Diverses Kleine Firma – große Skepsis

Viele Kleinunternehmer verzichten noch immer auf Bürosoftware - sie fürchten sich vor komplizierten Programmen. Dabei sind die meisten längst intuitiv zu bedienen. Sie erleichtern den Büroalltag und sollen sogar helfen, den Umsatz zu steigern.

Der Computerbildschirm ist mit Klebezetteln zugepflastert, Ablagefächer wachsen meterhoch an den Wänden, und das alte Word kann die Datei des Kunden mal wieder nicht öffnen: Während die IT-Revolution bei den großen und mittelständischen Firmen schon Geschichte ist, schlagen sich viele Kleinunternehmen noch immer mit veralteter Software herum. Doch eine Bürosoftware, dem Wuchern ein Ende macht, nutzen viele dennoch nicht.

Dabei könnten sie sich viel Mühe sparen: Rechnungsprogramme erinnern automatisch an Mahnungen und wiederkehrende Posten, Gruppenkalender helfen Termine abzustimmen, und die Kundenverwaltungssoftware gibt den schnellen Überblick über offene Aufträge, Anfragen und Kontaktdaten. Wer darauf verzichtet, macht sich das Leben unnötig schwer.

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„Der Einsatz von Bürosoftware hilft ja nicht nur dabei, Abläufe zu optimieren“, sagt Heinz-Paul Bonn, Vorstandsvorsitzender des Kölner Softwarehauses GUS Group. „Auch die Kommunikation mit der Außenwelt – mit Kunden und Lieferanten – wird dadurch deutlich effizienter.“ Für Bonn ist eine effiziente Bürosoftware auch der Schlüssel zu mehr Umsatz: „Geschäfte werden ja nicht nur mit denen gemacht, die bessere Qualität oder günstigere Preise bieten. Es werden die Firmen bevorzugt, mit denen Geschäfte zu machen leicht und schnell möglich ist.“ Und die sind mittels Software leichter zu erkennen.

Nutzerforen helfen bei Fragen

Inzwischen braucht man auch keine Spezialisten mehr, um ein Buchhaltungsprogramm zu bedienen: „Die IT-Entwickler haben in den vergangenen Jahren die Anwenderfreundlichkeit stark verbessert“, sagt Martin Weber, Chef der IT-Beratung KWZ Software & Service aus Saarbrücken. „Die Bedienung der Programme funktioniert deshalb meist intuitiv.“ Früher musste Weber schon mal zum Kunden rausfahren, um einen unternehmenseigenen Briefkopf in die Formblätter der Software einzubauen. Diese Zeiten sind vorbei. Und wenn dennoch Fragen auftauchen, helfen spezielle Nutzerforen.

Wer Bürosoftware nutzen möchte, sollte sich genau über die Bedingungen informieren. „Häufig verwenden kleine Firmen vermeintlich kostenlose Softwareversionen“, sagt Weber. „Meist sind solche Programme aber nur für Privatpersonen gratis und für die Anwendung im Unternehmen kostenpflichtig.“ Verstößt eine Firma dagegen, macht der Chef sich strafbar. Die Wahrscheinlichkeit, als Kleinunternehmen erwischt zu werden, ist zwar gering. Im Ernstfall genügt aber ein unzufriedener Mitarbeiter, der den Chef anschwärzt, um ihm Ärger und Kosten zu bereiten.

Mittlerweile lässt sich Bürosoftware nicht nur kaufen und installieren, sondern auch als Dienstleistung aus dem Internet abrufen. Für die sogenannte Software as a Service braucht das Unternehmen lediglich eine stabile DSL-Verbindung. Das Programm läuft auf dem Server des Softwareanbieters, und der Nutzer erhält darauf Zugriff. Mitarbeiter melden sich meist mit Benutzername, Passwort und Firmenschlüssel an – und arbeiten dann wie gewohnt. Der Chef legt zudem fest, welche Funktionen für welche Kollegen freigeschaltet werden sollen. Vorteil: Die eigene Firma braucht deutlich weniger Rechnerleistung, zudem ist die Software von jedem PC aus erreichbar – und nicht nur dort, wo sie installiert ist.

Experten entwarnen: Fremde Server sind sicher

Zudem muss sich der Kunde nicht mehr um Updates kümmern. „Normalerweise bekommen die Firmen regelmäßig Updates für ihre Software, die dann jeder Mitarbeiter auf seinem PC installieren muss“, sagt Anselm Thissen, Geschäftsführer beim Onlinebürosoftware-Anbieter Branch Germany. Anbieter von Software as a Service aktualisieren die Programme auf ihrem Server.

In der Praxis ist das ein großer Vorteil gegenüber der Kaufsoftware, die auf firmeneigenen Rechnern läuft: „Ich kenne Unternehmen, bei denen regelmäßig große Nervosität herrscht, wenn sie ein neues Update einspielen“, sagt Weber. Wenn sich zum Beispiel die Verwaltungssoftware aufhängt, steht im schlimmsten Fall der ganze Betrieb still, außerdem sind dann gewaltige Datenmengen in Gefahr.

Die Nachteile einer internetbasierten Software dagegen hält Weber für überschaubar: „Viele Kunden machen sich Sorgen um die Sicherheit ihrer Daten. Bei etablierten Anbietern sehe ich da aber keine Probleme.“ Auch an der täglichen Arbeit ändert sich nichts, selbst wenn die Software nicht mehr unterm Schreibtisch, sondern auf einem weit entfernten Server arbeitet. „Die Nutzer denken irgendwann gar nicht mehr daran“, sagt Weber.

Wer ganz weit vorn sein will, installiert ein komplettes Programm zum Enterprise-Resource-Planning (ERP), das vom Einkauf über die Buchführung bis zum Kundenmanagement die Funktionen des ganzen Unternehmens abbildet. Und im Gegensatz zur klassischen Bürosoftware komplett vernetzt arbeitet: Wenn ein Kunde eine Rechnung bezahlt, steht das nicht nur in der Buchhaltung, sondern auch im Kundenmanagementsystem. „Es gibt nur eine Datenbank, auf die alle Module gemeinsam zugreifen“, sagt Alexander Braun, Geschäftsführer des ERP-Anbieters Mamut One. Das Softwarehaus hat ein ERP speziell für Kleinunternehmen bis hinab zum Ein-Mann-Betrieb entwickelt. Die Bedienung findet Braun denkbar einfach: „Normale Anwenderkenntnisse reichen völlig aus.“

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