit keine Steuerungsinstrumente
ein. Doch immerhin
zeigten sich die Befragten aufgeschlossen:
90 Prozent halten Soll-Ist-Analysen,
Umsatztrends und ähnliche Kennzahlenvergleiche
für Erfolgsfaktoren, und 82
Prozent wollen in den kommenden Jahren
in Controllingsysteme investieren.

Auch die Banken schätzen den Überblick

Hans Werdich, Controlling-Professor an
der FH Erfurt und Initiator der Umfrage,
unterstreicht den Nutzen von regelmäßigen
Zahlenanalysen. „Eine kaufmännische
Ausbildung ist nicht entscheidend.
Es reicht schon zu fragen: Wie war mein
Umsatz? Wo stehe ich jetzt? Wo möchte
ich hin?“, sagt er. Das erleichtere nicht
nur die tägliche Arbeit im Kleinbetrieb –
sondern schütze auch in Krisenzeiten.
Brauchen Unternehmen etwa einen
Überbrückungskredit, achten Banken genau
auf derlei Daten. „Wer dann belegen
kann, dass er seine Zahlen im Blick hat,
kommt leichter an Geld“, sagt Werdich.

Und als Frühwarnsystem sind Verkaufs-
und Ertragstrends oft sogar unentbehrlich.
„Gerade kleinere Unternehmen
leben oft von starker Kundenbindung“,
sagt Alexander Baumeister, Controlling-
Professor der Uni Saarland, „mit allen
Vor- und Nachteilen.“ Wer seine Kunden
genau kennt, ist zwar auf besondere Bedürfnisse
vorbereitet, aber auch besonders
vom Wohlwollen abhängig: „Ein
Kunde möchte Rabatt, ein anderer Produkte
in einem speziellen Design. Das
alles
verursacht Extrakosten“, sagt Baumeister.
Ohne professionellen Überblick
ist womöglich bald Ebbe in der Kasse.

Auch Tapetendesigner Gerber analysiert
mittlerweile genau, wie viele Tapeten
in welchen Farben er verkauft und
was seinen besten Kunden in unterschiedlichen
Ländern gefällt. Täglich
sitzt einer der beiden Geschäftsführer am
Buchhaltungssystem. Das kostet zwar
Zeit, spart aber auch Geld: „Immerhin
fällt die Buchhaltung durch den Steuerberater
weg“, sagt Gerber.

Wenn andere Betriebe weiter die Hilfe
eines Steuerberaters in Anspruch nehmen,
ist das nicht zu beanstanden; allerdings
verwalten viele Anbieter die Zahlen
nur und analysieren sie kaum: „Steuerberater
haben oft nicht die Ausbildung
für das geeignete Controlling im Betrieb,
und das ist ja auch nicht ihre Aufgabe“,
sagt Heinz Meyer, Steuerexperte aus
Montabaur.

Unrentable Produkte aufspüren

Meyer veranstaltet regelmäßig Schulungen
über Buchhaltungssoftware. Seine
Erfahrung: Viele Seminarteilnehmer
nutzten zwar den Computer, um Aufträge
zu verwalten und die Umsatzsteuer zu
berechnen, verschenkten aber die Chancen
zur Steuerung – obwohl sie die Zahlen
bereits erfassen. „Die meisten Kleinbetriebe
haben einfach keine Zeit und
keinen Nerv dafür“, sagt Meyer.

Dabei kann sich die Mühe für die Datenanalyse
durchaus lohnen, etwa wenn
Unternehmer dabei entdecken, dass sich
manche Produkte oder Dienstleistungen
gar nicht rechnen – und andere, hoch
profitable Aufträge dafür liegen bleiben.
Meyer: „Wer nur eine derartige Schwachstelle
erkennt, für den hat sich der Aufwand
schon gerechnet.“

Überschaubare Investitionen

Die finanziellen Investitionen sind tatsächlich
überschaubar. In der Regel
reicht schon eine einfache Buchhaltungssoftware.
„Das Programm allein macht
zwar noch kein Controlling, aber es liefert
alle Zahlen dafür“, erklärt Meyer.
Der Rest ergibt sich aus der Interpretation
der Daten.

