Diverses Flotter Umgang mit Bits und Seiten

Papierkram gehört zum Geschäft. Wer Geschäft via Internet macht, bekommt im Nu prallvolle Ordner mit elektronischen Dokumenten dazu. Beides will gekonnt gehandhabt werden. Dabei kann ein digitales Dokumentenmanagement helfen.

Mehr und mehr Unternehmen betreiben ihr Geschäft sowohl über die klassischen Kanäle als auch übers Internet. Diese Doppelstrategie hat Folgen: Was immer an Dokumenten anfällt, muss digital vorliegen oder digitalisiert und derart aufbereitet werden, dass sie alle nötigen internen Prozesse durchlaufen können. Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Reklamationen müssen überdies rechtsverbindlich und revisionssicher abgelegt und archiviert werden – für Sachbearbeiter, Controller, Wirtschaftsprüfer und Finanzbeamte.

Das alles erfordert ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), das präzise ins Unternehmen eingepasst sein muss. Schrittmacher ist mal wieder das Internet mit seinen Online-Kanälen und -Kommunikationsformen. Internetkunden erwarten, dass das anbietende Unternehmen rasch reagiert, so rasch eben, wie man es vom Internet gewohnt ist. Dazu müssen die eingehenden Dokumente so flott und verlässlich wie möglich abgearbeitet werden.

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Papier bleibt wichtig

Auch Papierpost und Faxe müssen diesen Rhythmus mitgehen. Die Software der Wahl müsse daher nicht nur in der Lage sein, die Papiereingangspost per Scan zu digitalisieren, sondern sie auch mithilfe von Metadaten – also Daten über Daten – für die Übernahme in den digitalen Bearbeitungsprozess zu klassifizieren, erklärt Heinz Gerd Klein, Senior Berater Informationsmanagement bei RDS Consulting. Bei den digitalen Dokumenten, die übers Internet einfließen, ist das einfacher. Sie können durch solche Metadaten direkt ausgezeichnet werden.

Noch ist die parallele Handhabung von Papier und digitalen Dokumenten für die Unternehmen weiter wichtig. „Das Papier stagniert auf hohem Niveau. Gleichzeitig wächst der Anteil elektronisch empfangener Unterlagen“, sagt Bernhard Zöller, Geschäftsführer von Zöller & Partner. Er rät grundsätzlich dazu, anhand des Mengenverhältnisses von Papier- und Digitaldokumenten zu entscheiden, welchen Wertbeitrag DMS zum Geschäft leisten kann.

Sicher durchs Wirrwarr der Formate

Der Erfolg des Projekts steht und fällt mit der Gestaltung der Bearbeitungsschritte. Für den Spezialisten Klein steht außer Frage, von wem der Anstoß ausgehen sollte: von der Personalabteilung. „Hier sind für gezielte und schnelle Personalzuordnungen die Aufgabengebiete und Tätigkeitsprofile einzelner Mitarbeiter hinterlegt“, sagt er. Auch später, beispielsweise bei Krankheit oder Abgängen, könnten so immer schnell die richtigen Zuordnungen getroffen werden. Nur wenn die Bearbeitungsprozesse abteilungsübergreifend ablaufen, werden sie für das Unternehmen Früchte tragen. „Für ein koordiniertes Zusammenspiel der Fachabteilungen ist wiederum die Personalabteilung die richtige Anlaufstelle“, so Klein.

Er erteilt der Ablaufsteuerung über elektronische Akten eine Absage. „Auf Prozessebene, über Workflows, können Bearbeitungsabfolgen weit besser gesteuert werden.“ Allerdings müsse dazu das DMS diese Prozesssteuerung beherrschen. Eine Widrigkeit sind auch unterschiedliche Formate. Bei der Volkswagen-Stiftung hat man deshalb genau darauf geachtet, dass alle Arten elektronischer Dokumente und Informationen eingebunden und abgelegt werden können. „Nur wenn sich das DMS auf alle eingesetzten Formate versteht, können sich die Mitarbeiter über alle Ablagen einen vollständigen Überblick verschaffen“, erklärt Michael Maass, EDV-Leiter bei der Volkswagen Stiftung, aus der Praxis. Wer ein Dokumentenmanagementsystem gewinnbringend einsetzen möchte, muss überdies peinlichst dafür sorgen, dass die Mitarbeiter mit Prozessen und Aufgaben bestens vertraut sind. Andernfalls drohen schon bei der kleinsten Fluktuation Reibungsverluste, die alles zunichte machen, was man sich an Vorteilen versprochen hat.

Outsourcing kann, muss aber nicht

Dann besser gleich die Digitalisierung der Papiereingangspost und das Dokumentenmanagement extern vergeben? Zöller hält beide Wege für gangbar. „Was letztlich zählt, ist die Qualität der Integration in die eigene IT und welcher Aufwand damit verbundenen ist“, sagt er. Die Tatsache, dass ein Dienstleister in der Regel die Personal- und Systemressourcen zur Pflege der Programme und ihrer Komponenten günstiger bereitstellen könne, spräche im Mittelstand eher für die Alternative Outsourcen. Zumal die Unternehmen laut Zöller mittlerweile auf eine Vielfalt an ECM (Enterprise Content Management)- und DMS-Services zurückgreifen können. Er zeigt auf externe Dienste, die von der Belegerfassung über System- und Anwendungs-Hosting bis hin zur Auslagerung peripherer Geschäftsprozesse reichen.

Dagegen hat Klein von RDS Consulting so seine Zweifel daran, ob Dienstleister komplexe Bearbeitungsketten für Unternehmenskunden abbilden und übers Netz vorhalten können. „DMS bis tief in die elektronischen Ablagen und ins Archivierungssystem hinein, inklusive Rechts- und Revisionssicherheit, ist schon bei einer internen Umsetzung ein ehrgeiziges Vorhaben.“

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