Diverses Der gläserne Betrieb

Kassenbuch und Aktenordner in der Buchführung sind nicht mehr aktuell. Das haben auch die Finanzämter erkannt. Seit Anfang 2002 dürfen Betriebsprüfer deshalb auch in den EDV-Systemen stöbern. Das sollten Sie wissen.

Kassenbuch und Aktenordner in der Buchführung sind nicht mehr aktuell. Das haben auch die Finanzämter erkannt. Seit Anfang 2002 dürfen Betriebsprüfer deshalb auch in den EDV-Systemen stöbern. Das sollten Sie wissen.

Die Prüfer der Finanzämter wollen nicht mehr in Aktenordnern blättern. Der Fiskus hat erkannt, dass in der Buchhaltung anstelle von Kassenbüchern und Aktenordnern größtenteils Computerprogramme eingesetzt werden. Seit Anfang 2002 dürfen die Prüfer deshalb gespeicherte Daten einsehen und betriebsinterne Datenverarbeitungssysteme für die Prüfung nutzen.

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Einsehen dürfen die Prüfer die Daten der Finanz-, Lohn- und Anlagebuchhaltung. „Alle anderen Daten sind für den Beamten Tabu“, sagt Joachim Breithaupt, Rechtsanwalt und Steuerberater im Kölner Büro der Internationalen Anwaltskanzlei Osborne Clarke. „Auch speichern darf er sie nicht.“

Für den Datenzugriff der Finanzbeamten gilt Folgendes:

  • Beim unmittelbaren Zugriff setzt sich der Beamte selbst an den Computer. Er darf die Dateien aber nur lesen, filtern und sortieren, auf keinen Fall aber verändern.
  • Beim mittelbaren Zugriff beauftragt der Prüfer den Unternehmer, die Daten nach seinen Vorgaben zu sortieren und auszuwerten. Dabei muss sich der Prüfer nach den Möglichkeiten des betriebsinternen Systems richten. Ein eigenes Analyseprogramm darf er nicht anwenden.
  • Der Prüfer kann vom Unternehmer verlangen, dass er ihm seine Daten auf einem Datenträger überlässt.
  • Online darf das Finanzamt nicht auf Ihre Daten zugreifen.

Die ab dem 1. Januar 2002 gespeicherten Daten müssen für die kommenden zehn Jahre aufgehoben werden. Dabei müssen Unternehmer sicherstellen, dass diese Daten auch von zukünftigen EDV-Systemen noch gelesen werden können. Vor diesem Datum bereits archivierte Daten müssen nicht in das System gespeist werden, wenn der Aufwand dazu zu hoch ist.

Damit die Betriebsprüfer auch wirklich nur die Zahlen zu sehen bekommen, die sie sehen dürfen, sollten Unternehmer vor einer Betriebsprüfung die entsprechenden Daten auf einen einzelnen Rechner, ohne Zugang zum Netzwerk, überspielen. „Und auf jeden Fall eine Sicherheitskopie ziehen“, rät Steuerexperte Joachim Breithaupt. Denn wenn der Prüfer aus Versehen nur eine Zahl ändert, muss der Unternehmer dies beweisen.

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