Ab etwa 100 bis 200 Euro pro Rechner
sind die Programme im Handel, dazu
kommen jährliche Updates zu ähnlichen
Preisen. Fast alle Anbieter stellen auf
ihren
Internetseiten Gratissoftware zur
Probe und kostenlose Miniversionen zur
Verfügung. So lässt sich ausprobieren,
welche Navigation einem am besten gefällt
– denn dort unterscheidet sich die
Software besonders stark.

Außerdem sollten Unternehmer darauf
achten, welche Funktionen sie unbedingt
benötigen. Muss etwa eine Lohnabrechnung
integriert sein? Reicht eine einfache
Einnahmenüberschussrechnung,
oder ist die Firma verpflichtet, eine Bilanz
zu erstellen? In solchen Fällen scheiden
viele günstigere Angebote aus. Außerdem
sollte die Software
zum Betriebssystem passen. Wer wiederum weiß, dass er häufiger Hilfe
braucht, sollte darauf achten, dass sich
die Kosten der Beratung in Grenzen halten:
Manche Softwareanbieter unterhalten
nämlich Service-Hotlines mit teuren
Sonderrufnummern, andere bieten dagegen
für einen
Aufpreis unbegrenzte Telefonberatung
an.

Mit einem Klick beim Steuerberater
Für Susanne Müller war bei der Wahl ihrer
Buchhaltungssoftware eine passende
Schnittstelle zu einem Steuerberater entscheidend.
Die Geschäftsführerin von
44Spaces verkauft Tassen, Schlüsselanhänger
und Poster mit stilisierten
Großstadtsilhouetten. Ihre Steuersachen
wollte die diplomierte Architektin auf gar
keinen Fall selbst erledigen. Jetzt hilft ihr
die IT: 90 Prozent aller Steuerberater
nutzen zur Datenverarbeitung den Datev-
Standard. Die Daten aus Müllers Software
– sie nutzt ein Paket vom Marktführer
Lexware – landen dank Internet per
Mausklick fertig formatiert auf dem
Rechner des Beraters.

So kommt die Kleinunternehmerin,
die früher wie viele ihrer Kollegen über
den Listen ihrer Tabellenkalkulation brütete,
heute mit ein bis zwei Nachmittagen
im Monat zur Datenerfassung aus. Seit
sie angefangen hat, die Daten nicht nur
einzutippen, sondern auch zu interpretieren,
fehlen ihr allerdings bei der Einsteigersoftware
immer mehr Funktionen:
Sie vermisst vor allem kundenbezogene
Daten. Weshalb sich Müller neuerdings
freiwillig mit Customer-Relationship-
Software befasst: „Ich habe Kunden auf
der ganzen Welt mit völlig verschiedenen
Ansprüchen. Dazu brauche ich eine Software,
die mir zeigt, welches Motiv sich
an welchem Ort verkauft.“

Auch Jan Wilke, Geschäftsführer der
Hamburger Tischlerei Snoeck Wilke,
setzt auf professionelle Datenverarbeitung.
Bei Einkauf und Arbeitsplanung
nutzt er eine Buchhaltungssoftware für
das holzverarbeitende Gewerbe. Bestellt ein Kunde einen massiven Holztisch aus
Kiefer, hält Wilke den Auftrag nicht nur
präzise in der Software fest, die Eingabemasken
enthalten auch spezielle Felder
zur üblichen Lohnfertigung, etwa beim
Holzzuschnitt. „Das geht per Knopfdruck
raus“, sagt Wilke – Handarbeit ade. Belege
und Rechnungen wandern allerdings
weiterhin ordnerweise zum Steuerberater.
„Darüber bin ich sehr froh. Ich
habe einfach keine Zeit dafür, jede Quittung
zu erfassen.“

Gute Frage
„Wie kann man Controlling in einem Kleinstbetrieb mit ein bis zwei Mitarbeitern installieren?“, wollte Unternehmer Niklas Weyer wissen, der Flugzeugzubehör herstellt. Die impulse-Redaktion griff das Thema auf. Wir freuen uns über Ihre Anregungen: chefredaktion@impulse.de

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