Diverses Die vier idealen Anwendungsfelder für das Wissensmanagement

Worauf Chefs achten müssen, wenn sie das firmeneigene Wissen profitabler nutzen wollen.

Worauf Chefs achten müssen, wenn sie das firmeneigene Wissen profitabler nutzen wollen, verrät Martin Müller, Experte für Wissensmanagement am Fraunhofer-Institut Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) in Stuttgart.

Customer Relationship Management: Kundenwissen erfassen und nutzen.

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Ziel: Vertragspartner nicht nur nach Umsatzvolumen bewerten. Weitere Faktoren: Informationen des Kunden sollen dem Unternehmen bei Produktoptimierung, Marktausweitung oder Trendanalyse nutzen.

Methode: Vertriebsmitarbeiter tauschen nicht nur mit dem Einkäufer, sondern auch mit Fachleuten aus Produktion und Entwicklung Informationen aus. Zweck: Produktverbesserung identifizieren, im CRM-System (Software für Customer-Relationship- Management) sammeln oder beim nächsten Vertriebsmeeting im Beisein des Produktmanagers darüber berichten.

Technik: Internet-Seiten für Kunden einrichten. Sie können dort Produkte bewerten oder Tipps abgeben.

Vertragsmanagement: Rechte und Pflichten jedem Mitarbeiter nahe bringen

Ziel:Allen Mitarbeitern im Rahmen ihres Tätigkeitsfeldes einen Überblick über die vom Unternehmen abgeschlossenen Verträge geben. Automatische Wiedervorlage, wenn die Firma aktiv werden muss. Übernahme von Passagen in neue Verträge.

Methode: Dokumente gleichen Typs wie Verträge, Gutachten, Prüfberichte in Wissensdatenbanken zusammenfassen. Dazu Standards festlegen, nach denen Mitarbeiter die Dokumente ablegen: z.B. einheitliche Dateistruktur, Aufteilung nach Produkt, Name des Partners, Vertragsdaten.

Technik: Alle Dokumente nach Themen sortiert zentral ablegen. Nächste Stufe: eine einfache Datenbank. Höchste Stufe: Für umfassende Datenverwaltung spezielles Dokumenten-Management-System (DMS) aufbauen – Kosten ab 25000 Euro. Eine kostengünstige Lösung für die Vertragsverwaltung bietet die Software contractbase.

Projektmanagement: Erfahrungen abgeschlossener Projekte wieder verwerten.

Ziel: Nicht bei null anfangen und einmal gemachte Fehler wiederholen. Neue Aufgaben strukturiert durchführen.

Methode: Das Unternehmen ermittelt alle relevanten Faktoren für Ziele, Schritte und Ergebnisse. Die Mitarbeiter werden dazu verpflichtet, jedes Projekt nach festgelegten Kriterien zu dokumentieren. Tipp: Zu jedem Projektschritt Meilensteine festlegen und deren Erreichen bestätigen oder Gründe fürs Abweichen festhalten. Bei neuen Projekten von den Mitarbeitern verlangen, dass sie Aufzeichnungen vergleichbarer Arbeiten lesen und die gemachten Erfahrungen zusammenstellen.

Technik: Projektinhalte und -durchführung mit einer einfachen Datenbank erfassen. Ein Programm wie beispielsweise MS Project von Microsoft verfolgt den aktuellen Projektstatus (Termine, Kosten, Mitarbeiter) und warnt bei Planabweichungen.

Innovationsmanagement: Neue Produkte nicht dem Zufall überlassen

Ziel: Systematisch vorgehen von der ersten Idee bis zur Vermarktungsstrategie für das fertige Produkt.

Methode: Den Fünf-Phasen-Prozess beachten -Ideenfindung, Bewertung, Konzept, Entwicklung, Markteinführung. Mit jedem Schritt verändert sich die Art des dort relevanten Wissens. Wichtig am Anfang ist das so genannte implizites Wissen, also Erfahrungswissen. Wird am besten übers persönliche Gespräch erfasst. Dafür notwendig: offene und moderierte Kommunikationsplattformen.

Technik: Es gibt keine spezielle Planungssoftware für das Innovationsmanagement. Nützlich für Start- und Bewertungsphase: Pinboards im Intranet (Mitarbeiter notieren ihre Ideen, bewerten andere). Ab Schritt drei überwiegt die IT-gestützte Informationserfassung (Anbindung von Werkstoffdatenbanken). Auch möglich: Einbau von Systemen für Controlling der Gesamtentwicklungskosten.

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