Diverses Cherchez la femme

Chefs verzichten zunehmend auf die klassische Vorzimmerdame. impulse zeigt, wie dies im Alltag funktioniert.

In Sachen Büroorganisation macht Dieter Castenow keiner was vor. Der 54-Jährige koordiniert Geschäftstermine, bucht Reisen, tippt Präsentationen. Das Ungewöhnliche an der Sache: Castenow ist nicht etwa im Vorzimmer beschäftigt. Er ist geschäftsführender Gesellschafter der Castenow Agentur für Beratung und Kreation in Düsseldorf mit 27 Mitarbeitern. In seiner Firma arbeitet keine einzige Vorzimmerdame. „Jede
Sekretärin ist auch eine Kostenposi­tion“, sagt der Diplomkommunika­tionswirt, „für das Geld stelle ich lieber einen zusätzlichen Berater ein.“

Nicht nur Castenow setzt auf das Do-it-yourself-Prinzip. In Zeiten von Lean-Management, Umstrukturierungen und Hierarchieabbau sparen sich mehr und mehr Unternehmer das Vorzimmer und werden selbst aktiv.

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Blackberry statt Sekretärin – das ist der Trend. Tatsächlich werden die klassischen Sekretariate seltener. 482.200 Bürokräfte waren im Juni arbeitslos gemeldet – 5,4 Prozent mehr als noch drei Jahre zuvor, Tendenz weiter steigend. „In den nächsten Jahren werden weiterhin Stellen im Vorzimmer abgebaut“, prophezeit Carmen Pérez Pies, Vorsitzende der Berufsorganisation European Management Assistants Germany.

Den klassischen Chef ohne PC werde es in Zukunft kaum noch geben. Stattdessen werden Führungskräfte – Powerpoint und Outlook sei Dank – Präsentationen und Briefe tippen, Meeting­räume buchen, Besucher empfangen, im Web recherchieren.

Selber telefonieren

Problem: „Was sie an ihrer Sekretärin hatten, merken viele Führungskräfte erst dann, wenn sie weg ist“, sagt
Karina Matejcek, Autorin des Buchs „Überleben ohne Sekretärin“. Mancher müsse sich eingestehen, dass er vom Office-Management eben doch weniger versteht als gedacht. Matej­cek: „Wer sich früher immer verbinden ließ, muss oft erst mal lernen, selber zu telefonieren.“

Das schafft Eduard Klein, Mitglied der Geschäftsführung von W.L. Gore & Associates in Putzbrunn (Gore-Tex), schon lange allein. Er selbst ist „bisher gut ohne Sekretärin durchs Berufsleben gekommen“. Auf 1.200 Deutschland-Mitarbeiter kommen weniger als 15 Sekretärinnen. Auch die meisten Präsentationen schreibt der Chef selbst. „Das geht schneller, als wenn ich alles erst erklären und dann noch Korrektur lesen und abstimmen müsste“, so Klein.

„Sekretariate können richtig lästig sein, denn durch das Hin und Her verschwendet man wertvolle Zeit“, bekräftigt Werbeagentur-Chef Castenow. „»Ich bin viel flexibler, wenn ich mir selber im Internet Hotelangebote raussuche und ohne Rückfrageschleifen gleich entscheiden kann, wo ich übernachten will.“

Den vollständigen Artikel können Sie in der impulse-Ausgabe 10/2005, Seite 124, nachlesen.

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