Diverses Gestatten, Elena

Für den Elektronischen Entgeltnachweis Elena müssen Arbeitgeber jeden Monat umfangreiche Daten an eine zentrale Speicherstelle übermitteln. Spezialsoftware hilft dabei.

85 Mio. Euro – so viel sollen deutsche Arbeitgeber durch den Elektronischen Entgeltnachweis (Elena) einsparen. Das verkündete das Bundeswirtschaftsministerium, bevor das Gesetz zu Elena zum ersten Januar dieses Jahres in Kraft trat. Arbeitgeber müssen seither jeden Monat die Entgeltdaten ihrer Angestellten an eine zentrale Speicherstelle in Würzburg schicken, darunter etwa Angaben zum Gehalt und zur Höhe von Sozialabgaben. Stellt ein Bürger einen Antrag auf Wohngeld, Arbeitslosengeld oder Elterngeld, soll die zuständige Behörde die nötigen Daten künftig direkt dort abrufen können. Unternehmer müssen keine Papierbescheinigungen mehr ausstellen und haben weniger bürokratischen Aufwand.

Soweit die Theorie. In der Praxis dürfen Behörden nach Protesten von Datenschützern die gesammelten Informationen erst ab 2014 statt wie geplant ab 2012 nutzen. „Arbeitgeber müssen aber trotzdem weiter melden“, sagt Pablo Mentzinis, Leiter des Bereichs Public Sector im Informations- und Telekommunikationsverband Bitkom. Für Arbeitgeber bedeutet das: Noch drei Jahre lang müssen sie sowohl Papierbelege ausfüllen, als auch jeden Monat Elena-Daten übermitteln.

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Unternehmen haben drei Möglichkeiten, die erforderlichen Daten an die Speicherstelle zu schicken: Sie können ihren Steuerberater oder externen Buchhalter mit der Übermittlung beauftragen. Oder sie geben die Daten in ein spezielles Formular unter www.das-elena-verfahren.de ein. Oder aber sie nutzen eine Lohn- und Gehaltssoftware, die die monatlichen Elena-Meldungen unterstützt und Daten automatisch übermittelt.

Experten raten Kleinunternehmern zur dritten Variante. Hält sich die Zahl der Angestellten noch in Grenzen, ist es nämlich nicht unbedingt nötig, eigens einen Steuerberater mit der Lohnbuchhaltung zu beauftragen. Die manuelle Dateneingabe im Internet ist sehr aufwendig, und es kann leicht zu Tippfehlern kommen. Die Daten werden nämlich nicht im Formular gespeichert, sondern müssen jeden Monat neu eingegeben werden. „Übermittelt der Arbeitgeber falsche Angaben, wird unter Umständen Kranken- oder Arbeitslosengeld fehlerhaft an den Arbeitnehmer ausgezahlt“, warnt Katharina Kolhep, Steuerfachangestellte der Steuerberatergesellschaft Steffen & Partner in Bocholt. Wer für fehlerhafte Angaben hafte, sei noch nicht abschließend geklärt. Unangenehm für den betroffenen Arbeitnehmer ist es in jedem Fall.

Wer sich ein Entgeltabrechnungsprogramm mit integrierter Elena-Funktion zulegen will, hat große Auswahl. Rund 300 zertifizierte Produkte gibt es derzeit auf dem Markt, weitere befinden sich in der Testphase. Um das Zertifikat der Krankenkassen zu bekommen, muss eine Software anhand von Testaufgaben beweisen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen genügt, und wird in der Folge einmal jährlich einer Qualitätskontrolle unterzogen. Zusätzlich zu den Basismodulen gibt es ebenfalls zertifizierte Spezialmodule, die etwa nötig sind, um Kurzarbeitergeld korrekt zu verbuchen, Altersteilzeit oder Abrechnungen für Behinderte in Integrationsprogrammen.

Nach Ansicht von Fachleuten kommen Kleinunternehmer in der Regel mit einem Basismodul gut aus. Bei der Auswahl des Produkts sollten sie aber genau hinschauen: „Elena stellt hohe Anforderungen an die Unternehmen“, warnt Daniel Csillag, Geschäftsführer von Exact Software Deutschland. Am einfachsten zu handhaben sei eine Software, die Elena-Daten jeden Monat automatisch erstellt und abspeichert. Und zwar getrennt von der eigentlichen Abrechnung. Müssen Unternehmer eine falsche Angabe korrigieren, müssen sie dann nämlich nicht die gesamte Abrechnung neu erstellen. Darüber hinaus sollten Unternehmer darauf achten, für die Elena-Funktion einer Lohnsoftware nichts extra bezahlen zu müssen. Die Funktion sollte ohne Zusatzkosten in die Software integriert sein, sagt Csillag.

Selbst die zertifizierten Basismodule auf dem Markt unterscheiden sich eben stark voneinander – und das nicht nur im Preis, der im Schnitt bei einigen Hundert Euro liegt. „Bei der Bedienbarkeit gibt es riesige Unterschiede zwischen den Systemen“, sagt Michael Baur, Teamleiter des Bereichs Small Businesses & Entrepreneurs bei Lexware. Der Softwarehersteller gehört zur Haufe Mediengruppe und ist nach eigenen Angaben deutscher Marktführer bei Softwarelösungen für Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern. Kleinunternehmer sollten darauf achten, eine Software mit übersichtlichem, einfach aufgebautem Menü zu erwerben, die auf dem Betriebssystem läuft, das in der Firma installiert ist. Auch ein eingebauter Bedien-Assistent kann hilfreich sein – vor allem, wenn ein Unternehmen keine Fachkräfte mit Erfahrung in Lohn- und IT-Dingen beschäftigt, sondern die Dateneingabe der Sekretärin überlässt.

Bei Lohn- und Gehaltsprodukten tut regelmäßige Pflege Not. „Die Programme werden ständig weiterentwickelt“, sagt Baur. „Anwender kommen ohne regelmäßige Updates nicht aus.“ Neben technischen Neuerungen müssen die Programme nämlich auch gesetzliche Änderungen etwa bei Steuern und Sozialabgaben berücksichtigen sowie bei den speziellen Angaben, die für Elena verlangt werden. Unternehmer können die regelmäßigen Updates entweder einzeln bezahlen. Oder sie vereinbaren eine Wartungspauschale mit dem Hersteller, mit der auch Updates abgegolten sind.

Selbst die beste Software nützt allerdings nichts, wenn der Bediener keine Ahnung von dem hat, was er eingibt. „IT-Kenntnisse sind für eine solche Software nicht unbedingt erforderlich“, sagt Steuer-Spezialistin Katharina Kolhep. Mit dem Thema Lohn und Steuern sollte man sich aber schon auskennen.

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