Diverses Haben Sie Ihren Betrieb unter Kontrolle?

Zu den häufigsten Ursachen, warum Kleinunternehmer ihre Selbstständigkeit beenden, zählt mangelndes kaufmännisches Know-how. Dabei lässt sich schon mit einfachsten Programmen eine wöchentliche oder monatliche Übersicht über den Zustand des eigenen Betriebs verschaffen.

Damit Dinge nicht aus dem Ruder laufen, sollte der Betriebsinhaber stets…

… wissen, wie es um den Betrieb bestellt ist und regelmäßig die betrieblichen Kennzahlen auf den Prüfstand legen.

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… auf der Grundlage der tatsächlichen Kosten seine Kalkulation vornehmen.

… Investitionsvorhaben wie auch Privatentnahmen mit der Finanzplanung abstimmen.

… wissen, ob die Auftragslage und der Bestand besser als im Vorjahr sind.

… ein funktionierendes Mahnwesen haben, das auch eine Bonitätsprüfung der Kunden mit einschließt.

… die Bedürfnisse und Wünsche seiner Kunden analysieren und vor allem nachhaken, warum Kunden unzufrieden sind.

… sein Unternehmen klar strukturieren und den Aufgaben- wie auch Verantwortungsbereich seiner Mitarbeiter klar definieren.

… sich um einen ausreichend großen Kundenkreis bemühen, da die Abhängigkeit von einigen wenigen Kunden sehr schnell an die Substanz gehen kann, wenn Aufträge ausbleiben.

… stets um ein einheitliches Erscheinungsbild des Betriebes bemüht sein und alle Vorgaben eines Corporate Designs einhalten.

Rechnungswesen – Was Betriebsinhaber prüfen sollten:

Im Tagesgeschäft sollte der Chef…

… auf der Basis der Stundenzettel (wenn vorhanden) seine Lohn- und Gehaltsabrechnungen vornehmen und auch schon Steuern und Abgaben einplanen,

… laufende Geschäftsvorfälle kontieren und buchen,

… ein- und ausgehende Rechnungen im Blick haben,

… das Kassenbuch führen,

… Ein- und Ausgaben möglichst nach Kostenstellen oder Geschäftsbereichen buchen,

… bei offenen Posten sofort reagieren und Fristen beachten.

Zu den regelmäßigen Auswertungen gehören:

… eine möglichst tagesaktuelle betriebswirtschaftliche Auswertung mit allen Kennzahlen,

… kurzfristige Erfolgsrechnungen,

… Vergleiche von Monats-, Quartals- und Jahreszahlen,

… eine Finanzplanung inklusive etwaiger Darlehensplanung,

… feste Definitionen von Budgets,

… die Ermittlung, wo die Gewinnzonen liegen.

Zu den regelmäßigen Kontrollaufgaben mit sofortigen Gegenmaßnahmen gehören:

… die Überwachung der Budgets,

… das Erkennen von Liquiditätsengpässen, etwa wenn Forderungen nicht rechtzeitig bezahlt werden, aber die nächste Auftragsvorfinanzierung ins Haus steht,

… die Überprüfung der Zahlungseingänge,

… die Überwachung der Konten.

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